淺談在建工程文檔一體化管理系統在大型項目的應用

劉松發

（中海煉化惠州煉化分公司，廣東 惠州 516086）

現在很多事業、企業單位都有數字化檔案管理系統，但是很少有企業使用專業的在建工程文檔一體化管理系統。在建工程施工過程中，要使用和生成大量的文件，這些文件材料是工程建設的依據和保障。工程施工文件既是工程質量的記錄載體，也是工程問題處理及工程驗收的依據。因此，加強工程建設項目文檔形成過程的業務指導和監控管理是保證檔案質量的重要環節。隨著數字化檔案系統的飛速發展，信息化建設在企業中的推廣，促使企業檔案過程管理的工作在新形勢下向信息化方向邁進。因此，使用科學的在建工程文檔一體化管理系統是大型項目管理好檔案的必備工具。

在建工程文檔一體化軟件是指利用先進的信息化技術，配合科學的規范制度，實現企業工程項目文檔的全生命周期控制，變傳統的工程項目檔案后端管理為先進的工程項目文檔全過程監控管理。通過對工程項目中各階段、各關鍵點的掌控，使檔案達標驗收變得水到渠成；使文檔竣工整理變得輕松快速；使參建單位間的資料協作變得親密無間。

1 大型項目在建過程中文檔管理存在的問題

1.1 施工單位的檔案管理工作不夠重視

國家重大建設項目大都是建設工期長，且施工隊伍流動性強，沒有形成有效的檔案組織管理網絡，一是檔案工作人員配置不健全，檔案人員的職責不清；二是檔案資料流向網絡不健全，使得工程建設中技術、施工人員的調動、變更，導致人走檔案走，人走檔案沒交接，人走檔案沒人做等現象出現，嚴重影響了檔案工作的質量。

1.2 施工單位的檔案意識淡薄

過去由于種種原因，施工單位一般比較重視工程質量和進度，而把施工資料的收集工作作為次要工作來抓，到工程竣工時，檔案資料往往不齊全。建設工程檔案在歸檔工作中經常出現材料不完整，遺失、遺漏的現像。其表現：一是施工項目中沒有設置專門部門和專業檔案管理人員來抓好該項工作，使工程檔案材料沒有實現集中統一管理，導致檔案材料的遺漏和丟失。二是編制整理檔案與工程進度時間不同步，甚至有的項目等到工程竣工驗收時，才想到要抓檔案工作，造成工程檔案材料失散遺漏，給工程留下無法彌補的損失。

1.3 施工單位專業檔案管理人員缺乏

從近幾年參與我公司組織建設的煉油工程項目的施工單位檔案管理情況來看，許多施工單位檔案人員一般是新參加工作的同志多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生。熟悉檔案法規和制度，熟練掌握電腦操作并對檔案進行數字化管理的專業人才更奇缺。檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。

在施工隊伍中，大多數技術人員沒有經過專門檔案業務技術培訓，缺乏建立建設工程檔案的基本知識。在組織施工及技術檔案形成過程中，不按規范要求操作，造成工程檔案質量低下。

1.4 施工過程文件缺乏監督管理,難保真實性、完整性

施工技術文件的形成缺乏工程管理人員的過程監督管理，造成交工檔案與實際不符、不真實、不完整。一是，檔案材料填寫造假，數據前后不符。如定位測量記錄經常出現填寫項目不全、漏填現象；施工單位的分項工程質量評定數據與實際不符等。二是，原材料的試樣缺乏代表性，如鋼筋只在一根上截取幾段；混凝土試壓試塊單獨精心養護、沙石也經精心挑選后再取樣復試等等，這樣復試出的結果嚴重缺乏代表性。三是，取樣數量、頻率嚴重不足，易發生不合格材料漏檢的情況。有的甚至干脆把不合格報告拿掉。這樣，一旦出現質量事故就會無檔案可查，給工程留下重大隱患。

2 加強在建工程文檔管理的對策

由于大型項目的建設周期長、參建單位眾多、參建隊伍素質參差不齊、項目文件形成的時間跨度大等特點，給檔案收集的完整性、準確性、系統性帶來很大的困難，業主必須積極行動起來，抓根本控源頭，針對各階段產生的文件進行必要的監控管理。以下是本人在建設大型項目的檔案管理工作中，使用在建工程文檔管理系統的一些經驗。

2.1 選定符合項目管理目標的在建工程文檔管理系統

工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程項目立項、可行性研究、總體設計、基礎設計、詳細設計、物資采辦、工程施工到工程項目驗收的各個階段，檔案文件的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度。所以須在工程項目從立項開始，建設單位就要指定專業檔案系統開發商制定符合企業管理目標的在建工程文檔管理系統，規定各參建單位在各自負責合同范圍內的施工文件、施工圖紙、信函、傳真件、聲像記錄等文件的收集、管理工作必須與紙質同步錄入系統，對工程進度與檔案管理進度進行考核并與獎懲掛鉤。

2.2 提高檔案員的管理經驗

使用在建工程文檔一體化管理系統，參建單位欠缺工程文檔管理經驗的檔案員可以按照該系統的整套標準模板庫的指導，一樣可以很好的完成整個工程項目文檔資料的快速、齊全、準確的收集工作。該系統還提供專業化整理、組卷、歸檔的輔助工具，不用擔心參建單位檔案意識淡薄、專業檔案管理人員缺乏等問題。業主檔案部門在系統內規定檔案整理和組卷規則，在單項工程完工后，參建單位就可以按照組卷規則，在業主檔案部門的指導下，利用組卷專用工具，快速的完成檔案的組卷工作，無需等到整個項目竣工。

通過使用科學規范的在建工程文檔一體化管理系統，逐步提高參建單位相關人員檔案管理工作素質和能力，實現檔案管理的科學化、多元化、現代化，同時也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構。因此建立一套具有現代科學技術知識和業務知識的專業工程文檔一體化管理系統是建設大型項目的必備工具。

2.3 確保檔案的完整性、準確性、系統性

眾所周知，建設一座大型項目是一個施工周期長、人員多、施工環節復雜的建設過程，以往的施工單位都是隨即記錄施工過程，但是施工單位的辦公場所比較復雜，項目開始時，施工單位的辦公地點在施工現場外，隨著施工的進度，施工單位辦公室進入現場，待工程中交后，施工單位撤出現場辦公，人員撤離等，隨著辦公場所的變換，堆積的過程資料在搬遷過程中部分丟失，補做的文件材料大部分數據失真。如果項目開始就使用在建工程文檔一體化管理系統，所有參建單位把項目從開工到竣工的施工現場記錄及時錄入文檔系統，業主工程管理人員、監理工程師能隨時檢查錄入的施工記錄，就算由于辦公場所的變換導致資料的損失，也可以及時補充原始數據，大大降低了文件材料的失真率，保證最終檔案的完整性、準確性、系統性。

2.4 提高建設項目進度監控力度

建設單位通過在建工程文檔一體化管理系統收集信息、編制計劃、監控進度風險、分析進度偏差、進度報告、計劃調整等工作，保證項目管理者及時、準確、全面地掌控項目進展狀態和進度風險，及時采取應對措施，保證項目進度始終處于受控狀態，提高建設項目進度監控力度。

2.5 采用科學技術實現在建工程無紙化

使用在建工程文檔一體化管理系統可以輔助企業的工程項目文檔順暢流轉，促進各參建部門協同工作。建立一個工程專用局域網，聯接包括設計、監理、施工、建設、工程部在內的所有參建單位。形成網絡化的協同工作平臺，完成零距離的信息交互。利用在線編輯、電子蓋章、電子簽名等先進的技術，工程項目文檔資料完全可以實現在線流轉、審批，大大提高工作效率，系統能夠記錄并顯示文件的歷次修改痕跡或修改稿，并具備將其與文件最終稿相關聯的功能，保證電子文件的處理過程無差錯，未被非正常改動，實現在建工程的無紙化辦公。

2.6 采用各種安全措施保證電子文件的安全性

通過對在建工程文檔一體化管理系統的訪問控制、數據保護和系統安全保密監控管理，對用戶進行權限管理，包括系統各部分的操作權限管理和數據操作權限管理，確保文檔管理系統的安全性。系統能對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄，系統使用先進的加密技術，保證電子文件在傳輸過程的安全性。對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施，確保電子文件的真實性。系統能夠對數據庫進行雙機熱備份和日志備份，能夠使用安全的備份數據在數據庫系統出錯后完成數據恢復任務，確保文檔系統的穩定性。

2.7 對項目檔案的驗收做到規范、嚴格把關

使用在建工程文檔一體化管理系統能夠把握項目檔案質量的重要環節，按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，做好檔案驗收工作。依據在建工程文檔一體化管理系統樹結構目錄框架，對照項目檔案驗收的程序、方法和要求，提前組織本單位自檢本項目的前期文件、施工記錄、隱蔽工程記錄、監理文件和竣工圖的編制情況；分階段查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；加強對檔案的預驗收工作，以確保文件齊全完整和準確。

總之，大型建設項目是個規模大、工期長、形成材料多的集合體，這些工程檔案不僅直接關系著企業的商業效益，還凝結著工程管理經驗，是工程建設項目及其安全發展的寶貴財富。建設單位必須要重視工程建設項目文件形成后的收集、整理、組卷、歸檔，要把建設項目文檔管理做到規范化、標準化、數字化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的，必須在項目立項之后建立健全項目檔案管理規范以及建立符合項目要求的在建工程文檔一體化管理系統為輔助工具，使參建單位在收集、整理、組卷、歸檔等工作既有法可依、有章可循，做到及時有序，又能實現紙質與電子文件同步的完整、準確、系統的管理目標。

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［2］蔣穗珍.建設項目檔案管理的重要性[J].大科技,2012(5).

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