會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響

（哈爾濱市金京鍋爐有限公司，黑龍江 哈爾濱 150300）

1 會(huì)計(jì)電算化給單位的內(nèi)控工作帶來的作用

首先，內(nèi)控領(lǐng)域得到延伸

在以往的會(huì)計(jì)環(huán)境中，所有的內(nèi)控都是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展的，嚴(yán)格的按照步驟來對(duì)憑證進(jìn)行傳遞活動(dòng)，明確不同工作點(diǎn)需要做好的工作，而且在傳遞的時(shí)候合理地選取控制點(diǎn)開展內(nèi)控活動(dòng)。因?yàn)殡娝慊畔Ⅲw系相關(guān)的一系列的開發(fā)以及維護(hù)等時(shí)一項(xiàng)非常繁瑣的項(xiàng)目，因此，它的內(nèi)控還需要涵蓋對(duì)體系研發(fā)階段的掌控工作以及對(duì)環(huán)境開展的控制工作，會(huì)計(jì)軟件維護(hù)控制以及電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等，它將單位的內(nèi)控領(lǐng)域有效地延伸了。

其次，內(nèi)控制度出現(xiàn)了改變

它的出現(xiàn)改變了以往的會(huì)計(jì)組織模式，而相應(yīng)的組織以及職位等都隨著發(fā)生變動(dòng)。以往形式下與會(huì)計(jì)實(shí)物相關(guān)的各項(xiàng)核算已經(jīng)不復(fù)存在，而和它們有密切關(guān)聯(lián)的不同職位間的互相英雄愛你個(gè)的制度也隨著出現(xiàn)了變更，或者根本就不失去了。大中型企事業(yè)單位新設(shè)置的會(huì)計(jì)部門由總會(huì)計(jì)師、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組、操作維護(hù)組、財(cái)務(wù)管理組、會(huì)計(jì)檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中，財(cái)務(wù)管理組是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的核心部門，其崗位比以往的形式劃分的更加精細(xì)，而且對(duì)財(cái)會(huì)管理規(guī)定也有了新的標(biāo)準(zhǔn)。因此，在當(dāng)前的形勢(shì)下，形成合理的內(nèi)部牽制關(guān)系是非常重要的。

第三，數(shù)據(jù)信息保存形式發(fā)生了改變

在此種形勢(shì)下，信息是通過信號(hào)來合理的放置的，我們是用眼是看不到的，而這種存放的的缺點(diǎn)是它比較的容易被不法分子破壞，嚴(yán)重的還會(huì)被損毀，并且調(diào)查起來非常麻煩，無(wú)任何線索可循。針對(duì)這種現(xiàn)象，我們必須對(duì)機(jī)內(nèi)信息做好嚴(yán)格的保護(hù)工作。以往使用的劃線等的措施現(xiàn)在已經(jīng)不可以繼續(xù)使用了，并且已經(jīng)已經(jīng)處理過的憑證此時(shí)是禁止對(duì)其進(jìn)行改動(dòng)的，必須使用沖銷的措施來進(jìn)行。對(duì)所有的信息要做好定時(shí)的備份處理，確保保存合理，確報(bào)不會(huì)因?yàn)橐恍╇娔X本身的問題或者是遭受破壞導(dǎo)致信息丟失的現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，因?yàn)樾畔?chǔ)存是無(wú)法直接看到的，因而對(duì)于不熟悉相關(guān)的電腦操作的人員是無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行改動(dòng)的，所以，當(dāng)前形勢(shì)下，對(duì)員工的控制工作應(yīng)該集中放到對(duì)信息體系內(nèi)部職員上來。

2 建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

首先，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)控制

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一般來說投資較大，對(duì)整個(gè)企業(yè)的影響也較大，往往需要對(duì)原有的管理體制進(jìn)行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進(jìn)行可行性分析，從經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性，進(jìn)行資本預(yù)算和效益評(píng)估，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和專家的批準(zhǔn)和認(rèn)可。在軟件的開發(fā)過程中，必須認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家和地方頒布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》等。購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)軟件也必須是經(jīng)過評(píng)審的會(huì)計(jì)軟件，因?yàn)橹挥邪凑諛?biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)才更可靠、更完善。在新系統(tǒng)使用的準(zhǔn)備階段要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)，提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對(duì)新系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中，要采取有效的控制手段，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如人員從新配置、清理賬目、準(zhǔn)備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉(zhuǎn)換方法，一般可采取并行轉(zhuǎn)換，新舊系統(tǒng)并行一段時(shí)間，以檢驗(yàn)新系統(tǒng)的正確性。

其次，做好組織控制工作

在電算化時(shí)代，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的組織形式和職位分工等都會(huì)認(rèn)真的進(jìn)行調(diào)節(jié)，信息處理應(yīng)該聚集到電腦操作機(jī)構(gòu)，應(yīng)該合理的設(shè)計(jì)體系內(nèi)部不同部門和不同職位之間的制約制度。最先要做的是認(rèn)真地劃分部門權(quán)責(zé)，系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護(hù)組、財(cái)務(wù)管理組等各級(jí)之間的不相容職責(zé)應(yīng)當(dāng)盡可能分離，要明確不同崗位的具體工作事項(xiàng)和活動(dòng)領(lǐng)域。比如，操作組主要進(jìn)行的是信息處理活動(dòng)，不可以進(jìn)行體系開發(fā)以及維護(hù)等相關(guān)工作，而后兩種不具有操作等權(quán)利。還有一點(diǎn)就是要進(jìn)行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責(zé)任制，合理的論述職責(zé)，將具體的活動(dòng)責(zé)任落實(shí)到每個(gè)個(gè)體上。最后一點(diǎn)是要形成人事體系，做好內(nèi)控工作，對(duì)其中的一些重要職位應(yīng)該做到定期輪換。

最后，輸入、處理和輸出控制

輸入控制是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要環(huán)節(jié)，因?yàn)檩斎胧请娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)入口，只有輸入正確的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，才能保證最終輸出的會(huì)計(jì)信息是正確的。各單位應(yīng)建立起一整套控制制度以便對(duì)輸人數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性。輸入控制常用的方法主要有：設(shè)計(jì)科目代碼校驗(yàn)，防止科目輸入錯(cuò)誤；進(jìn)行試算平衡校驗(yàn)，防止憑證金額輸入錯(cuò)誤；采用順序檢查法，防止憑證編號(hào)錯(cuò)誤；采用二次輸入法，將數(shù)據(jù)兩次輸入，匯總對(duì)比輸入結(jié)果來確定輸入是否正確等。處理控制是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制，這些控制往往被寫入計(jì)算機(jī)程序，又稱之為自動(dòng)控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括數(shù)據(jù)的核對(duì)、對(duì)字段、記錄長(zhǎng)度的檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等；文件控制主要包括檢查文件長(zhǎng)度、檢查文件的標(biāo)識(shí)、檢查文件是否感染病毒等。輸出控制是指對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理活動(dòng)進(jìn)行控制，其目標(biāo)是保證各種輸出結(jié)果的真實(shí)性、完整性和正確性。

結(jié)語(yǔ)

通過對(duì)國(guó)際上許多會(huì)計(jì)信息體系的發(fā)展過程來分析，我們發(fā)現(xiàn)所有的取得顯著成效的體系都具有完整的管理制度，但凡是做不好制度的單位幾乎沒有取得成功的。電算化的出現(xiàn)是一種時(shí)代發(fā)展到一定程度的體現(xiàn)，是一項(xiàng)非常關(guān)鍵的革新，必然會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)相關(guān)的理論以及實(shí)務(wù)等帶來非常大的作用。

[1]鄭惠尹，鐘學(xué)云.探析會(huì)計(jì)電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)策略[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2010-06-10.

[2]毛慶.淺談會(huì)計(jì)電算化在實(shí)施中出現(xiàn)的問題和解決對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011-02-23.