淺談商務英語函電的寫作特點與技巧

邢顗晨

（山東女子學院 外國語學院，山東 濟南250300）

對于國際貿易的交流和溝通來說，商務英語函電起著重要的橋梁作用，是貿易往來的必備基礎。 寫出高質量的商務英語函電首先要明確商務英語函電的基本特點，以“清楚”為核心特點，堅持寫出簡明、正確、具體和得體的商務英語函電，只有這樣才能真正實現貿易的友好往來，保障貿易雙方的正當利益，促進國際經濟的發展。 為此，本文將在探討商務英語函電特點的基礎上， 總結商務英語函電的寫作技巧，進而為國際商務人員提高其商務英語函電的寫作水平提供一定的幫助。

1 商務英語函電的寫作特點

高質量商務英語函電的寫作是建立在熟悉商務英語函電寫作特點的基礎之上的，商務英語函電的寫作主要包含了五個特點，也往往被稱之為五個原則，即5C 原則，這也是高質量商務英語函電區別于普通函電的基本特征。

1.1 清楚(clarity)

首先寫作者必須要明確要表達什么，想讓對方知道什么，了解什么，文章中不能出現表達歧義的詞語和句子，不能讓人感覺閃爍其詞，含糊不清。此外，盡可能的使用最簡單易懂的英語詞語，因為貿易的對象不一定非常熟悉英語， 他的英語水平不一定非常高。 就像“Fluctuation in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”“fluctuation in the exchange rate” 這句話涉及到了匯率的兩種情況，即上漲和跌落，要是表達不清，容易造成誤解，貿易雙方產生不必要的爭端，未來避免因表達不清楚而產生的糾紛，在寫作的過程中一定要始終確保表達清楚。 上面那句話要想表達“合同生效后匯率的波動由買方承擔”, 可以這樣說 “Any increase or decrease in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”

1.2 正確(correctness)

函電的寫作涉及到英語語言的方方面面，首先要保障語言語法和格式的正確性，此外，也要確保事實、信息和數字等的正確性，要著重關注細節，因此在發出函電時，寫作者要反復的校對英語信息，一定要不放過任何的細節，就像價格、數量、型號、交貨日期和方式、包裝等信息都要仔細的核對，否則會給公司造成不可估量的后果。

1.3 得體(courteousness)

主要是指寫作語言要遵循一定的原則，尤其是人際交際原則和貿易往來慣例，這樣會讓人感覺親切熟悉，沒有隔閡感，為貿易的往來營造了一種周全、溫暖、快樂的感覺。但是如果遇到不順和麻煩也一定要有尊嚴的進行駁斥和職責，其實這也是一種禮貌和原則，但是要把握分寸，適度，這就是得體。

2 商務英語函電的寫作技巧

2.1 詞語表達要準確到位

1)運用準確無誤的詞語

進行商務英語函電寫作時， 要盡可能的挑選簡單易懂的英語詞語，并能夠準確的表達出你要表達的思想。 有些寫作者認為深奧的詞語能夠彰顯自己的英語水平和英語能力，但是交易對方不一定熟知英語，因此要盡量避免使用一些深奧晦澀難懂的詞語。此外，晦澀復雜的詞語也特別容易使人產生誤解。一般來說商務英語函電傾向于使用簡單易懂的英語詞匯。

2) 英語代詞的指代作用

寫作過程中運用英語代詞時，要明確代詞的具體指代對象和邏輯關系。 通常來說，代詞指代其距離最近的詞匯，并且要遵循語法規則，與所指代的詞匯在人稱和數量上保持一致。代詞使用不當往往會造成誤會和糾紛。 比如They informed Lucy, Tom and Chris that they would receive an answer in a few days.這句話中包含了兩個they, 那么這兩個they 分別指誰呢？ 是informed 前面的they 還是 “Lucy,Tom and Chris”呢？ 這里就表達的模糊了，分不清誰是誰了，因而造成了麻煩。 那么怎么樣才能避免歧義，使對方真正明確自己的意思呢？ 那么原句可以改成這樣“They informed Lucy,Tom and Chris that the latter would receive an answer in a few days.”在這個句子中 “the latter”指代“Lucy, Tom and Chris”, 這樣意思就清楚明確了。

3)英語修飾詞的具體位置

英語的表達中修飾詞在句子中的位置直接影響了其句子意思的表達，比如以下兩個句子①We can supply only 100 tons of the item. ②We can supply100 tons of the item only. 在第一個句話中, “only”放在“100 tons”前面起修飾作用, 表達的含義是僅僅提供100 噸,不能再多提供了。然而第二句話, “only”修飾的是“the item”, 其要表達的意思是僅僅提供這種項目, 不會再提供其他的了。 由此看出修飾詞的位置對句子的含義的表達起到了很大的影響作用, 其修飾的詞不同, 所要表達的意思也就不同。

修飾詞的位置不能亂放，要緊緊跟在所修飾的詞語。 比如以下兩個句子： ①They bought a bicycle in a small shop in Shanghai which costs $ 65.00. ②They bought a bicycle for $65.00 in a small shop in Shanghai. “$65.00”是指“bicycle”的價格,那么它就應該靠近它所修飾的詞語 “bicycle”。 在第一句話中 “which costs $ 25.00” 應該挪到“bicycle”后面。 第二個句話沒有必要使用復雜句, 直接用“for”來替換即可, 修飾詞位置使用準確了能夠確保整句話表達的意思清晰明了。

2.2 句子的邏輯結構

首先，句子要符合邏輯，這樣才容易將意思表達清楚。比如下面這個 句 子 “Being an expert in international trade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”這句話的主語顯然是“I”, 然而分詞的邏輯主語卻是“you”。 這樣就造成了邏輯上的混亂，產生了理解上的分歧，若上面的句子改成“Being an expert in international trade,you certainly have experience of solving this kind of problem.” 或 者“As you are an expert in international trade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”這樣就能夠確保分詞與主語的主語保持一致了，而且也遵循了句子的邏輯性。

其次, 關注句子的意思表達的連貫性。 比如下面的句子： They wrote a letter. It was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.這三個句子雖然都堆砌在一起，但是三個句子的意思缺乏連貫性，沒有必要的聯系，只是表達了獨立的意思，無法使人快速理解要表達的信息。 但是如果將上面的句子改為： “They wrote a letter to Mr. Woods,the sales manager.” 修改后的句子要表達的意思就非常明確了， 是指“他們給銷售部經理Woods 先生寫了一封信。 ”

3 結束語

本文針對商務英語函電的寫作進行了深入的剖析，首先明確了商務英語函電寫作的基本特點，在此基礎之上，結合實際的案例，以具體的英語詞語和句子為例，論述了商務英語函電寫作的技巧，并得出了以下的結論，首先商務英語函電的寫作盡可能的使用簡單易懂的英語詞匯，并著重關注代詞的具體指代作用。其次，句子的表達一定要突出重點，并保持一定的連貫性。

［1］胡鑒明.商務英語寫作[M].廣州： 華南理工大學出版社,2001：4.

［2］Sue Kay.實用商務英語寫作[M].北京：北京理工大學出版社,2003： 63.