試論建筑智能化工程建設中的合同管理

文│安徽四創電子股份有限公司 王維平 曾 杰

試論建筑智能化工程建設中的合同管理

文│安徽四創電子股份有限公司 王維平 曾 杰

建筑智能化工程建設中的合同管理是一項綜合性工作，集技術、管理、經濟于一體，其管理過程可分為招投標、合同簽訂、合同履行三個階段。本文針對建筑智能化工程合同管理中所存在的若干問題進行分析，并就三個階段中如何進行合同管控提出一些認識和建議。

建筑智能化工程 合同管理 技術協議 變更與簽證 索賠

1 引言

建筑智能化工程目前正朝著系統多、技術新和管理難的方向發展。從招投標、設計、施工、試運行到投入使用，涉及到項目發包人、設計單位、承包人、監理單位、設備供應商、材料生產廠家等多個主體單位，其施工活動包含深化設計、工程界面確定、設備選型、排管布線、安裝和調試、系統檢測、竣工驗收、維護保養等主要環節。

1.1 建筑智能化施工合同

建筑智能化施工合同是發包人（建設單位、業主或總包單位）與承包人（施工單位）之間為完成商定的建筑智能化工程項目而確定雙方權利和義務的協議；同時也是工程建設方進行質量控制、進度控制、投資控制的主要依據。

建筑智能化工程項目的建設過程實際上就是合同的執行過程。

1.2 進行合同管理的必要性

合同管理就是對合同的簽訂、履行、變更和解除等進行籌劃和控制的過程。伴隨著國內智能化行業的發展，越來越多的企業將目光投向智能化行業市場，且建設投資呈多元化趨勢，建筑市場競爭加劇，存在著“和約陷阱”的可能，同時履行合同的風險性隨之增大。

加強合同管理既有利于承包商取得更大的經濟效益，又有利于承包商實現合同中所涉及的預期目標，提高自身的社會信譽，從而更好地在工程市場中站穩腳跟，增強競爭力。

2 合同管理中存在的主要問題

主要表現在以下幾個方面：

（1）招投標不夠規范，為合同管理埋下隱患

招投標過程中潛藏著多種不合理的環節，如發包人對承包人提出一些苛刻條件，迫使承包人做出讓步，給承包人增加額外負擔，給履行合同帶來障礙。另一方面，為順利承包工程，部分承包人面對有欠公正的合同條款也只能委曲求全。甚至有的承包人惡意串通，造成不正當競爭，使施工力量強、管理水平高的承包人不能中標，導致項目不能順利實施，建設質量得不到保證，給合同管理帶來困難。

（2）承諾不能兌現，造成工程無法順利實施

在工程建設過程中，某一方沒有及時提供或所需資源根本無法提供，造成工程項目無法開展或實施被動或拖延工期。尤其是在分包合同中，有的承包方在實際施工過程中的人員資格和數量及所用設備的型號與數量等均與合同約定相差較大，承諾不能完全兌現，這對智能化工程項目的順利實施造成很大的負面影響。

（3）合同條文欠完善，難以約束雙方

所簽的合同太過簡單，不符合標準合同的要求。有的合同條款不全面、有明顯缺陷或漏洞或合同文字不嚴謹，易發生歧義；有的業主在簽發中標通知書之前，提供條件苛刻的非示范文本合同，把大部分風險轉嫁給施工單位，缺乏對業主的權利限制性條款和對承包商的保護性條款。這些情況常導致合同難以履行或引起爭議。

（4）存在違法轉包或分包的現象

在工程建設中非法轉包或分包的不端行為屢禁不止，工程進度與質量難以保證，容易出現債務糾紛，給合同的管理工作帶來不必要的麻煩。

3 對建筑智能化合同管理的幾點認識

上述問題可能是造成合同管理工作困惑的主要原因。依據筆者多年的工作實踐和切身體會，做好建筑智能化工程的合同管理必須建立一套完整的合同管理機構，并配備高素質的合同管理人員，對合同內容、變更與簽證、索賠等過程進行跟蹤處理及審批控制，實行“靜態控制、動態管理”的策略。從合同管理的全過程來看，可分三個階段：招投標階段、合同簽訂階段、合同履行階段。

3.1 招投標階段

（1）加強投標前情報收集

對業主的信用程度及財務的考察應成為一個不可或缺的關鍵環節。投標前承包商要深入了解業主的資金信用、經營作風和簽訂合同應當具備相應條件及該工程的資金到位率，以減少信息的不對稱。

（2）規范投標過程

要對招標文件進行深入研究和全面分析，要了解業主的意圖和要求，并在響應投標文件實質條款的情況下，盡可能做出有利的選擇以降低風險，防止“和約陷阱”。投標工作是合同管理中屬于提前介入的基礎性工作，它的水平高低與施工企業盈利有直接關系。要及時了解和掌握相關政策、行業規定、設備和材料價格等行情，這都是合同管理中不可缺少的基本措施。建議采用可預測、可調整的計價方法，使投標報價建立在科學合理的基礎上，以消除合同規定的價款可能存在費用“先天不足”的現象。

3.2 合同簽訂階段

（1）嚴密合同條款，盡可能規避風險

合同文件是合同管理的依據，是實施控制的源頭。工程中標之后，智能化施工承包商應明確專門的合同管理機構負責施工合同的審查，減少合同簽訂過程中的漏洞。此時的主要工作是對合同文本進行逐項審查，特別涉及到費用問題，如工期、價款的結算方式、違約爭議處理、索賠、驗收組織形式等條款予以逐一商定或確認，并盡可能地了解各方面的可靠信息，結合工程實際情況進行合同風險分析。

（2）建立談判小組

進入合同實質性談判階段，承包商應組織專業人員成立合同談判小組參與商簽合同，增加談判的實力，提高風險的識別能力。通過談判及靈活運用政策法規力爭對那些責任權利不平衡的、單方面約束性的條款做出修改或限定，使合同能體現出雙方責、權、利關系的合理平衡，最終簽訂出有利的工程承包合同。

（3）合同評審

應在正式簽訂之前對工程合同文本進行嚴格的評審，忌把控不嚴或走過場。此項工作若做到細致有效，可減少或避免合同履約不順或成本增加等情況發生。

嚴格按流程辦事，選擇高素質的專家進行認真細致的合同評審，并達到確保合同的合法性、有效性、可行性、完整性及確保合同條款表達清楚、無誤，明確雙方的責、權、利的目的。避免因合同條款之間的規定和要求相互矛盾。

3.3 合同履行階段

3.3.1 合同交底

對合同的主要內容、要點及存在的風險作出解釋和說明，使合同執行人員充分理解合同內容，避免對合同理解的不同導致工作上產生失誤，更好地圍繞合同目標開展工作，且所有活動過程都要形成書面記錄。

合同交底的內容范圍為項目所涉及的所有合同內容。在傳統的工程項目管理中，人們往往只注重“圖紙交底”而忽略“合同交底”工作，實際上合同交底更為重要，只有按合同施工才能在執行時不出或少出偏差。

3.3.2 合同的跟蹤和控制

（1）健全合同管理的工作制度（如文件的審批、簽字程序），完善合同文檔管理體系，提升合同管理人員素質，及時預見和防止合同問題。補充的技術協議及至工地會議紀要、工作聯系單等都應作為合同內容的一種延伸和解讀，必須妥善保存并便于查詢。同時注意有效證據應當是原件且與事實有關的、有蓋章（或簽名）的、有明確內容的保存。

（2）建立報告和行文制度。對在工程中合同雙方的任何協商、意見、請示、指示都應落實在書面上，使工程活動有依有據。一旦出現雙方爭議或糾紛，書面材料將是最有說服力的證據。

3.3.3 補充技術協議

該協議是由建筑智能化工程的特性所決定。因為在合同中關于技術部分一般只是簡單地描述系統部分的技術參數，所附圖紙也大多為原理性框圖，工程界面的范圍與內容并沒有詳細地闡述。智能化工程建設中有許多詳細技術和施工圖紙深化設計工作通常是在合同正式簽訂后才開始著手進行的。因此，有必要安排由項目發包人主持，相關設計單位、承包人、監理單位、設備供應商全體參加的設計審查和技術聯絡會議。其目的是：

（1）完善合同內容，主要針對合同技術談判中遺留的問題進一步加以澄清和確認。即依據智能化不同子系統的特點和要求，明確深化設計的內容、要求、范圍，使工程深化設計滿足系統性能和使用要求，以確保建筑智能化工程的順利開展。

（2）確定工程界面，含設計材料供應界面、設計界面、技術接口界面和施工界面。及時協調和處理技術問題，包括接口間通訊協議的協調、工期審核、技術文件的解答等。要形成書面會議紀要，并作為合同執行的補充部分，由業主和承包商等項目負責人遵照執行。

3.4 變更與簽證

變更與簽證是合同管理中最普遍的工作之一，在建筑智能化工程建設中，工程變更和現場簽證是不可避免的。為減少和避免日后發生爭議，承包商應隨時注意因工程量的增減、質量與特性的變更、施工順序的改變以及設備、材料和服務的變更等因素變化而引起的合同變更情況，及時收集相關變更資料，以確定變更后引起的工期和價格的調整，維護自身的權利及利益。

注意規避下列風險：

（1）并未做到及時變更合同。

（2）應當發出的書函未能及時發出。

（3）未能按時辦理簽證確認等。及時、有效地變更與簽證工作，既是合同動態管理的需要，也是承包商自我保護的一種招數。

3.5 申請索賠

索賠是承包商要求補償損失的正當方式，可增加收入、節約投資，理應作為一種企業經營上的管理活動。

要積極尋找設計階段和施工過程中可能出現的索賠機會。當然考慮到索賠工作要涉及全局，應慎重處理，要學會選擇合理時機辦理索賠手續。如投資方若不能按時足額撥付工程進度款（或設備款），則可考慮在合同限定的有效時間內采取適當的方式提出索賠。

3.6 分包合同監控

作為總承包商有責任對符合資質要求的分包商的工程進行統籌協調，以保證總承包合同的實施。通過外派有經驗、懂技術、責任心強的項目部成員到分包工程現場做督導工作，對合同實施情況進行跟蹤，就分包合同履行情況作出診斷，糾正可能出現的偏差，以減少因分包而帶來的整個項目進度、質量等風險。

綜上所述，做好合同資料和相關工程技術資料的收集、整理和歸檔工作，不僅是工程竣工驗收的需要，同時也是承包商執行合同、處理變更和申請索賠時所需的有力依據。

4 結束語

合同管理是一項綜合性工作，它集技術、管理、經濟于一體，貫穿于建筑工程的始終，直接關系到項目的實施能否順利進行，自身利益能否得到保護。隨著建筑市場法制化、規范化進程的加快，對合同管理而言，既是機遇更是嚴峻的挑戰。建筑智能化承包商要想在競爭激烈的市場環境下取得更多的經濟效益和社會效益，應做好三個階段的合同管控，提高其效能則勢在必行。

1 張曉峰.淺論建筑中弱電工程管理（J）.城市建設理論研究，2012（9）

2 任小玲.淺談智能化施工承包商如何進行合同管理（J）.智能建筑與城市信息，2009（11）

3 蘇保富.建筑智能化項目管理實戰（J）.智能建筑與城市信息，2006（8）