試析在新時代背景下的醫院智能化檔案管理

王莉莉

山東省青州市人民醫院，山東青州 262500

1 醫院智能化檔案管理的內涵

智能化檔案管理主要包括了兩個方面：①對傳統檔案數據載體的智能化，將檔案中的文字、表格、圖像等文件的存儲方式由傳統的紙質文件保存，改變為通過現代智能設備和網絡技術統一規范格式化管理，自動錄入網絡空間、計算機硬盤內，方便了對檔案的調閱和利用；②對傳統檔案管理工作流程的智能化，通過智能化設備和管理軟件對檔案實現分類、編目、歸檔、保存、調閱等方面的自動化管理，不僅極大提高檔案歸檔和調用的效率，也避免了因人為因素導致的出錯。

2 醫院智能化檔案管理的重要性

2.1 提高信息處理的效率

通過對醫院智能化檔案管理的建設，在檔案信息獲取和處理的過程中能有效利用現代通信網絡服務、計算機管理服務、光盤存儲服務以及視聽傳播服務等多種服務途徑得到檔案信息，并經過專業的檔案處理軟件和網絡組成醫院檔案信息處理的自動化平臺，使檔案信息處理由傳統的人工化向智能化、現代化方向轉變，極大提高了檔案處理的工作效率。

2.2 加強檔案利用的便捷化

智能化檔案管理利用檔案管理軟件和自動技術將檔案的多種形式轉換為統一格式錄入、整合與調取，醫院各級部門能夠不受時間和存儲空間的限制，可對相關醫院檔案進行隨時調閱，不僅實現了醫院檔案信息管理的共享性和有效性，而且極大的提高了檔案信息的利用效率。

2.3 完善了檔案管理模式

醫院智能化檔案管理能有效拓展醫院檔案信息的來源空間與渠道，實現對檔案信息的智能化、多樣化收集，加大了信息的收集量，實現對醫療、教學、財務、行政、人事、科研以及后勤等各個醫院職能部門檔案有效信息的獲取與管理，使各個部門能在檔案管理上實現互聯互通。并通過和傳統檔案管理模式的互補，優化了醫院檔案管理資源的配置，減少管理費用和管理中的差錯率，有效實現了對醫院檔案原始性、安全性和機密性的保障。

3 加強新時代醫院智能化檔案管理的方法

3.1 醫院領導層應提高重視

醫院領導層應及時更新觀念，提高對檔案管理工作的思想認識，加大對智能技術以及設備在檔案管理中的應用與投入，將檔案管理從傳統的“手工操作”和“立卷歸檔”模式逐漸過渡到信息化、智能化管理方式中，以充分發揮出醫院檔案在領導科學決策和醫院整體信息化、智能化建設中的重要作用。應加強對醫院檔案管理人員的業務培訓，通過各種形式的崗位培訓與繼續教育，使管理人員加強對各種新技術、新設備的掌握，不斷提高業務技術水平，能夠勝任新時代醫院智能化檔案管理中各種文檔收集、整理、編目、存儲、檢索以及應用等工作。

3.2 加強硬件設施投入和新技術的應用

醫院檔案管理系統智能化建設進程中，良好的硬件設施以及新技術的有效應用是醫院檔案管理工作能否順利實現智能化的關鍵。硬件設施包括了對網絡平臺和自動化硬件平臺的建設；新技術則主要指當前最新的信息技術、網絡技術和智能技術的應用，以構建一個以檔案管理為中心的智能化平臺，實現對檔案錄入、轉換、分類、排序、編目以及調度等一系統工作，應滿足實用性和科學性，不能一味求新、求好，而造成資源的浪費。

3.3 推行檔案標準化管理

醫院檔案管理人員應通過設備，將各類紙質、圖像、聲音以及影像文件，利用電子化統一存儲，并將原有檔案管理中的業務文件按照統一的規范標準進行修改和完善，尤其對原有醫院各部門之間存在矛盾、沖突或不協調的規范性文件進行重點修改，使檔案內容以及檔案管理各個環節都能滿足標準化的要求，以利于統一領導、統一操作、統一制度和統一保管。并通過規范化和標準化的檔案管理，推動醫院智能化檔案管理系統的建設。

3.4 加強檔案管理的信息安全

醫院智能化檔案管理系統的建設中，為利用到網絡平臺和各種信息技術，在實現了信息共享和方便調閱的同時，也給檔案管理的信息安全帶來了風險，例如檔案泄露、篡改、黑客攻擊等等。加強檔案信息的安全防護工作，不僅對醫院檔案數據完整性、機密性的有效保障，也是保證醫院智能化檔案管理系統順利建設的關鍵所在。首先應加強管理人員對檔案信息安全的防護意識，通過定期開展網絡安全知識的培訓講座，更新舊有觀念和知識，做到與時俱進。

4 總結

通過智能化檔案管理系統在醫院工作中的良好應用，不僅能使醫院管理工作逐步邁向規范化、智能化與信息化，更有效的推動了醫院在管理效率和工作效率方面的綜合性提升。為此，醫院應從自身實際情況出發，深入利用和開發檔案資源信息，大力推進智能化檔案管理系統的建設，使醫院獲得更快、更佳的發展。

[1] 鹿蕾蕾.對新時期醫院檔案管理工作的幾點思考[J].醫學信息，2013（5）：53-54.

[2] 王秀芳.淺談醫院檔案管理現狀與展望[J].中國科技縱橫，2011（20）：419-420.

[3] 易彥伶，姜月仙.醫院信息管理系統的作用與實施[J].醫學信息，2011（18）：5988-5989.

[4] 王仲敏.醫院檔案管理計算機網絡化應用探討[J].蘭臺世界，2006（3）：26-27.