如何有效提升工作效率

文雷宇

你是不是每天都很忙，卻老是忙而無功？是不是感覺付出很多，得到的卻只是老板的責罵？是不是沒有一刻空閑，到總結時卻說不出所完成的成果？如果你已身心疲憊，但是一無所獲，那么，你可能不是工作不努力，而是沒有掌握提高工作效率的正確方法，在無意中做了太多“無用功”。在實際工作中，我們要想真正做到事半功倍，就必須有效提升工作效率。

1. 把所有工作劃分成“事務型”和“思考型”兩類，分別對待

所有的工作無非“事務型”和“思考型”兩類：“事務型”的工作基本不需要你動腦筋，只需要按照所熟悉的流程一路做下去，期間也不怕干擾和中斷；“思考型”的工作則要求必須集中精力，一氣呵成。所以，對于“事務型”的工作，你可以按照計劃在任何情況下循序處理；而對于“思考型”的工作則必須謹慎地安排時間，在集中而不被干擾的情況下去進行。對于“思考型”的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是事先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時想、睡覺前想、在路上想，甚至坐在馬桶上時都要去想。當你的思考累積到一定量后，再安排時間集中去做，你會發現靈感汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已！舉例來說，近期公司新推出一系列鏡架，需要你做推廣方案。你要做的不是立刻著手寫策劃，因為沒有思路的一邊寫一邊改，只會無限占據你的時間而得不到最好的效果。首先應該做的是收集該新品的相關資料，然后根據其特點做一些簡單的市場調查，再根據當下的社會熱點整理出宣傳重點和方式，這時再開始著手策劃，你就不會因為想不出好的方案而沒日沒夜地加班了。

2. 每天定時完成日常工作

你每天都需要做一些日常工作，以和他人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環境，這些工作包括查看電子郵件、和同事或上級的交流、瀏覽你必須訪問的網站、清理昨天沒有做完的工作等等；這些常規的工作雜亂而瑣碎，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成其他的任務，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某個人發來的緊急郵件），否則，強迫自己在預定時刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領導匯報工作，這樣，處理主要事務的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來干擾。

3. 列出工作計劃，并且用明顯的方式提示你完成的進度

工作計劃必不可少！這種計劃并不是為了向某人匯報，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，不被無形而又說不清楚的工作壓力弄得頭暈腦漲，煩躁不已。首先，在每周開始列出本周的計劃，除非是外界有嚴格時間限制的任務（例如周五必須完成多少銷售業績），否則周計劃無需設定每項任務擬訂的進行時間，也沒有必要詳細去說明任務的內容。你只需要一些提示，讓你不會忘記本周要做的工作；然后，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當天想做的事，并安排具體時間去完成；列出所有需要打的電話和每個電話的內容。這張時間表應該隨時在你身邊，一抬眼就能看到，隨時告訴你下一步工作的內容。

還要隨時隨地進行工作計劃的總結：用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去，把當日或當周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去！制定計劃的根本目的不是施加任何壓力，而是給你一個有序的、有準的工作安排。因此，不要為未完成預定的任務而懊惱，而是記住這些任務，并且盡快安排去進行。同時，工作計劃和還會給你帶來自信和成就感：看我這一周多么充實啊。

4. 安排好隨時可進行的備用任務，以不浪費你的時間

我們常常會遇到這樣的情況：需要打開或下載某個網站內容，連網速度卻慢得像爬蟲；離預定好的約會還有半個鐘頭的空余時間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時候會到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務都已完成，而下班的時間還未到來。通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項工作來做。其實對待這樣的空白時間最好的方法是：預先準備備用的任務，而利用這樣的時間去進行（不是完成）它。這樣的備用任務要求具備的特點是：不需要耗費大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續進行；沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：瀏覽報刊雜志、閱讀有行業相關的書籍、查看網絡新聞、隨意訪問自己工作有關的網站、對自己已完成的工作成果進行美化加工（例如整理文檔、修飾繪圖設計）、整理文件、將客戶名單整理歸類等等。如果你安排好了這樣的任務，你不光可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：更廣泛的知識面、整理有序的客戶資料、比同事更完美的工作成果等等。

5. 不要猶豫和等待，立即行動

這一條是對以上4條的重要補充：不要猶豫和等待，立即行動。沒有任何工作會因為你回避它而自動消失，沒有任何煩惱會因為你不去想而煙消云散。你沒有別的選擇，只能去面對，只能去迎接任何挑戰。記住：世界是屬于那些善于思考，也善于行動的人的。o