水電工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目的溝通管理探討

左雷高

(中國水電顧問集團(tuán)成都勘測設(shè)計(jì)研究院，四川成都 610072)

項(xiàng)目的溝通貫穿于項(xiàng)目全生命周期。項(xiàng)目相關(guān)各方通過信息的交流和傳遞進(jìn)行溝通，建立人的思想和信息之間的聯(lián)系。良好的溝通管理機(jī)制能有效提高項(xiàng)目管理的效率，是項(xiàng)目管理成敗的關(guān)鍵。

1 水電工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目中溝通管理的特點(diǎn)及重要性

水電站設(shè)計(jì)是一個(gè)系統(tǒng)工程，外部影響因素多，需要多專業(yè)共同作業(yè)、多次循環(huán)，往往牽一發(fā)而動(dòng)全身，各專業(yè)之間需要互相配合、協(xié)調(diào)與溝通。項(xiàng)目溝通管理具有以下特點(diǎn):

(1)溝通的層次多、范圍廣、內(nèi)容豐富。

(2)溝通的系統(tǒng)性。水電工程項(xiàng)目是開放的復(fù)雜系統(tǒng)，涉及到社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面，決定了項(xiàng)目溝通管理應(yīng)從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過程、全方位地進(jìn)行。

(3)溝通管理的動(dòng)態(tài)性。水電工程項(xiàng)目的周期性決定了項(xiàng)目溝通管理的內(nèi)容是隨著項(xiàng)目建設(shè)周期的不同而有所變化。水電工程項(xiàng)目的組織、計(jì)劃、控制和協(xié)調(diào)過程中，必須進(jìn)行有效的溝通，溝通是否有效決定著項(xiàng)目的成效。具體來說，溝通在項(xiàng)目運(yùn)行過程中主要有以下幾方面的作用:

(1)是決策和計(jì)劃的依據(jù)。項(xiàng)目相關(guān)各方通過工程項(xiàng)目內(nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，獲得對自己有價(jià)值的信息，并依據(jù)這些有價(jià)值的信息進(jìn)行項(xiàng)目的決策和計(jì)劃。

(2)是組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。只有通過信息溝通，掌握項(xiàng)目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目組織的效能。

(3)是改善人際關(guān)系必不可少的條件。暢通的信息溝通，可以減少人與人之間的沖突，改善人與人、人與組織之間的關(guān)系。

(4)是項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項(xiàng)目經(jīng)理是通過各種途徑將自身意圖傳遞給下級人員并使下級人員理解和執(zhí)行。

2 項(xiàng)目溝通管理的流程

項(xiàng)目溝通管理包括為確保項(xiàng)目信息及時(shí)并恰當(dāng)?shù)厣伞⑹占⒋鎯?chǔ)、調(diào)用并最終處置所需的各個(gè)過程。具體包括以下過程:

(1)識(shí)別項(xiàng)目干系人，進(jìn)行項(xiàng)目干系人的分析。

識(shí)別所有受項(xiàng)目影響的人員和組織并記錄其利益、參與情況和對項(xiàng)目成果的影響力的過程是項(xiàng)目進(jìn)行溝通管理的基礎(chǔ)。

通過識(shí)別每個(gè)干系人可能產(chǎn)生的影響或提供的支持，并把他們與項(xiàng)目的目的聯(lián)系起來。對干系人進(jìn)行分類和排序，最終形成“項(xiàng)目干系人分析矩陣”，其目的是要針對不同的關(guān)鍵干系人采取不同的管理策略。

(2)編制溝通管理計(jì)劃。

項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃是確定項(xiàng)目干系人對信息溝通的需求，是對項(xiàng)目整個(gè)生命周期中信息溝通的內(nèi)容、方式和渠道等各個(gè)方面的計(jì)劃與管理，它是項(xiàng)目溝通管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具體包括:項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的建立、信息系統(tǒng)的維護(hù)和系統(tǒng)使用說明、接口管理規(guī)劃以及項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議等。

(3)建立高效的溝通方式和信息的發(fā)布。

在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，溝通就是建立多專業(yè)的信息共享制度，對信息沖突時(shí)的解釋機(jī)制和發(fā)布信息制度等。項(xiàng)目的溝通方式包括項(xiàng)目內(nèi)部溝通和項(xiàng)目外部溝通兩個(gè)方面。項(xiàng)目內(nèi)部溝通是指項(xiàng)目經(jīng)理部與組織管理層、項(xiàng)目部所涉及的各專業(yè)部門以及內(nèi)部各成員之間的溝通與協(xié)調(diào)。可以采用授權(quán)、會(huì)議、評審、檢查、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、考核和激勵(lì)等方式開展。水電工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目的外部溝通是指項(xiàng)目組與項(xiàng)目組外的項(xiàng)目干系人之間的溝通。外部溝通可采取定期會(huì)議制度、聯(lián)合檢查、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、電話、傳真等方式。

(4)定期進(jìn)行項(xiàng)目績效報(bào)告。

績效報(bào)告是定期收集、對比和分析項(xiàng)目目標(biāo)與實(shí)際數(shù)據(jù)以便了解和溝通項(xiàng)目進(jìn)展與績效情況并預(yù)測項(xiàng)目結(jié)果的過程。

水電工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目涉及的專業(yè)面廣，制約因素多，項(xiàng)目經(jīng)理需要定期檢查項(xiàng)目狀態(tài)和進(jìn)展情況，如通過每周或每月召開項(xiàng)目狀態(tài)評審會(huì)的方法，及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目信息交流，了解項(xiàng)目進(jìn)展和項(xiàng)目在執(zhí)行中存在的問題，幫助項(xiàng)目組成員解決問題，激勵(lì)項(xiàng)目組成員在其負(fù)責(zé)的部分取得進(jìn)展。

3 項(xiàng)目溝通管理中應(yīng)注意的問題

(1)加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，并貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段。

在水電工程勘察設(shè)計(jì)中，與業(yè)主的溝通是外部溝通中最重要的方面。從編制設(shè)計(jì)工作大綱開始，項(xiàng)目部就應(yīng)主動(dòng)與業(yè)主溝通，就設(shè)計(jì)條件、進(jìn)度計(jì)劃、主要設(shè)計(jì)方案構(gòu)想與業(yè)主溝通，讓業(yè)主從一開始就了解設(shè)計(jì)輸入條件。在主要設(shè)計(jì)方案的比選過程中，及時(shí)與業(yè)主交流各方案的優(yōu)缺點(diǎn)和設(shè)計(jì)方的傾向方案。這樣，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)成果形成設(shè)計(jì)報(bào)告后，就不會(huì)在重大技術(shù)方案上遭到業(yè)主的反對，進(jìn)而影響設(shè)計(jì)進(jìn)度，影響其對設(shè)計(jì)服務(wù)質(zhì)量的評定。

(2)采用合適的溝通形式，養(yǎng)成良好的溝通習(xí)慣。

在項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)、外部溝通的過程中要養(yǎng)成良好的溝通習(xí)慣，對于口頭溝通達(dá)成的協(xié)議或結(jié)果，應(yīng)及時(shí)通過書面的形式顯示留有記錄并得到溝通雙方的反饋和認(rèn)可，以避免在項(xiàng)目工作過程中的反復(fù)和推諉。

(3)重視溝通效率，節(jié)約溝通成本。

溝通是需要成本的。應(yīng)盡量采取節(jié)約成本的方式達(dá)到溝通的目的，對于能通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、電話會(huì)議的就不必采取集中開會(huì)的方式;能通過郵件、電話達(dá)到目的的就不必面談;能用規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)化的事情就不必要進(jìn)行個(gè)案溝通等。

4 結(jié)語

項(xiàng)目管理中的大部分工作都是通過溝通才得以進(jìn)行和完成的，項(xiàng)目管理者的大量工作就是溝通。筆者通過對水電工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理中溝通的特點(diǎn)進(jìn)行的闡述，進(jìn)一步理清了水電工程項(xiàng)目中的溝通管理流程以及在管理過程中可能存在的問題，旨在引起大家對項(xiàng)目溝通管理的重視，以期在今后項(xiàng)目執(zhí)行中加強(qiáng)溝通管理，確保項(xiàng)目目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。

［1］李 瑛，黃建和.防洪工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目的溝通管理［J］.人民長江，2008，39(19):89－90.