新時期企業檔案管理存在的問題及主要對策

楊緒英

（中國能源建設集團黑龍江省電力勘察設計研究院，黑龍江 哈爾濱150078）

企業檔案管理是企業信息多元化的產物，隨著市場經濟的發展而逐步轉變?？梢哉f，企業檔案管理對企業的發展有著非常重要的意義和作用，對企業項目的運作、市場定位、營銷策略有著重要的指導性作用。企業如何做好檔案管理與檔案管理如何在新時期為企業服務，已成為企業檔案管理工作的核心問題。

一、我國企業檔案管理存在的問題

（一）企業對檔案管理工作重視程度不足

由于一些企業對檔案管理工作的重視程度不足，使企業檔案管理工作水平過低?，F今多數企業只關注企業發展的經濟因素，以經濟利益和眼前利益為主，造成了檔案管理工作只存在于形式，沒有發揮檔案管理的核心作用。隨著我國市場經濟體制的日益成熟，企業內部管理層也應對檔案管理工作加以重視，以此促進檔案管理的信息化建設，使檔案管理發揮其應有的作用。

（二）企業內部缺乏檔案管理的機制建設

檔案管理機制是企業管理水平的體現。由于一些企業對檔案管理工作重視不足，導致企業檔案管理機制相對滯后，引發了企業檔案管理工作效率不高。針對這種情況，我國已經出臺了相應的法律法規，用于企業檔案管理的規范，同時，企業檔案管理人員應履行其相應的工作職責，避免影響到檔案管理的效果，減少給企業帶來的相關損失。

（三）企業檔案管理設備不完善

檔案管理工作是一項長期而系統的工作，而在一些企業中管理設備老化、缺乏，造成了企業檔案管理工作滯后。隨著科學技術和計算機技術的發展，企業在檔案管理中應引入信息化管理，尤其是計算機技術對檔案工作的管理，以此提高企業檔案管理的工作水平。由于現今一些企業對檔案管理不重視，引入計算機設備管理檔案更是難上加難，這就造成了企業檔案不健全，資料丟失嚴重，極大地阻礙了企業的規劃和發展。

二、新時期企業檔案管理面臨的挑戰

（一）檔案管理制度

針對企業的檔案管理工作，從管理的角度出發，企業還沒有明確檔案管理制度。隨著企業的發展和運營機制的變化，企業內部應該面對新的改革機制。就目前來看，企業的檔案管理創新模式還存在一定的不足，其中缺乏對市場經濟體制的定位，一味地迎合市場體現不出檔案管理的核心作用；檔案管理的時間性還有待改善。

（二）檔案管理思路

在市場經濟條件下，企業的檔案管理思路還需要進一步拓寬。在檔案管理中，企業一定要從自身的需要和基礎出發，優化檔案管理的模式，促進檔案管理思路的創新。同時，企業對檔案管理的成分應以時間進行區分，并以此總結出新檔案與舊檔案的歸類方法。

（三）檔案管理理念

目前，很多企業都缺乏對企業檔案管理工作的重視，尤其是在設備投入和人員配備上缺少有效的投入，這極大地影響到了企業檔案管理現代化制度的建立。同時，一些企業領導對檔案管理理念認識不足，如此循環下去，就會造成企業檔案管理的無秩序無發展，最終導致企業檔案的缺失，使企業的經濟決策分析發生偏離，甚至導致企業破產。因此，企業領導應對企業的檔案管理給予足夠的重視，采取適合企業發展的經濟策略和管理策略來加強檔案管理工作。

三、企業檔案管理的優化對策及建議

（一）優化企業對檔案管理的對策

企業自身要加強對檔案管理的重視。首先應從資金入手，以保證檔案管理工作的正常進行為前提，加大投入力度。其次，企業的檔案管理人員要提高對檔案管理的認識，充分了解檔案管理的重要性和作用，真正發揮檔案管理在企業發展中的實際作用。再次，加強檔案管理人員隊伍建設以及制度體系建設，這是檔案管理的基礎。有了相應的人員隊伍和管理制度，才能切實把檔案管理工作落到實處。

當前，計算機信息技術管理已成為企業管理的重要手段，檔案管理工作也要充分地利用計算機信息技術來強化檔案管理工作的效率。企業在檔案管理的信息化建設上應加大資金投入，加強檔案管理技術與檔案管理設備的投入，以此提高企業檔案管理的準確性和規范性。同時，企業應改變檔案管理的環境。因企業檔案相對較多，使用與保存都需要較大的空間，應給檔案管理工作提供一個較大的空間，以提高檔案管理的效率和水平。

強化企業檔案管理的制度建設能夠提高企業的檔案管理效率，確保企業檔案管理可持續發展。企業檔案管理制度建設應以《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規則》等相關法律法規為基礎，加強對檔案管理制度的完善和強化，保證檔案管理制度能夠符合國家相關要求，確保檔案管理制度能夠達到國家標準。檔案管理制度應該充分結合企業所處行業和企業的現實情況進行制定，以滿足企業的發展形勢和任務的要求，使檔案管理工作符合企業的發展需求。

（二）優化企業檔案管理機制的建議

企業檔案管理是一項復雜且系統性較強的工作，企業自身要從現代化的角度出發，建立一套適合企業發展的標準檔案管理模式，從完善機制和優化管理入手，以保護企業的知識產權、信息專利、信息產權，提高企業信息的保護和利用。

信息時代的發展為企業檔案管理的服務創新提供了新的契機，利用先進的計算機設備和技術，可以優化檔案管理體系，以大容量的存儲設備對企業信息和資料進行保存，也可以方便企業對紙制檔案的管理。同時，從服務理念出發，計算機存儲與管理可以極大地發揮檔案服務的價值。在檔案管理服務的創新上，首先要提高企業管理人員的素質，建設適合企業檔案管理的服務理念，明確檔案信息服務的對象，不斷為企業的發展提供及時有效的信息服務，并通過合理的檔案功能布局，將信息的服務功能全面釋放。

企業檔案管理職能部門應明確工作職能與職責，做到及時貫徹實施國家有關檔案管理的相關法律、法規，并根據企業自身的特點制定相應的企業檔案管理機制，建立企業檔案管理工作的監督、考核體制，及時有效地評估、總結檔案管理工作的進度。此外，健全企業檔案職能管理部門體系還應該根據評估流程，制定適合企業自身發展的檔案管理標準，并以此標準指導工作的開展。為了優化管理技能，還應加強對企業檔案管理工作人員的培訓，全面優化檔案管理人員的綜合管理技能；成立企業檔案科學管理研究團隊，不斷探索、研發企業檔案管理方面的新思路，最終確保企業檔案職能管理部門體系的健康發展。