鴨河口水庫科技檔案規范化管理初探

□李 亞（南陽市鴨河口水庫工程管理局）

鴨河口水庫始建于1958年，位于長江流域漢江支流的白河上游，是一座以防洪、灌溉為主，兼顧供水、發電、養殖等綜合效益的大型水利工程。建庫50多年來，科技檔案室從無到有、從無專人管理到配備專職檔案員，從分散、手工管理到綜合、現代化管理，一步一個腳印，圍繞中心，注重服務，強化管理，狠抓規范，使科技檔案為水庫各項工程建設及庫區周邊地區社會經濟發展發揮了重要的不可替代的作用。

1.加強領導,把檔案管理工作納入本單位目標管理中

由于種種原因，剛建庫時，科技資料無專人管理，沒有進行詳細的分類整理。近20多年來，水庫領導的檔案意識逐漸增強，采取多種措施，加強對檔案工作的領導。配備了專職的檔案員，把檔案管理工作目標分解細化，列入年度崗位目標責任制中。使責任到人，有分管領導，有具體落實科室，有具體承擔人員，并要在年終進行嚴格考核、獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于檔案資料管理全過程，確保檔案管理工作在各項環節上都不掉鏈子，形成了全局一盤棋，齊抓共管的良好局面，為檔案工作的規范化管理營造了好的群眾基礎。

2.建章立制,確保檔案管理規范化、標準化

為規范科技檔案的管理，在全體干群中形成規范建檔、科學管檔、按章用檔的良好習慣意識，我們根據國家《檔案法》、《保密法》及《水利科學技術檔案管理規定》等有關法律法規,并結合本單位實際，詳細制訂了《檔案員崗位職責》、《檔案保管制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統計、鑒定、銷毀制度》、《科技圖紙修改補充制度》等十多項規章制度,對檔案資料的收集、整理、歸檔、利用及安全保密等各個方面都作了嚴格周密的規定，使檔案室各項工作都有章可依、有規可循，為實現檔案工作收集、整理、編目、保管、利用相關環節的系統性、完整性奠定了基礎。

3.加強學習，提高檔案管理人員的業務能力

由于檔案種類和載體的多樣化，設備的現代化，管理方法也要不斷創新，因此，對檔案工作人員在業務知識、管理操作能力等方面都提出了更高要求，科技檔案管理人員既要懂得檔案專業知識，熟練掌握整理檔案的業務技能，還要學習水利工程專業知識，同時還要熟悉計算機操作技能，以適應新的形勢。因此，要高度重視檔案人員的繼續教育，采取走出去、請進來的辦法,派專職檔案管理人員赴其他單位學習檔案管理經驗，到檔案局參加業務培訓,并請檔案業務專家現場指導、幫助建檔立冊。通過學習，檔案管理人員的業務素質、管理能力有了很大的提高。

4.完善基礎設施，確保檔案完整與安全

為改善檔案保管條件,要注重加強檔案庫房的建設,安裝了防盜門、防護網，配備了鐵制檔案分節柜、底圖柜、滅火器、吸塵器、空調、溫濕度計、裝訂機、遮光窗簾等一系列設施設備,每年更換防蟲防霉藥，保證檔案管理達到防盜、防火、防蟲等十防要求。同時,還配備了計算機、照相機、復印機、掃描儀等現代化管理設備,基本上實現了檔案管理與利用的現代化。庫房內各類檔案資料類目清楚、存放有序、管理規范、檢索快捷,從未有檔案損壞、泄密、丟失等現象發生。

5.加強業務建設，確保案卷質量

遵循水利科技檔案的自然形成規律和材料之間的內在聯系，結合本單位的實際情況，編制了《科技檔案分類方案》、《科技檔案保管期限表》，按照分類方案和保管期限進行整理的每一份資料從收集、鑒定、分類、整理、歸檔、組卷、擬寫標題、編目、打印、裝訂到入盒入柜保管，需十幾道工序，都嚴格按照《科技檔案案卷構成的一般要求》等檔案法規標準進行，并且做到檔案裝具規格統一，柜架排列整齊，排列符合要求，確保了案卷質量。2003年檔案達標晉升國家二級工作中，將2000年以前的科技檔案按新標準重新整理，所有不規范檔案裝具全部換成國家標準無酸卷盒。

6.用活檔案,發揮檔案作用

保管檔案的最終目是為了檔案的開發利用。為了技術人員查閱方便，要根據水庫工程管理實際情況及檔案工作狀況，編制了一系列完善的科技檔案檢索工具，以滿足利用者需要。主要有科技檔案案卷分類目錄、卷內目錄、底圖目錄、科技圖書目錄等。這些目錄中，紙質目錄各兩套，并有相應的電子檔案目錄，查找檔案方便快捷。另外還編寫了歷年主要統計數字匯集、科技檔案借閱和利用效果登記、水庫工程簡介、水庫工程基本數據匯集等編研材料。

2009年除險加固工程開工建設以后,增加了許多新的檔案材料,同時查詢、借閱、復制檔案資料的明顯增多。開工幾年來，圍繞工程施工、建設,檔案管理人員廣泛收集資料,盡力提供資料,注意用活檔案,讓檔案從工程建設中來,再服務于工程建設中去。在工作中,做到腿勤、口勤、手勤,服務中熱心、細心、耐心。不論是領導還是一般技術人員查閱檔案資料,都熱情服務,不僅提供直接材料,還根據需要提供相關材料;不僅提供文字材料,還盡量提供圖片、錄像等直觀材料。在嚴格履行審批手續,切實做好安全保密工作的同時,注意發揮檔案的服務功能,在服務中收集、完善檔案，使水利科技檔案在工程建設中發揮應有的作用。

7.今后努力的方向

水利科技檔案管理工作離檔案規范化管理要求還有一定的差距，科技檔案主要以紙質載體為主，電子檔案較少，需在今后的工作中加以完善提高。2012年隨著鴨河口水庫第二次除險加固工程的竣工，科技檔案數量不斷增多，內容更加豐富。要充分利用計算機網絡技術，加大信息資源的存儲、加工量，對水利科技檔案進行深層次的開發利用，實現科技檔案的科學化、規范化管理，不斷提高水利科技檔案的管理和利用水平。