淺談組織機構代碼管理數據庫中存在問題及處理方法

黎孟軍

(黑龍江省標準化研究院)

網上統一賦碼基本保證了重碼錯碼問題的不再發生，使組織機構代碼的唯一性得到根本保障。但是，在數據庫中有相當數量的數據從有效期時間上看已無法保證實時性，即存在沉淀數據問題。大量的沉淀數據問題直接影響到數據庫準確性和實時性，如不能及時解決，會對數據庫質量產生危害，更不利于組織機構代碼的深層次應用。

一、沉淀數據問題的分析

沉淀數據問題就黑龍江省情況主要有以下幾類:

1.組織機構正常運行，但代碼證已過期

據黑龍江省統計，自1993年全省統一頒發組織機構代碼證至今，全省已有38萬個組織機構領取了代碼證，但其中到期應換證而沒有換證的占有相當比重(約占30%)。

2.組織機構停業或休業，機構存在但代碼證過期

這種類型主要是國有和集體企業。因企業經營狀況不佳等原因，企業在工商部門注冊仍有效，但長期沒有經營活動，這種情況在大中型城市有一定數量存在。

3.組織機構已合并、改組、改制，但原辦代碼證沒有交回

組織機構合并、改組現象頻繁出現。如:原國有及集體企業合并、改組為股份制企業;會計事務所合并、改組為公司;原國辦律師事務所合并、改制為合伙制律師事務所;大專院校合并為綜臺性大學;等等。

4.組織機構已撤銷，代碼證沒有交回

據在我省范圍內統計，由于組織機構已撤銷造成沉淀數據的情況占沉淀數的30%左右。

5.組織機構登記發生變化，沒有在原代碼申領部門進行登記處理而產生的沉淀數據

如因機構遷移發生異地登記注冊的，因登記機構發生變更重新登記的。這類情況多伴有名稱變更，因而常常被作為新申領代碼進行處理。

二、沉淀數據產生的原因

就黑龍江省代碼數據庫中沉淀數據產生的原因來看，主要有3種情況:

1.機構登記批準部門與代碼申領部門之間缺少信息溝通渠道

雖然代碼已經在工商、民政、編辦等機構登記批準部門中得到一定的應用，但由于種種原因質監部門與機構登記批準部門之間沒有建立信息溝通渠道。機構登記批準部門有關登記、批準、變更、撤銷的信息不能及時傳送到代碼頒證部門，使代碼數據庫難以進行動態管理。如工商部門每年都進行企業登記清理工作，但清理后被廢置的企業信息從不通報技術監督部門。

2.組織機構代碼應用部門沒有建立對代碼證的審核制度

機構代碼已在黑龍江省工商、稅務、銀行、外資、海關、物價、財政、民政、編辦、公安、工會等十幾個部門中得到應用，但多數應用部門僅查驗有無代碼證，而對代碼證的有效性并不審查。在今年海關進行的電子口岸聯檢工作中發現，有的企業還拿很早以前發的代碼證來進行聯檢。銀行系統對代碼證有效性和審核也不統一，有的查驗有效期，有的就只看有無代碼證。

代碼應用部門沒有建立正常的代碼證審核制度，使申領了代碼證的機構忽視代碼證的年檢、換證，造成大量機構代碼數據沉淀。

3.組織機構代碼管理部門在管理上還存在問題

組織機構代碼工作雖然是一項政府性行為的工作，但由于起步晚，在社會上被認識的程度還不夠，使代碼工作在管理方法上和管理力度上都有缺陷。代碼工作相對于標準化、計量、質量監督等項工作來講，代碼工作普遍不如標準化等工作受重視。因此在對工作認識上，在部門之間協調上，在管理力度上都存在不足。

三、沉淀數據的處理

黑龍江省針對沉淀數據的具體情況采用多種方式解決沉淀數據問題。

1.加強與工商、民政、編辦等部門的工作協調，獲得組織機構廢止信息，并與數據庫進行比對，對確定廢止的即進行數據清理。

2.加強對各級代碼頒證機構的管理。凡是涉及機構登記變更、機構遷移的，必須要求在原申領頒證部門進行遷出處理。對機構合并、轉制、變更的，除要求交回所有的代碼證外，還要求出示有關合并、轉制、變更申請報批文件，并根據具體情況進行保留、廢止處理。

3.加強與應用部門的協調，在應用中加強對代碼證有效期的審驗，促進沉淀數據進行換證、年檢。

4.每年對數據庫的沉淀數據統一進行一次匯總，在分類后送交有關機構批準部門進行復核，確定廢止的及時進行廢止處理。

5.對確認仍活動的機構進行電話、信函通知，要求其盡快進行年檢、換證。

采取以上做法后，僅今年全省就處理了沉淀數據1萬多個。

但是，從我們處理沉淀數據的結果來看，光靠我們自身的努力還是不夠的，還不可能從根本上解決沉淀數據問題。要保證沉淀數據問題的解決必須在發生沉淀數據的原因上做文章，即徹底消除造成沉淀數據的原因，這樣才能有效保證數據庫質量。