淺談檔案管理人員應具備的職業素養

王莉莉(勝利油田東辛采油廠檔案室 山東東營 257000)

1、檔案人員必備的知識結構

1.1 精通系統的檔案專業知識

檔案專業知識是檔案管理人員知識結構的核心，檔案專業知識可分為檔案理論知識、檔案操作知識和檔案管理知識。檔案工作是專業性、技術性很強的工作，作為檔案管理人員不僅應具備較高的檔案理論知識和檔案管理知識，如：《檔案管理學》《科技檔案管理學》《文書學》《檔案學概論》《檔案保護學》《檔案文獻編篡學》等理論知識，還應掌握檔案工作各個環節的技能技巧，也即為檔案操作知識。檔案專業知識的理論來源于檔案工作實踐，檔案工作的實踐又迫切需要檔案學理論的指導，作為一名檔案管理人員，及時解決在檔案工作中出現的新情況、新問題，需要有較好的檔案專業知識和操作知識。只有這樣，才能在平時工作實踐中遇到的新問題、新經驗提到理論的高度來分析、認識，從而推動檔案事業發展，才能適應檔案管理工作的要求。

1.2 了解相關學科的知識

相關學科知識包括所從事的學科知識、社會與人文科學知識、自然科學知識、歷史知識、圖書學和情報學知識等，網絡環境下檔案管理人員除了應掌握檔案專業知識技能，相關的學科知識以外,還應具備比較廣博的文化知識。因為各門學科的知識都不是孤立的,自然科學和社會科學之間聯系日趨緊密,特別對新興的邊緣學科、交叉學科應予足夠的關注。檔案管理人員對自己管理的檔案所涉及的學科要有一個了解，檔案工作是一項信息工作，只有對所管理的信息有所了解，才可以科學地管理信息，有效地開發信息資源，為本單位的中心工作服務。

1.3 熟悉現代信息技術的有關知識

網絡時代檔案管理人員掌握電腦操作是檔案信息現代化管理的最基本要求，除掌握現代信息處理技術和計算機操作技能、辦公自動化文檔處理以及互聯網絡基本技術以外，還應了解網絡功能，熟悉各種網絡檢索工具，懂得專題聯機和光盤數據庫的檢索等計算機和網絡知識。尤其是網絡環境下檔案損毀因素的增加及檔案新載體不斷豐富和涌現，檔案保護技術在檔案管理過程中的地位更加突出，如何保護檔案的原始和真實性的功能是今后也是未來，我們的檔案管理人員必須攻克的課題。

3、檔案管理人員應具備的職業道德

3.1 忠于職守，愛崗敬業

檔案工作者應當進到保護、管理檔案的義務、盡到為檔案用戶提供優質信息服務的職責，具體應做到：

3.1.1 保護檔案及相關資料的完整與安全，以確保其作為歷史證據的可靠性。作為一名合格的檔案工作者，首要的任務就是維護所保存的文件的完整性。在此項責任重，他必須考慮到保管機構、文件形成者、文件與檔案的用戶的合法權益能夠得到合理維護。

3.1.2 從歷史、法律、職能、行政管理等角度，對檔案文件、資料進行篩選、鑒定和保管，切實合理地運用來源原則，保持文件之間的歷史聯系。檔案工作者應當熟悉文件產生機構的歷史沿革和文件售價政策，并且依次對所收集的文件進行公正的鑒定，并能盡快地根據檔案原則及公認的標準，對挑選進館的檔案進行整理和著錄。

3.1.3 檔案工作者應當確保檔案所含信息的連續性。檔案工作者對文件取舍的選擇，首先要考慮保存那些反映文件形成者主要活動證據的文件，但也要考慮檔案用戶的利用需求及其變化情況。

3.2 遵紀守法，嚴守機密

檔案工作者應當保守所管理檔案信息內容的機密，增強保密觀念，培養良好的保密習慣，并且在檔案管理實踐中同各種失密、泄密、竊密行為作斗爭。

3.2.1 檔案工作者應當注意保護國家的機密安全及集體和公民個人的隱私，不得銷毀相關的檔案文件信息，尤其是易于更新和消除的相關電子文件信息，檔案工作者應當尊重文件形成者或文件所涉及當事人的隱私及其他合法權益。

3.2.2 檔案工作者應當珍視國家和社會給予的特殊信任，并在實際工作中，不利用其職務之便，為自己或他人謀取私利。應當客觀、公正地對待其專業“特權”，約束自身的行為。檔案工作者可以利用自己所保存的檔案信息，進行有利于國家和民族文化和社會精神文明建設的研究與出版活動。檔案工作者若想使用版權所有者未發表的檔案史料，必須首先征得當事人的同意。

3.2.3 檔案工作者應當自覺養成良好的職業保密習慣。習慣是在職業道德行為的反復實踐中逐漸形成的、一貫的、穩定的、習以為常的行為，即古人所言的“從心所欲，不逾矩”。

總之，隨著社會、科學技術的進步和發展，檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案管理工作中。因此，提高檔案工作人員的素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。在新的機遇與挑戰面前，檔案人員也應站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開拓創新，與時俱進，擔負起推動現代化建設的歷史使命。檔案人員應成為具有廣博知識，精通本行業務，能夠從容面對競爭與挑戰的現代化的檔案管理干部。