通信工程項目管理系統功能分析與優化

中國移動通信集團江蘇有限公司 徐若龍、吳振海

由于工程建設任務越來越多，項目管理的精細化、規范化、標準化要求和項目管理的復雜度也越來越高，現有系統已經無法滿足通信運營商的管理需求。因此，通信運營商必須充分分析現有系統存在的問題，結合先進的管理理論，對項目管理系統的功能進行持續的優化和改進。希望通信工程項目管理系統能夠為公司的項目管理提供更有效的支撐。

1 工程項目管理有關理論概述

1.1 項目控制理論

管理中采取的控制可以在行動開始之前、進行之中或結束之后進行，第一種稱為事前控制，第二種稱為事中控制，第三種稱為事后控制。

1.2 項目生命周期理論

項目的投資建設周期是按順序排列的項目各階段的集合，通常，工程項目投資建設周期可以劃分為四個階段:前期階段、準備階段、實施階段及運營階段。

1.3 項目過程管理思想

工程項目的過程控制，實際上是對結合在一起的互動過程進行網絡管理。每個過程和過程網絡的控制，都可以采用PDCA（plan，do，check，act）循環的動態管理模式。

1.4 項目后評估理論

項目后評價是指對已經完成的項目或規劃的目的、執行過程、效益、作用和影響所進行的系統的客觀的分析。

2 通信工程項目管理系統現狀分析

工程項目管理系統是通信運營商工程建設管理中的一個重要系統。工程項目管理系統的建設從2002年開始，隨著運營業務的快速發展，建設的工程項目量逐年增加，管理要求不斷深化，迄今為止，工程項目管理系統已發展到第二版，見圖1。

2.1 現有功能模塊

現有的工程項目管理系統經過幾年的完善，已經具備比較豐富的功能，并實現了與其他許多系統的對接，如圖2所示。

2.2 系統的主要作用

數據共享:通過與MIS（管理信息系統）、OA（辦公自動化）系統、物流、檔案管理等系統開發數據接口，使工程項目管理系統與外部系統實現了信息共享及互動。

功能多樣:包含了計劃管理、項目管理、任務管理、進度管理、合作單位管理、投資管理、系統接口等多個子系統，統一、規范的進行業務處理及數據分析。

效率提高:通過對合作單位的系統管理，實現對工程質量、進度、成本等目標的基本控制，減少了工程管理人員的工作量，使其可以把精力集中在主要問題的處理上。

3 通信工程項目管理系統問題及原因

3.1 沒有形成項目的閉環管理

項目經理無法對項目建設質量進行及時的評估，因此不能及時地從項目建設中吸取相關的經驗；難以發現影響項目目標實現的關鍵因素，無法針對此類關鍵因素進行關鍵節點控制，可能導致類似工程連續出現相同的錯誤；對于合作單位的表現不能及時進行評價，從而存在項目建設的質量隱患。

3.2 難以實現建設流程的規范性

地市公司靠表格上報進度，省公司僅靠抽查進行核實，對項目實際的進度難以把控，對項目的進展情況也沒有直觀、完整的認識；項目立項流轉需要一定的時間，分公司為趕工程進度導致許多建設環節被忽略，或者建設流程被簡化甚至是違規建設，從而導致項目建設混亂；存在不按項目、任務請購及領用工程物資的問題，導致請購信息、合同信息、到貨信息、工程任務信息難以匹配，從而造成后續管理困難；分公司項目立項與實施均由項目經理負責，容易造成項目體外循環，規避正常流程的監管，使項目管控點失效，增加項目建設的廉政風險。

3.3 缺乏對項目實施的實時性管理

現有系統中缺少對監理工作的實時監督功能，項目經理與監理單位之間的溝通仍然以表格數據或者是現場記錄文件等形式進行，既缺乏實時性又沒有足夠的現場數據進行佐證；對項目的進度、質量及出現的問題缺乏實時的了解及分析，僅僅依靠監理人員的表格進行匯報，可能導致項目建設信息的滯后，從而失去對項目建設的控制，難以實現項目目標。

3.4 項目信息的共享程度不高

項目建設各個階段的信息比較獨立，沒有形成對項目建設全過程信息的統一收集及分析，難以為項目經理的管理提供有效的支撐；現有系統對各階段的管理是分開的，不同的項目經理僅僅掌握了不同階段的項目信息，而對項目各階段的信息沒有直觀的了解。

4 通信工程項目管理系統功能優化建議

關鍵環節必須嚴格遵守基本建設流程，必須完成前置任務才能進行下個任務；保證項目各階段的數據能夠充分共享，為項目經理的決策及管理提供充分的依據；充分發揮項目評價的作用，使項目管理水平及效率的提高成為循環進行的工作；保證項目經理對工程建設質量、進度及成本等關鍵點能夠進行實時管理，提高項目管理的精細程度；對合作單位人員進行更有效的管理，采用適當的機制對合作單位進行激勵，保證合作單位人員的穩定性。

4.1 建立項目全生命周期管理流程

4.1.1 流程建立

本文建立如圖3所示的項目全生命周期管理流程，在項目的開展過程中，必須在相應的流程中，按照通信公司的建設管理要求完成相關的內容，才能結束當前的電子流程，轉而進行下一階段的工作，從而強制性的對建設流程進行管控，保證項目建設的規范性。

項目申請、立項、設計委托、設計會審、施工、試運行、初驗、竣工驗收、歸檔等作為工程項目建設流程的關鍵任務，是項目管理的關鍵控制點，必須嚴格按照建設流程加以管控，否則將導致項目建設混亂，項目目標難以得到實現。

4.1.2 控制平臺

在項目管理系統中增加項目全過程管理控制平臺功能，如圖4所示。項目經理能夠對項目的進展情況進行集中管理，從立項開始，完成每項工作之后，系統能自動引導和提醒項目經理，大大提高管理的效率及水平。

4.1.3 項目全生命周期管理流程的優點

固化流程:通過固化的電子流程強制約束建設程序，實現了對項目的關鍵流程進行嚴格的把控，保證了項目的有序建設，提高了工程建設的規范性，避免了以往工序混亂的建設狀況。

信息共享:建立全生命周期管理模式，將項目建設各個階段緊密聯系在一起，保證了信息的單點錄入及全局共享，并可以進行多維度的統計分析，從而為管理決策提供重要的支撐。

閉環管理:實現了工程建設的“閉環”管理，從原有的“結果控制”管理模式，轉化為了現在的“過程控制”管理模式，極大地提高了項目管理的精細化程度。

4.2 增加工程項目實時管理功能

4.2.1 設計思路

工程進度管理:每個基站需要監理填寫機房土建、市電引入、鐵塔安裝、設備安裝、開通調試等多個步驟的計劃完成時間，并根據實際情況進行更新及問題說明。

質量檢查管理:每個基站需要監理檢查設計圖紙是否完整，設計、審核人員是否簽字，施工合同是否完整等信息，并在電子流程上確認。

問題管理:每個基站需要監理對建設中存在的問題進行歸類，并進行詳細的描述；同時需要對問題計劃整改的時間以及實際整改的時間進行描述。

設備材料管理:每個基站需要監理對設備材料的類型、規格型號、設計數量及實際數量進行填寫。

照片管理:監理需要將工程實施過程中的隱蔽工程情況、關鍵環節以及重大問題的照片進行上傳。

4.2.2 作用分析

質量驗證:可以實時傳遞施工現場關鍵進度和質量的相關內容，同時通過大量的一手現場信息的搜集匯總，從各地市、各專業、各合作單位等任意需要的維度組合來分析整體工程質量，及時對工程管理中出現的問題進行預警。

監理驗證:可以通過對關鍵工序照片上傳的要求，對照片進行查看，不但可以實時查看單任務現場工藝質量，同時可以驗證監理工作的質量。

進度驗證:以往分公司對于進度的上報往往通過郵件形式或網管統計，現在可以通過監理單位填報進度與網管進度的雙驗證，可以核實分公司進度的可靠性。

材料管控:自動匯總統計在建工程物資使用、剩余的情況，按施工單位、項目、任務等緯度查詢設計、請購、領用、實際使用、退庫的工程物資數量，有效監控出庫后工程物資使用情況。

數據共享和分析:監理單位對單任務的基本信息及合作單位的信息進行填報或核實，后期能夠為維護部門提供基礎數據；同時通過對合作單位的統計，可以驗證各地市發包的份額情況是否符合年初招投標結果，可以為分公司招投標結果的落實和項目管理的廉潔性提供數據支撐。

4.3 增加工程項目質量評價功能

4.3.1 基本步驟

1）合理劃分工程類型:初步考慮按大網、核心網室分、傳輸設備、傳輸管線、數據網、局房土建、寬帶接入等八大工程的劃分。

2）合理設置評價指標:工程質量評價指標的設置應符合各類型工程的特點，充分考慮評價指標的全面性、導向性、可量化性與可操作性。

3）合理制定各項權重:在研究得出工程質量綜合評價體系的各個評價維度與各項評價指標后，應合理制定權重，并結合各評價指標的定量評價情況，通過綜合加權的評價方法，得出工程質量的優劣。

4.3.2 指標體系的建立

過程性指標包括:勘察設計合理性、施工計劃合理性、技術/安全交底、開工申請合理性、施工過程管控、合同與資質管理。結果性指標包括:設計匹配度、設備安裝質量、施工規范性、機房美觀性、建設規范性。結果性指標可以從驗收報告中獲得，不需要再單獨進行相關的獲??；而過程性指標需要充分利用全過程管理的許多數據，并進行簡單的處理即可獲得。因此，只要實現了全過程的管理，一旦項目流程流轉結束，即可以對工程質量進行評價，不但保證了評價數據的準確性，同時也保證了評價的及時性。

4.3.3 指標體系的應用

根據過程性指標以及結果性指標的評價結果，可以將項目質量的類型分為4個維度，見表1。

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優質工程:此類工程結果性及過程性指標的評價結果都非常高，說明此項目在建設過程中管理規范，值得對建設經驗進行總結，為以后的工程建設提供有力的指導依據。

缺陷工程:此類工程結果性指標較高，但是過程性指標較低，說明在項目執行過程中的管理出現了一定的問題，需要提出相關的改進建議，避免過程性管理中出現的問題；在管理出現問題的情況下，還能較好地保證工程的質量，應該進行相關性分析，發現對結果性指標推動性較強的指標，在今后的工程中需要進行重點的保障。

問題工程:此類工程過程性指標較高，但是結果性指標較低，說明在項目的過程中的組織有序，管理效率也較高，但是工程的質量完成得一般，合作單位可能在此類工程中出現了一定的問題。監理、施工單位的責任相對大一些，可能存在一定的質量問題，應該考慮按合同進行一定的處罰，避免在今后的工程項目中再發生同樣的問題。

劣質工程:此類工程無論結果還是過程評價都不高，整個工程無論是管理水平還是建設水平都較為低下，工程問題嚴重，需要充分總結問題，找出關鍵的問題點，進行有效的整改并及時反饋在下期項目中，避免類似情況的發生。對出現問題的合作單位，按合同進行相應的處罰。

4.4 完善合作單位管理功能

4.4.1 功能需求

根據本人在項目管理中的經驗總結，針對目前對合作單位人員難以控制的缺點，以及合作單位人員的不穩定性，在現有的工程項目管理系統中增加合作單位人員的管理功能，保證項目經理及時掌握合作單位人員的使用情況。同時，對合作單位人員實行積分管理制度，促進合作單位人員的穩定性。

合作單位人員檔案管理:在現有系統認證的合作單位人員的基礎上，如果合作單位需要增加或變更人員，必須發起新增人員的申請，由業主單位審批通過之后發消息給合作單位，此人員才能為本公司進行相關的服務。

臨時人員資格審批管理:如合作單位人員暫時未通過認證考試需要臨時上崗，應進行人員資格認證申請，由業主單位審批通過之后，臨時人員才能為公司進行相應的服務。

人員積分管理:對合作單位人員進行積分管理，根據人員的綜合素質、服務期限、業務能力、貢獻度等眾多因素確定并增減人員的積分。人員自行申報，業主單位對申報的積分進行審核、確認。

4.4.2 作用

對合作單位使用的人員進行精細化管理，任何人員的變更都需要經過項目經理的審批，保證了合作單位人員的質量，同時有利于項目經理對合作單位的人員進行實時的把控。

對合作單位實行一定的激勵措施，通過積分管理制度來激勵合作單位使用優質、穩定的人員為公司服務，從而有利于項目質量的持續提高。

5 總結

通信工程項目管理系統的功能優化，加強了工程項目的規范化建設，有力推進了項目全周期的信息化管理；初步實現了對工程項目的質量、進度、成本等進行實時監控，從而提高項目管理的精度；可以對項目質量進行有效的評價，從而為今后項目的建設提供有益的指導；加強了合作單位的管理，保證合作單位的穩定性。