淺談項(xiàng)目全過程管理應(yīng)用

◎ 本刊記者 萬曉曦

全過程進(jìn)度管理系統(tǒng)，是針對(duì)建筑工程項(xiàng)目全過程進(jìn)度管理的一個(gè)多方協(xié)同的工作平臺(tái)。全過程進(jìn)度管理系統(tǒng)基于精益建造理論，在協(xié)助用戶完成工程整體計(jì)劃的編制、優(yōu)化、審核、任務(wù)交底及檢查等管理業(yè)務(wù)的同時(shí)，還能幫助用戶高效的完成項(xiàng)目的工期管理及項(xiàng)目進(jìn)程有效的監(jiān)控，在提高生產(chǎn)效率、節(jié)約成本和縮短工期方面發(fā)揮重要作用。本文通過諾思蘭德眼藥水車間項(xiàng)目的進(jìn)度管理系統(tǒng)應(yīng)用案例的說明，詳細(xì)闡述進(jìn)度管理系統(tǒng)具體應(yīng)用過程及效果。

項(xiàng)目概況

該項(xiàng)目位于北京通州經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)東區(qū)，是北京諾思蘭德醫(yī)藥科技有限公司眼藥水車間，建筑面積9981平方米，結(jié)構(gòu)類型為框架結(jié)構(gòu)。該項(xiàng)目進(jìn)度要求，工程驗(yàn)收必須在2013年12月31日前完成，否則將嚴(yán)重影響甲方運(yùn)營(yíng)成本。

本項(xiàng)目為建設(shè)方牽頭引入全過程管理系統(tǒng)。無論是建設(shè)方還是施工方以前沒有使用過工程的信息化管理方式，所以本項(xiàng)目前期，廣聯(lián)達(dá)雄晟公司作為咨詢方主導(dǎo)了為期三個(gè)月的項(xiàng)目管理，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目管理人員進(jìn)行系統(tǒng)使用培訓(xùn)及應(yīng)用輔導(dǎo)。隨著管理系統(tǒng)應(yīng)用逐漸成熟，咨詢公司逐步退出，由項(xiàng)目管理人員獨(dú)立應(yīng)用。

該項(xiàng)目以精益建造理論為基礎(chǔ)，圍繞項(xiàng)目，工程各參與方使用四個(gè)一原則，以網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作的方式進(jìn)行項(xiàng)目全過程進(jìn)度的動(dòng)態(tài)管理。

其中精益建造的中心思想是：關(guān)注價(jià)值，消除浪費(fèi)。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

零庫(kù)存，工程材料按倒排計(jì)劃進(jìn)場(chǎng)后，能馬上投入生產(chǎn)使用，既不會(huì)產(chǎn)生庫(kù)存積壓，也不會(huì)因?yàn)槲锪瞎?yīng)不及時(shí)而停工。這樣的零庫(kù)存可以最大限度利用施工場(chǎng)地有限的空間，同時(shí)也減少了不必要資金占用。進(jìn)度管理系統(tǒng)可以通過詳細(xì)計(jì)劃關(guān)聯(lián)的工程量統(tǒng)計(jì)，從而可以提前做出物料計(jì)劃及資金計(jì)劃。

零搭接，現(xiàn)場(chǎng)勞動(dòng)力保持均衡，既不會(huì)因?yàn)槿比硕こ掏９ぃ膊粫?huì)因?yàn)槿硕嗔顺霈F(xiàn)窩工的現(xiàn)象。進(jìn)度管理系統(tǒng)為勞動(dòng)力管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過勞動(dòng)力指標(biāo)的積累可提前預(yù)估進(jìn)場(chǎng)工人的工種及數(shù)量，既保證了工程順利進(jìn)行，也避免了人工浪費(fèi)。

零距離，即溝通零距離，溝通低成本。具體體現(xiàn)為，工程進(jìn)展情況可以在整體進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃中方便的看到，沒有必要只能通過電話、會(huì)議等溝通方式才能獲得；另外和工程相關(guān)的資料，如簽證、變更、交底資料、工程完成情況、監(jiān)理的檢查情況都可上傳至進(jìn)度管理系統(tǒng)中，方便工程參與各方方便的看到，從而降低了溝通成本。

零索賠，工程裝修階段，多專業(yè)交叉并行工作，如果沒有一個(gè)方便易用的協(xié)同工作平臺(tái)可以讓大家直觀的看到并協(xié)同好工作的順序和配合關(guān)系，則現(xiàn)場(chǎng)施工會(huì)很容易出亂出錯(cuò)。明明應(yīng)該先做管道打壓試驗(yàn)，再做管道保護(hù)，但因?yàn)闆]有提前協(xié)調(diào)好順序，導(dǎo)致做了打壓試驗(yàn)的部分管道已經(jīng)做好了管道保護(hù)，不僅耽誤了整個(gè)工期，而且產(chǎn)生了不必要的二次安裝費(fèi)用。其實(shí)這樣的失誤完全可以在進(jìn)度例會(huì)中通過系統(tǒng)預(yù)警信息提前溝通好解決方案而避免。

圖1 眼藥水車間效果圖

零缺陷，進(jìn)度管理系統(tǒng)可保存施工交底資料，工程完成情況及監(jiān)理檢查結(jié)果文件。通過管理系統(tǒng)，可以做到過程留痕、流程固化、提前預(yù)警，從流程制度上為工程質(zhì)量提供有力保障。

該項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃特點(diǎn)主要圍繞項(xiàng)目，以項(xiàng)目進(jìn)度為主線，所有各參與方的任務(wù)形成一份大計(jì)劃，且任務(wù)之間是有關(guān)聯(lián)的。進(jìn)度計(jì)劃是動(dòng)態(tài)的，計(jì)劃不會(huì)一成不變，系統(tǒng)可以保存任何時(shí)點(diǎn)的整體計(jì)劃，方便追溯歷史版本和后續(xù)計(jì)劃的對(duì)比調(diào)整。同時(shí)，進(jìn)度計(jì)劃也是有層次的，可根據(jù)工程實(shí)際管理需要分為五層。即，總控計(jì)劃、階段計(jì)劃、月度計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃。由粗到細(xì)，由遠(yuǎn)及近的制定工程進(jìn)度計(jì)劃，離當(dāng)前時(shí)間越近的計(jì)劃越細(xì)，時(shí)間越遠(yuǎn)的計(jì)劃越粗。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃圍繞以下四個(gè)主要策略進(jìn)行編制，即：

1、想到下一年：如果工程持續(xù)時(shí)間超過一年，需要看下一年是否有今年需要提前啟動(dòng)的工作。

2、預(yù)計(jì)下一季：提前考慮下一個(gè)季度發(fā)生的招標(biāo)、采購(gòu)等大項(xiàng)是否需要在本月啟動(dòng)。

3、計(jì)劃下一月：為保證下月任務(wù)正常開始，需提前查看下一月任務(wù)涉及到的物料是否能夠按時(shí)到位。

4、搞定下一周：我們的計(jì)劃是按照周來管理的，下一周的任務(wù)必須提前細(xì)化并確認(rèn)任務(wù)其啟動(dòng)的前置條件必須得到滿足。

基本步驟

首先，在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，說明項(xiàng)目管理的理念及方法，明確項(xiàng)目管理過程中的各個(gè)參與方的任務(wù)及定位，建議由甲方負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，項(xiàng)目各個(gè)參與方都要參加，包括監(jiān)理、總包、各專業(yè)分包等。其次，在全過程管理系統(tǒng)中，建立項(xiàng)目，包括項(xiàng)目的參與單位及參與人。第三，將進(jìn)度計(jì)劃初始化，把甲方審核（通過論證）的總控計(jì)劃導(dǎo)入到進(jìn)度管理系統(tǒng)中。最后，按照周例會(huì)制度，在每周固定的時(shí)間進(jìn)行進(jìn)度周例會(huì)會(huì)議。

第一次周例會(huì)為項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，參與方主要包括甲方總經(jīng)理、甲方項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理、總包及其他相關(guān)人員，會(huì)議流程主要有團(tuán)隊(duì)組建，各個(gè)崗位負(fù)責(zé)人及相應(yīng)的崗位職責(zé)（甲方總經(jīng)理）。介紹整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作模式，并介紹進(jìn)度管理方法論及管理系統(tǒng)初步介紹。第一次周例會(huì)確定了工程開始前三個(gè)月由咨詢師主導(dǎo)每周召開進(jìn)度例會(huì)，后續(xù)由甲方自己指定的進(jìn)度管理師主持進(jìn)度會(huì)議。在項(xiàng)目初始的三個(gè)月內(nèi)，每周例會(huì)要進(jìn)行計(jì)劃的本周總結(jié)和下周計(jì)劃，其他時(shí)間計(jì)劃不做任何調(diào)整。第一次周例會(huì)的召開使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)對(duì)于進(jìn)度管理理念有了初步認(rèn)識(shí)。

第二次周例會(huì)是首次進(jìn)度例會(huì)，參與方包括甲方項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理、總包、當(dāng)前涉及到的專業(yè)分包、進(jìn)度管理師、咨詢師。首次進(jìn)度例會(huì)導(dǎo)入/錄入初始進(jìn)度計(jì)劃，將經(jīng)過甲方確認(rèn)、論證通過的總控進(jìn)度計(jì)劃錄入到進(jìn)度管理系統(tǒng)中。同時(shí)，細(xì)化當(dāng)月任務(wù)，將每項(xiàng)任務(wù)的工期分解到7天以內(nèi)，便于進(jìn)行周跟蹤。查看下一個(gè)滾動(dòng)月任務(wù)，確認(rèn)下一月的工程任務(wù)物料要按計(jì)劃供應(yīng)到位；查看下一個(gè)滾動(dòng)季任務(wù)，確認(rèn)下一季發(fā)生的招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)已經(jīng)做了任務(wù)細(xì)化且正常進(jìn)行。進(jìn)行計(jì)劃優(yōu)化，采用關(guān)鍵任務(wù)分析的方法，通過查看雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖的合理性來進(jìn)一步合理優(yōu)化工期。最后，確認(rèn)并下達(dá)下一周任務(wù)，排除阻礙任務(wù)正常開始的各種因素從而保證計(jì)劃正常執(zhí)行。首次進(jìn)度例會(huì)完成了總控及階段計(jì)劃的錄入，完成了下周任務(wù)計(jì)劃。

第三次周例會(huì)為常規(guī)進(jìn)度例會(huì)，參與方為甲方項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理、總包、當(dāng)前涉及到的專業(yè)分包、進(jìn)度管理師、咨詢師。在第三場(chǎng)周例會(huì)上，總結(jié)了上周任務(wù)完成情況，將成功的經(jīng)驗(yàn)在整個(gè)項(xiàng)目中推廣，失敗的教訓(xùn)要引以為戒，并制定可執(zhí)行的解決方案。同時(shí)，查看下一個(gè)滾動(dòng)月任務(wù)，確認(rèn)下一月的工程任務(wù)物料要按計(jì)劃供應(yīng)到位；查看下一個(gè)滾動(dòng)季任務(wù)，確認(rèn)下一季發(fā)生的招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)已經(jīng)做了任務(wù)細(xì)化且正常進(jìn)行。進(jìn)行計(jì)劃優(yōu)化，采用關(guān)鍵任務(wù)分析的方法，通過查看雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖的合理性來進(jìn)一步合理優(yōu)化工期；確認(rèn)并下達(dá)下一周任務(wù)。此次會(huì)議完成了當(dāng)周計(jì)劃完成情況總結(jié)，完成下周任務(wù)計(jì)劃。詳見眼藥水車間項(xiàng)目2013年第十周及后續(xù)的計(jì)劃。

具體實(shí)施方法

上周工作總結(jié)由進(jìn)度管理師負(fù)責(zé)，將上周任務(wù)完成情況添加到系統(tǒng)中。需要注意的是不要修改任務(wù)原有的計(jì)劃時(shí)間，否則歷史數(shù)據(jù)會(huì)亂，不利于問題的回溯。另外，實(shí)際完成時(shí)間要如實(shí)填寫，便于后續(xù)計(jì)劃編制的統(tǒng)一考評(píng)。總結(jié)已完成任務(wù)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，遺留問題需和相關(guān)人員共同制定可執(zhí)行的解決方案。作為會(huì)議記錄發(fā)給相關(guān)人備案，下周例會(huì)需檢視是否完成。

下周任務(wù)確認(rèn)是為了保證任務(wù)能夠按時(shí)開始，其開始條件是否得到滿足，前置任務(wù)是否可以按時(shí)完成。如果這些條件都無法滿足，需要及時(shí)協(xié)調(diào)資源，解決問題，確保后續(xù)任務(wù)能夠按時(shí)開始。保證各項(xiàng)任務(wù)能按計(jì)劃時(shí)間開始是保證工程整體按時(shí)交付的前提條件。

滾動(dòng)月任務(wù)細(xì)化。所謂滾動(dòng)月，指的是從當(dāng)前時(shí)間開始的一個(gè)月。為保證周計(jì)劃能夠順利進(jìn)行，需要提前細(xì)化月度任務(wù)，每項(xiàng)任務(wù)的工期控制在7個(gè)工作日內(nèi)，便于進(jìn)行任務(wù)管理，粒度太大則不便于任務(wù)的周管理。

滾動(dòng)季任務(wù)梳理。所謂滾動(dòng)季，是指從當(dāng)前時(shí)間開始的一個(gè)季度。在梳理季度任務(wù)的時(shí)候，不需要進(jìn)行季度所有任務(wù)的細(xì)化，主要看季度內(nèi)發(fā)生的招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，需要倒排一下計(jì)劃。因?yàn)檎袠?biāo)采購(gòu)項(xiàng)目一般周期會(huì)比較長(zhǎng)，如果不提前啟動(dòng)很可能會(huì)影響工程主體的任務(wù)，從而影響整個(gè)工期。

不同的項(xiàng)目其需要對(duì)外招標(biāo)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容也是不同的。常見需要進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)的項(xiàng)目有設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工總包、專業(yè)分包等。

因?yàn)楸卷?xiàng)目初期階段以土建為主，任務(wù)主線清晰，交叉專業(yè)比較少，所以任務(wù)編制主要在每周例會(huì)上進(jìn)行，其他的時(shí)間，計(jì)劃無人編輯，工程相關(guān)人都只看不改。

應(yīng)用成果

1、工期進(jìn)度情況

截止到2013年5月底，工程總工期提前19天，主體封頂時(shí)間提前7天（該里程碑任務(wù)的目標(biāo)完成時(shí)間由6月30日改為6月15日，7天是按6月15日計(jì)算的）。整體進(jìn)度比較樂觀，為后續(xù)裝修及設(shè)備安裝節(jié)省了時(shí)間，大大增加了項(xiàng)目抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

2、信息化應(yīng)用程度

項(xiàng)目人員信息化意識(shí)無論是建設(shè)方還是總包方，項(xiàng)目的具體參與人員都有了一定程度的信息化管理意識(shí)，尤其是甲方項(xiàng)目代表，比較認(rèn)可進(jìn)度管理系統(tǒng)，非常希望通過本次項(xiàng)目實(shí)踐在完成項(xiàng)目績(jī)效的同時(shí)，通過對(duì)系統(tǒng)理念及操作的學(xué)習(xí)提升個(gè)人的業(yè)務(wù)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

經(jīng)過3個(gè)月的學(xué)習(xí)，項(xiàng)目參與各方已理解并掌握進(jìn)度管理整體理念及系統(tǒng)操作方法，建設(shè)方指定的項(xiàng)目進(jìn)度管理師已基本可以獨(dú)立主持項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)議。

全進(jìn)度管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目計(jì)劃，是一份整體計(jì)劃，是指導(dǎo)實(shí)際施工的真實(shí)計(jì)劃。但總包方為了能按時(shí)完工，會(huì)自己另外排一份整體進(jìn)度更為提前的計(jì)劃，為自己留一些風(fēng)險(xiǎn)時(shí)間。這樣他們就要完成兩套計(jì)劃。本質(zhì)上來說，就是施工總包還是不希望自己的進(jìn)度底線完全暴露給甲方。

在進(jìn)度計(jì)劃中，可以設(shè)置總包要向甲方匯報(bào)的總控及階段計(jì)劃，這些計(jì)劃與末位計(jì)劃無關(guān)聯(lián)關(guān)系，但和實(shí)際末位計(jì)劃關(guān)聯(lián)出的總控及階段計(jì)劃有對(duì)比、跟蹤、預(yù)警等功能，便于總包完全控制整體進(jìn)度。