論現代事業單位檔案管理的電子信息技術化

王毅敏

[摘要]現代事業單位的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化，計算機管理廣泛應用于事業單位生產管理活動的方方面面。目前，我國事業單位的檔案管理人員置身于事業單位信息集成系統中，他們的日常工作發生了巨大的變化。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；電子信息

[中圖分類號]G27

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672-5158（2013）05-0020-01

一、我國事業單位檔案管理電子信息技術化的現狀

事業單位檔案這一概念是隨著市場經濟的發展，事業單位信息資源的多元化而產生的，事業單位檔案的提出有著重要的意義。事業單位檔案在現代事業單位制度下不應該僅僅被看作死氣沉沉的歷史記錄，也不應該僅僅看作是科技檔案的集合，而應給予事業單位檔案一種合理的定位。事業單位檔案與各種經濟信息、情報資源一起，形成的信息資源在事業單位的項目選擇、運營模式選擇、市場定位、營銷策略的制訂上都起著參考和決策作用。

我國經濟正由計劃經濟向市場經濟轉變的過程。目前，事業單位的檔案管理工作正處于一個由改革、創新、轉型的重要時期，既面臨著機遇也同時充滿著挑戰。我國事業單位的檔案管理管理工作由計劃經濟時代建立的肖案制度向現代社會檔案制度轉變，隨著改革開放以后各項事業開始蓬勃發展，我國事業單位的檔案工作也發生了變化，由以前計劃經濟時的檔案管理制度向新的經濟條件下檔案管理制度轉變。

目前我國的綜合性檔案館大多是館藏，內容龐雜案卷數量繁多且時間跨度長，多年來一直處于封閉式的管理之中，檔案管理僅以案卷不丟失為原則并以保管為目的。再加上每個歷史時期檔案的整理質量要求以及不同整理的規格不統一等情況的出現，由此便形成了檔案基礎普遍較差的局面。目前大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用，案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷，檔號不規范沒有目錄號一卷多冊的現象較多，許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現，案卷中標題不規范，雖有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，有些案卷甚至沒有標題。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。隨著政府和事業單位管理體制的改革，事業單位不再是政府的附屬物，而成為自主經營、自負盈虧、自我發展的獨立經濟實體。事業單位集團和二級事業單位的關系中原來的上下級關系，逐步改變成了以資產為紐帶的新型關系，一些主管事業單位的行政管理部門已經撤銷或轉換職能并入國家宏觀管理經濟部門之中，這就動搖了政府管理事業單位檔案工作的管理體制。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

從目前檔案管理電子信息化的情況來看，我國的檔案軟件沒有信息管理功能且缺乏通用性，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，檔案部門使用的計算機型號不一、規格各異。由于不能互調，就不能快捷地出版信息編輯成果，不能利用電腦完成信息管理工作，這大大制約了檔案信息電子化的進程。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化，但目前檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。另外，要實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。由于許多檔案部門缺乏現代高技術人才，所以盡管引進了現代化設備，但是仍不能充分發揮作用。最重要的是在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式層次不一、各行其是，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

二、現代事業單位檔案管理電子信息技術化問題的解決對策

國家檔案行政管理部門作為政府管理事業單位檔案工作的職能部門，首先應打破固有的直接管理事業單位檔案工作的思想觀念和規章制度束縛。與紙質文件比較，電子文件需要借助現代辦公設備才能被閱讀利用起來，已經不再具有紙質文件的直觀性特點，是可共享的，也不再受時間和距離的影響，可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞。

為了將事業單位檔案管理電子信息技術化存在的問題徹底解決，首先應實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平。其中，全面普查案卷，去糟取精是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作，首先要剔除無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作，所以就應結合事業單位本身的圖書館實行實際的規范著錄工作。

其次，在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大，需要人們加以科學地管理，才能便于人們的利用。電子文件的檢索應所遵循的是方便利用和便于文件保密的原則，只有做到科學分類，電子文件才能實現查找便捷的功能。

最后，要加快數據準備推進事業單位檔案現代化管理進程。在事業單位檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是+大工程，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。應分清輕重緩急，循序漸進，在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、利用率高低、是否開放和價值大小對所有全宗進行排隊，將社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

三、結束語

作為事業單位信息化工程一部分的檔案電子信息化建設絕對不能脫離實際盲目推進，必須與事業單位的信息化建設和經濟基礎協調，與信息技術相協調，與事業單位的信息需求相協調，與全國信息化工程相協調。隨著社會信息化時代的到來，實現事業單位的信息化是事業單位發展所面臨的一個巨大挑戰，而這一切最終的源頭都是原自于完整的檔案資料。事業單位要發展，要進步，要生存離不開檔案，事業單位也只有管好，理好本單位的檔案資源，才能更好的為事業單位的建設服務，才能使得事業單位在激烈的市場競爭中表現不凡的魅力。

近年來我國在推進檔案管理現代化的進程中通過實行標準化、規范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平，已初步建成了計算機檢索體系為實行計算機管理打下了扎實的基礎。總之，事業單位檔案行政管理部門應綜合考慮各方面的因素統籌協調，積極聯合其他政府部門、行業協會、工商聯、商會等各個方面的力量加強論證和宣傳，培育事業單位檔案信息化建設的氖圍，把阻力轉化為開拓創新的能力和動力。事業單位檔案管理電子信息技術化是一個長期而又復雜的工程，不可能—蹴而就、一勞永逸，必須在充分論證與準備的基礎上緩步推進。

參考文獻

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