汾西礦業(yè)集團建立物資采購動態(tài)數(shù)據(jù)庫的實踐

王銅

[摘要]降低成本，實現(xiàn)效益最大化，是企業(yè)的最終目標(biāo)。通過建立物資采購的動態(tài)數(shù)據(jù)庫，使數(shù)據(jù)庫物資采購價格與市場價格隨時保持一致，具有可靠的參考價值，達到降低采購成本的目的。

[關(guān)鍵詞]物資采購 招標(biāo) 動態(tài)數(shù)據(jù)庫

[中圖分類號]G250.74

[文獻標(biāo)識碼]A

[文章編號]1672-5158（2013）05-0151-02

前言

目前，企業(yè)面臨材料價格上漲、技術(shù)更新加快、采購成本高、部分供應(yīng)商壟斷、開發(fā)供應(yīng)商難度加大等物資采購環(huán)節(jié)的嚴(yán)峻形勢，企業(yè)必須更新采購觀念和創(chuàng)新采購模式，用戰(zhàn)略思維構(gòu)筑企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略采購體系，達到降低企業(yè)采購成本、增加企業(yè)利潤空間的目的。

擁有并保持一個具有高度競爭力的供應(yīng)市場，具有成本領(lǐng)先優(yōu)勢，對任何一個公司，都是具有關(guān)鍵戰(zhàn)略意義的。隨著市場競爭的日趨激烈，面對日益嚴(yán)峻的成本壓力和殘酷的市場挑戰(zhàn)，科學(xué)管理物資供應(yīng)商使之提供合適的產(chǎn)品或服務(wù)，已成為眾多企業(yè)規(guī)避風(fēng)險、提升核心競爭力的必然選擇，采購成本控制與供應(yīng)商管理已成為影響企業(yè)未來市場競爭能力的關(guān)鍵因素。

傳統(tǒng)的采購管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，采購部門也不僅僅是“買東西”，對供應(yīng)商進行現(xiàn)代化管理正逐步成為采購部門的重要職責(zé)。供應(yīng)鏈管理體系應(yīng)用而生，對降低供應(yīng)環(huán)節(jié)的風(fēng)險、提高服務(wù)的響應(yīng)速度和持續(xù)的降低成本有著無可比擬的巨大作用。供應(yīng)鏈管理體系建立后，每年在供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)可節(jié)約成本6-8%，效益相當(dāng)可觀。

建立物資采購運態(tài)數(shù)據(jù)庫可以提供所需物資實時市場價格動態(tài)和采購價格信息，為集團公司決策提供數(shù)據(jù)支持，降低采購成本，減少前期市場調(diào)研消耗，同時避免了人工管理帶來的暗箱操作，形成不必要內(nèi)耗，為集團快速響應(yīng)市場、提高企業(yè)核心競爭力夯實基礎(chǔ)。

1動態(tài)數(shù)據(jù)來源

1.1山西焦煤物資價格目錄、集團公司歷年采購的各種物資價格歷史數(shù)據(jù)，由各采購單位提供的實時物資交易數(shù)據(jù)。

1.2通過暗標(biāo)方式與準(zhǔn)人的商貿(mào)公司或供貨企業(yè)簽訂協(xié)議，由準(zhǔn)人的供應(yīng)商聯(lián)網(wǎng)實時傳遞物資的價格數(shù)據(jù)，并匯總到動態(tài)數(shù)據(jù)庫中。

1.3準(zhǔn)入供應(yīng)商的下屬供應(yīng)商物資報價。使企業(yè)對每一項采購物資的來源有地可尋，更準(zhǔn)確的判斷采購成本、采購價值。

1.4市場實地調(diào)查物資的價格數(shù)據(jù)。由市場調(diào)研組調(diào)研而成，多方互相制約，促進工作快速完善執(zhí)行。

2數(shù)據(jù)庫的管理

2.1物資采購價格動態(tài)信息，只限于集團公司領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱查看和對物資采購的管理工作提供參考。

2.2動態(tài)數(shù)據(jù)庫由企管處負責(zé)建立，提供接口給二級物資采購單位，二級物資采購單位根據(jù)集團公司的要求建立本單位的物資采購數(shù)據(jù)庫，并與集團公司動態(tài)數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，每周將集團公司各單位物資的采購情況，上網(wǎng)報送集團公司領(lǐng)導(dǎo)。

2.3物資價格如果變化，數(shù)據(jù)庫管理人員根據(jù)準(zhǔn)人商貿(mào)公司或供貨企業(yè)實時傳遞的價格變動情況和變動原因，及時對物資價格數(shù)據(jù)進行調(diào)整，同時向二級物資采購單位通報市場物資價格變動情況。

3實施步驟

3.1成立動態(tài)數(shù)據(jù)庫管理小組

3.2成立招標(biāo)小組

3.3成立監(jiān)督小組

4數(shù)據(jù)庫功能

4.1權(quán)限分配

領(lǐng)導(dǎo)決策層權(quán)限：查看、修改、審批、發(fā)文通告功能。

供應(yīng)商權(quán)限：自己獨立賬號下資料的查看、添加。

采購部權(quán)限：執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示采購工作，訂單生成、進度查詢、到貨驗收、結(jié)單付款申請?zhí)峤弧?/p>

財務(wù)部門權(quán)限：驗收單查看、財務(wù)審批、上下級工作通報。

企管處：相應(yīng)權(quán)限下資料查看、錯誤糾正修改。

4.2數(shù)據(jù)庫角色分層

4.2.1供應(yīng)商

產(chǎn)品以類別詳細劃分，可實現(xiàn)按類別、按名稱等的檢索。使領(lǐng)導(dǎo)的查詢條理明晰。

同樣，由于我集團公司采購物資種類、規(guī)格繁多，我們可根據(jù)采購物資的不同而把供應(yīng)商劃分為不同級別，以方便領(lǐng)導(dǎo)層對物資信息的檢索。

集團采購物資科系統(tǒng)，可按照采購頻率、單次采購數(shù)量、合同金額大小等將其劃分開來。即：長期主要采購物資、長期次要采購物資、臨時大宗采購物資、臨時小量采購物資。

因此，供應(yīng)商也可按照物資采購類別的劃分來歸類，分為A、B、C、D四級。

A級應(yīng)商是我集團公司長期主要物資的供應(yīng)商。為集團公司長期緊密戰(zhàn)略性合作伙伴。主要材料的提供者。

B級供應(yīng)商為我集團公司長期次要物資供應(yīng)商。采購頻率較低。

C級供應(yīng)商為我集團公司臨時大宗物資供應(yīng)商。采購數(shù)量多。

D級供應(yīng)商為我集團公司臨時小量物資供貨商。涉及合同單位小，金額少，合作數(shù)量少。

一級供應(yīng)商供應(yīng)物資還含有許多從小供應(yīng)商處匯總而來的物資，我們要更清楚的了解采購情況就需要對這些小供應(yīng)商報價也集成到數(shù)據(jù)庫。相對應(yīng)的這些供應(yīng)商我們將其劃分為二級供應(yīng)商——a、b、c、d級。a、b、c、d級供應(yīng)商是有特定上家的供應(yīng)商，隸屬于A、B、C、D之下，為A、B、C、D級供應(yīng)商的下級供應(yīng)商。二級供應(yīng)商需將其供應(yīng)給一級供應(yīng)商的產(chǎn)品、規(guī)格、合同數(shù)量、合同金額詳細列表填寫。供我集團公司查看。

各供應(yīng)商聯(lián)系人為集團公司企管處主管人員，各企管人員在各自領(lǐng)域內(nèi)享有獨立查看，錯誤批復(fù)、修改權(quán)限。真正做到任務(wù)責(zé)任到人。

4.2.2集團公司管理人員

根據(jù)集團公司實際情況，集團公司軟件實操者包括企管處的企業(yè)管理者及采購部業(yè)務(wù)執(zhí)行者兩大類。

軟件瀏覽內(nèi)容上兩者嚴(yán)格劃分，各司其職，有效防止業(yè)務(wù)人員的暗箱操作。

企管處主要負責(zé)保證數(shù)據(jù)庫信息準(zhǔn)確實時性，在供應(yīng)商價格變動情況下可及時將變動更新到數(shù)據(jù)庫。

采購部主要執(zhí)行采購任務(wù)，需要對采購流程進行一系列作業(yè)，不享有數(shù)據(jù)庫的查閱權(quán)，只有上傳已購物資價格數(shù)據(jù)權(quán)限。不同崗位上的業(yè)務(wù)員負責(zé)范圍明確分配。對無關(guān)事宜不需要享有查看功能，統(tǒng)一界面下按業(yè)務(wù)員編號登陸管理系統(tǒng)，界面簡單清晰。

4.2.3招標(biāo)部

通過招標(biāo)小組，在BS架構(gòu)網(wǎng)頁上對網(wǎng)上的投標(biāo)單位投標(biāo)報價進行匯總處理。

4.2.4監(jiān)督部

對投標(biāo)網(wǎng)頁投標(biāo)信息享有查看權(quán)，抽取數(shù)據(jù)做記錄對比招標(biāo)部報告進行招標(biāo)監(jiān)督工作，可實時查閱數(shù)據(jù)庫內(nèi)自動對比生成的價格大幅異動。

5軟件說明

軟件專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)化的界面，細節(jié)到了每一個按鈕、面板、標(biāo)簽、圖標(biāo)、滾動條、狀態(tài)欄及封面的設(shè)計。美觀大方，流程設(shè)置清晰明了，使用戶在辦公時舒適、便捷。

軟件采用BS+CS架構(gòu)（通俗說CS就是客戶端+服務(wù)器端，每臺電腦必須安裝客戶端，優(yōu)勢是速度快，可以處理復(fù)雜數(shù)據(jù)。BS就是網(wǎng)頁形式的，優(yōu)點是免維護，免配置）。

二級供應(yīng)商數(shù)量繁多，商家具有很大不確定性，集團公司亦不與其產(chǎn)生直接業(yè)務(wù)，僅了解其產(chǎn)品報價即可，因此，二級供應(yīng)商的報價需采用BS架構(gòu)（其登陸賬號由一級供應(yīng)商負責(zé)發(fā)放，我方進行審核），簡單便捷易實現(xiàn)我方調(diào)閱目的。界面羅列上級供應(yīng)商（一級供應(yīng)商）名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品報價、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品產(chǎn)地等等，可直接在線提交數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)小供應(yīng)商實時網(wǎng)上報價。

一級供應(yīng)商是我集團公司的直接物資供應(yīng)商。涉及業(yè)務(wù)流程手續(xù)，辦理需要相關(guān)人員審批，因此，一級供應(yīng)商的報價采用CS架構(gòu)。在每個一級供應(yīng)商處發(fā)送數(shù)據(jù)庫管理軟件，在供應(yīng)商各自的權(quán)限平臺下填寫報價單，報價單發(fā)送至相關(guān)業(yè)務(wù)員系統(tǒng)，避免因數(shù)據(jù)繁多導(dǎo)致的錯誤和丟失。一級供應(yīng)商上無修改下級供應(yīng)商報價資料權(quán)限，僅可拉取報價。

一級供應(yīng)商全程操作可留痕查看，自動集成供應(yīng)商報價動態(tài)數(shù)據(jù)庫，供我方隨時調(diào)閱。

歷史合作商各產(chǎn)品成交價格從采購部數(shù)據(jù)中自動生成列表記錄，集成歷史價格數(shù)據(jù)庫。

供應(yīng)商報價動態(tài)數(shù)據(jù)庫與歷史價格庫自動對比生成動態(tài)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)決策層通過對動態(tài)數(shù)據(jù)庫的查詢掌握價格差異。（與現(xiàn)貨交易查詢軟件類似，實時顯示物資價格變動、最新報價、最新成交價格）

當(dāng)投標(biāo)報價與歷史價格相差超過10%時產(chǎn)生價格異動，生成異價數(shù)據(jù)庫，自動提示領(lǐng)導(dǎo)決策層，方便領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確的判斷。

6結(jié)束語

汾西礦業(yè)集團公司歷年采購的各種物資共有11大類，367個類別，約38400余種物資，年采購量近100億元，物資采購的質(zhì)量與價格直接影響全集團公司的生產(chǎn)。采購成本下降2%所帶來的利潤，需要增加10%的銷售額才能達到，建立物資采購動態(tài)數(shù)據(jù)庫，必將加強集團公司物資采購的監(jiān)督管理工作，進而達到降低采購成本的目的。