適應檔案數字化建設，提高館員信息化素質

詹勝萍

[摘要]本文提出了數字檔案館建設面臨的“瓶頸”，指出了對數字檔案館工作人員進行素質教育，特別是信息素質教育的設想？

[關鍵詞]檔案數字化 檔案館員 信息化素質

[中圖分類號]G271

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672-5158（2013）05-0396-01

進入21世紀以來，從國家檔案局中央檔案館全國各檔案部門印發《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地檔案部門紛紛制定自己的檔案信息化方案，展開了新一輪全國檔案信息化工作的熱潮，其中數字檔案涫建設更是熱點中的熱點。當前要完成《綱要》確定的目標，需要突破如下“瓶頸”，解決好下面幾個問題：

首先，領導提高認識，才能加快檔案信息數字化進程。檔案信息數字化，是數字檔案館基礎。但有些地方領導并沒能對其給予足夠的重視。以機讀目錄為例，全國各級各類檔案部門共保存2億多卷（件）檔案，估計有2030億條目錄數據（按每卷有10～15份文件計算），但全國檔案目錄數據能用計算機管理起來的，至多占全國檔案目錄數據總數1/3不足。這樣的水平，距離全部檔案信息的數字化就更遠，對此必須引起各有關領導的重視。

其次，工作缺少相應的部門領導。目前，全國在市（地）、縣（市）兩級檔案局館的編制序列中，在相關的職責范圍內，還沒有設置專門負責檔案信息化工件的部門與機構。雖然機構改革的要旨是精簡人員，但根據社會發展變化的需要設立新的專門工作機構也是必要的。甚至可以根據檔案信息化的需要對現行檔案管理機構進行重組，有必要在現有市（地）、縣（市）兩級檔案局（館）中，設立專門負責檔案信息數字化以及電子文件管理的部門，以便從組織上保證這一任務能夠得以落實。否則，好計劃也會因沒有人去具體實施而落空。

再次，一些行動起來的單位又急需更新換代，改變主機多代同堂的技術裝備落后局面。從檔案界開始運用計算機至今，我們的硬件技術裝備由幾臺發展到上萬臺，這是很大的進步，但是與飛速發展信息技術和檔案信息化應用目標的要求相比，還顯得嚴重滯后。僅僅計算機主機CPIJ的“286、386、486、P1、P2、P3、P4”的多代同堂一項，就讓檔案管理系統軟件的推廣難以收到預期的效果。

最后，支持的資金不足。檔案信息化工作需要較大的資金投入，無論是軟硬件設備購置，還是檔案信息數字化都要有必要的資金支持。僅以檔案信息數據化為例：以每著錄一條需人工費0.2元計算，僅全國現有的20～30億條目錄，就需要人工費用4-6億元之巨。如果再加上硬件損耗、電費、存貯設備材料及相關費用，所需費用將更大。從長遠來說，這項開支的費用遠比購置硬件設備的支出要大得多。但目前全國中西部地區的大多數市、縣兩級檔案部門的財政狀況十分困難，難以保障這項工作的經費需要。

另外，由于前面幾個原因，直接導致對員工信息化培訓不夠。檔案信息化是由先進的計算機等信息化裝備與掌握信息技術知識的人共同來實現的，二者缺一不可。近年來盡管我們檔案工作人員的信息知識與技術水平已經有了一個非常大的進步。但由于信息技術盼陜速發展、財政狀況、工作條件與工作實際的限制，與其他行業相比，我們的全員信息技術水平還是偏低，而且有進一步拉大的趨勢，必須急起直追。

綜上所述，問題根本在于人的因素。當務之急全員信息技術水平偏低是一個關鍵性的制約環節。這是因為數字化檔案館就其本質而言屬文化范疇。數字化檔案館的真正的成功，不是以軟件、硬件系統的構建完成為標志，而只能是以每個檔案館工作人員實實在在地應用起來并不斷產生著檔案信息資源為準繩，最終體現在檔案服務機制的創新、檔案館工作人員素質的提高以及檔案信息利用效率的提高上。因此，必須實現全員信息技術知識與水平的提升，才能保障數字化檔案館正常有序地運轉。這樣，培訓就成為檔案館管理與工作人員知識與技術水平更新與提高的主要手段。

1.確立信息技術培訓在檔案專業教育中的地位

信息技術培訓是信息社會對檔案業務教育的客觀要求，在檔案專業教育中占有十分重要的地位。數字檔案館是建立在信息化技術平臺上的，隨著信息技術的進步與發展，數字檔案館技術裝備的更新，檔案館管理與工作人員的知識與技術水平都需要不斷更新與提高。由于數字化檔案館不是檔案館個別工作環節的信息化，只要有少數幾位同志懂得計算機、網絡與相關技術就可以，而是整個檔案館全部主要工作環節的信息化與數字化。應該明確計算機如同筆一樣是從事檔案工作的基本工具，學會使用計算機等信息技術裝備是每個檔案工作人員應具備的基本工作技能。

2.制定在職檔案工作人員計算機教育整體規劃

將信息技術教育的內容列入檔案工作人員崗位培訓的必修課，要求檔案工作人員掌握計算機基礎知識、基本操作等信息技術，學會使用計算機這一現代化信息處理工具處理檔案信息，持證上崗。

將信息技術應用能力列入檔案專業技術職稱考評的內容，對不同層次、不同崗位的檔案專業技術人員使用計算機的能力做出相應的要求，以考促學，提高全體檔案工作人員的計算機應用能力。

在普及的同時舉辦較高層次的信息技術專題培訓，培養和造就檔案專業中、高層次的信息技術人才。

3.著眼于實用，下大氣力抓好普及，適應現代發展的要求

對檔案館工作人員進行網絡通訊知識的系統培訓，包括因特網的基本情況和基本應用，如網絡歷史、網絡文化、網絡術語知識、電子郵件收發等；因特網的檔案信息資源分布和查找方法，熟悉常用瀏覽器和站點的使用，對一些常用搜索引擎，不同檔案數據庫的搜集范圍和使用方法等有一個人的“主頁”；多媒體檔案信息的特點和檢索方法。

檔案館工作人員還要具備良好的英文水平。當前因特網上的檔案信息主要是因英文能力不高，而導致使用網絡十分困難。

檔案館工作人員還應具備整理檔案信息的能力。通過網絡系統，把分散的檔案信息組合整理，提供給用戶。

這其中，信息化教育對檔案部門的大多數人來說，重點不是高深的計算機、通訊、網絡理論教育，而是應用教育，是使用技能教育。這樣的信息化教育對學歷要求并不高，現在檔案部門的受教育程度完全可以滿足這一要求。

基于以上認識，檔案部門特別是中西部欠發達地區檔案部門檔案信息化人才隊伍建設策略應該是“以用為主，學用結合”。即根據中西部欠發達地區檔案部門檔案信息化建設的總體要求與進程，以信息技術在檔案信息化中的應用為重點，以提高全員信息技術應用技能為目標，邊用邊學，以用促學。

總之，檔案人員的素質教育關系到數字檔案館建設的成敗，應當引起我們足夠的重視。