淺析檔案信息化建設進程中的幾點思考

杜曉雪

[摘要]隨著科技的發展，檔案管理信息化成為檔案管理發展的必然趨勢，現代化的檔案信息管理中應用到大量的計算機網絡技術，檔案信息化建設能夠有效實現檔案信息資源的共享和合理配置，使得現代化檔案管理更科學更合理。本文對檔案信息化管理的內涵進行了簡要分析，并對檔案信息化建設的程序和檔案信息化建設進程中應注意的問題進行了探討

[關鍵詞]科技；計算機網絡；檔案管理；信息化；建設。

[中圖分類號]G271

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672-5158（2013）02-0397-01

一、檔案信息化管理的內涵

檔案信息化管理涵蓋的內容主要有以下四個方面：一是在檔案信息管理中采用數字化和網絡化技術，為檔案信息化建設奠定基礎；二是通過科學的管理和規劃，實現檔案信息接受、信息傳遞、信息存儲和信息利用的一體化；三是在計算機網絡中建立相應的交流平臺，從而有效實現檔案信息的高度共享；四是加強檔案信息化建設的力度，從而引發檔案信息管理模式的變革。

二、檔案信息化建設的程序

1.檔案信息化建設

檔案信息化建設是利用計算機網絡來館藏各類檔案的，該工作是在網絡化辦公條件下實現的，能夠在檔案信息管理中實現電子檔案管理的網絡一體化。檔案信息化建設就是通過辦公網絡，實現檔案資源的數字化，檔案管理部門不僅要加強信息管理人員的數字化操作技術，還要設置相應的監理部門，對數字化檔案的鑒定和歸檔情況進行監督，以免歸檔不全和歸檔不及時等檔案管理不規范現象的發生。

2.促進檔案信息數字化的程序

檔案數字化必須做到檔案信息的保真，在進行紙質檔案的數字化歸檔時，采用圖片掃描的方式確保檔案信息的真實性，錄音類檔案的數字應原樣存儲。電子檔案的數字化管理應做到將文檔草稿、修改稿、發文紙和正文全部歸檔，并做到電子文檔的不可變更。檔案信息化建設中一定要做到安全管理，這就意味著檔案管理部門要做好保密工作，首先要確保檔案數字化的存儲安全，采用自動備份的形式對數字檔案進行保存。其次要確保數字檔案的安全使用，使用功能強大的防火墻措施保證數字檔案及其使用環境的安全。最后要確保身份安全，采用登錄身份認證或者動態口令的形式，有效加強數字檔案的保密力度。

3.優化檔案信息化管理制度

要想對檔案信息化管理制度進行優化，首先要在檔案信息化管理模式下，定期對歸檔部門工作進行指導和總結，對檔案信息化管理進行全程監督。其次要在檔案信息化的條件下，要做到檔案信息查詢的開放和安全管理，最基本的措施就是設置檔案信息查詢權限和安全安全管理協議。最后要意識到檔案憑證的法律效益，確保檔案數字信息與檔案事物原件保持一致。

三、檔案信息化建設進程中應注意的問題

1.檔案目錄的計算機管理

檔案信息化管理包括檔案目錄的計算機管理，檔案目錄的計算機管理就是將檔案的目錄信息輸入并存儲到計算機中，其優點是可對檔案進行邏輯歸檔和有序管理。檔案目錄的計算機管理能夠實現快速檢索的目的，此外，使用計算機管理檔案目錄還具有處理能力強和存儲量大的優點，可實現一定范圍內檔案目錄集中管理的目標，并建立科學規范的信息交流平臺，實現部分檔案信息的開放性。目前，我國各行各業的檔案信息管理都采用了檔案目錄的計算機管理模式，以此對工作情況進行記錄和存檔，實現了檔案信息的科學管理。但其中仍然存在許多問題，首先檔案管理軟件的價格昂貴，其功能性雖然已經日趨成熟和完善，但其高額的費用使得檔案信息化建設受到阻礙，相關部門和軟件開發商應采用“薄利多銷”的經營戰略，使得檔案信息化管理的成本更低。其次，檔案的錄入進度也檔案管理者倍感壓力，一般來說地縣級需要錄入的目錄就高達幾十萬條，使用單機版軟件每年只能錄入二萬條左右，檔案管理部門應該使用網絡版軟件錄入檔案目錄，將檔案管理工作進行合理的分配，采用多人多機操作的形式進行檔案目錄的錄入。此外，檔案目錄的計算機管理中的主題詞填寫也是一項常見問題，一般來說檔案目錄的計算機管理中，需進行大量的人工著錄標引，其工程量較大、較繁重，在進行檔案目錄錄入的時候應采取分步實施的方式確保數字檔案的科學管理。

2.電子檔案的歸檔

電子檔案的正確歸檔就是利用計算機將電子檔案進行收集和整理，然后將其以數字信息的形式記錄在磁性記錄材料和光盤載體上，近幾年來，檔子檔案的歸檔模式一直在進行不斷地革新，但其中仍然遇到許多問題。做好電子檔案的管理，應做好檔案信息的收集、整理和存盤工作，具體情況如下：

（1）對電子文件進行簡單排序。排序的方式多種多樣，可按照文種和文號對文件進行排序，該方法簡單易行，無需任何檔案管理軟件，進行脫機工作即可，但文件的部分檢索必須采用手動檢索的方式。

（2）使用檔案管理軟件管理檔案目錄。采用該方式能使得檔案的檢索更方便、更快捷，同時也能對電子檔案進行有序管理，在實現機上閱文時實現文件的快速檢索。

（3）確保電子檔案與紙質檔案的歸檔保持一致。電子檔案的分類和歸檔管理應與紙質檔案保持一致，以免形成兩套檔案目錄，給查閱造成不必要的麻煩。一般來說，電子檔案和紙質檔案都可以按照成文的時間來進行排序，此外，還要將紙質檔案進行數字化轉變，這就是說，檔案管理部門不僅要要將紙質檔案上的內容輸入到計算機中的檔案管理系統中，還要對紙質檔案進行完整的掃描，并對其進行數字化存檔。

總的來說，對電子檔案的歸檔應該做好電子文件的接收和管理工作。不少人認為，隨著科技的發展和計算機網絡技術的革新，網絡辦公成為一種最普遍的辦公形式，對電子檔案進行歸檔時，只需在網上采集電子文件即可。經過研究發現，網上次啊及電子文件易出現采集不全的情況。網上發布的電子文檔的保密性較差，許多保密性較強的文章都不能傳輸到網絡上，這就造成了電子文件的支離破碎和殘缺不全。對電子檔案進行收集和整理，最好是接收基層基層部門已經整理好的電子文件。各行各業的電子檔案管理部門在進行電子檔案管理時，應該采用同類型的軟件對電子文檔進行歸檔，并對其進行備份。使用電子檔案管理軟件對電子文件進行整理，應該安排基層進行電子文件的歸檔。這樣能夠充分調動基層工作的積極性，并減輕檔案管理部門電子檔案管理的壓力。

3.數字檔案館的建立

要想實現檔案信息化建設必須建立數字檔案館，數字檔案館的研發與建立能夠加強我國檔案信息化管理的力度。電子檔案館的主要作用就是將館藏的檔案數字化，通過科學合理的手段對所需的電子文件進行收集和整理，并將其錄入到計算機中，最終通過網絡的形式將檔案信息公布給社會大眾，為其提供查閱檔案的優質服務。數字檔案館檔案信息化管理的工作量很大，很難實現檔案的全部數字化，因此，必須將現有的檔案信息分為館藏檔案、未進館檔案和現行文件三種類型，然后數字檔案館就可以根據需要，將具有地方特色的重要的檔案轉化成數字檔案，并將剩下的氣體檔案進行檔案目錄的錄入，方便相關人員通過該目錄對未進館檔案和現行文件進行查閱。由于檔案的數量過多，無法實現檔案的全部數字化，因此，數字檔案館的工作人員必須將其工作重點轉移到對現行文件的收集上，盡可能多的實現檔案信息化，為社會提供更好的服務。

總結

檔案信息化建設能夠更好的為社會提供服務，至我國檔案管理中一項最重要的任務，各行各業應該充分意識到檔案信息化建設的重要性，對檔案信息化管理進行合理的規劃，對檔案信息資源進行深入的開發和廣泛利用，從而有效加快檔案信息化建設的步伐。

參考文獻

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