淺析干部檔案科學化管理

黃志輝

[摘 要]干部檔案與人才培養和發展密不可分，重要性不言而喻，管理好干部檔案不僅是干部管理一項重要任務，更有助于人才隊伍建設本文試看從干部檔案管理視角，淺析如何提高干部檔案管理質量、科學化水平。

[關鍵詞]干部檔案 管理 科學化

[中圖分類號]C36

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）02—0410—01

干部檔案是人才信息的重要載體和人才考察的重要依據，是人事管理工作重要組織部分，為選人、用人、育人提供重要支持。近年來，隨著人事制度改革不斷深入，干部檔案發揮的作用和地位也越來越突出，干部檔案管理的質量、科學化水平直接關系到干部人事管理工作。因此，有必要對干部檔案管理工作進行有效梳理，發現問題、分析原因、尋找解決對策，切實提高干部檔案管理科學化水平，更好地服務于組織人事工作。

一、干部檔案管理存在的問題及原因

（一）干部檔案缺失現象普遍

盡管干部檔案在不斷補充、更新及完善，但管理過程中積累下的問題仍然很突出，特別是干部檔案缺失現象比較普遍，影響到干部檔案完整性。從檔案缺失原因分析來看，主要來自兩方面，一是以往檔案整理不嚴謹造成資料收集困難，二是現有制度執行不到位造成新的缺失。歷史原因造成的材料缺失是由于以往干部檔案收集整理疏忽和遺漏，本應收集歸檔的材料沒有歸檔，之后再收集歸檔就很困難，直接影響了干部檔案的連續性及完整性?，F有歸檔制度落實不到位表現在檔案管理的收集、鑒定、歸檔、移交等制度和程序不健全、不規范，又缺乏必要的監督約束機制，進而造成的新的缺失。

（二）干部檔案真實規范性有待提高

檢驗干部檔案質量重要的標準是其真實性、規范性，而在實際操作中時，由于檔案管理人員審核把關不嚴格，導致檔案失真、不規范現象屢有發生。通常表現為對檔案材料審核鑒定不嚴格，未經過調查核實或無法獲取評判依據。如在審核鑒別材料時，把關不嚴造成檔案材料出現項目空缺、錯填、漏填，前后不一致現象，甚至有些材料項目存在涂改現象。即使檔案管理人員發現檔案有疑問，但未進行認真調查核實，或是難以獲得調查結果，也會導致不規范、不真實的檔案存檔。

（三）干部檔案管理效率偏低

在實踐中發現，企事業單位對檔案管理工作不夠重視，管理不嚴謹，缺乏專業人才和技術支持，導致干部檔案管理效率偏低。究其原因主要有：一是檔案管理人員素質影響管理效率。通常檔案管理工作受不到足夠重視，檔案管理采取兼崗形式居多，檔案管理工作只是管理人員職責的一部分，而且檔案管理人員很少是專業出身，政治素養和業務能力也難以滿足日益科學化的檔案管理需要，對檔案審核整理標準理解難免有出入，容易導致檔案審核鑒別不準確、把關不嚴、錯裝漏裝材料等現象。二是檔案管理工作性質及激勵機制影響管理效率。由于檔案管理工作比較枯燥乏味，加之長時間從事檔案管理工作缺乏必要的激勵機制，檔案管理人員也容易形成倦怠，疏于管理，未能嚴格遵循檔案管理規章制度，影響了檔案管理效率。三是干部檔案利用水平影響管理效率。當前企事業單位干部檔案利用水平還偏低，不僅受干部檔案保密原則影響，檔案不得隨意借閱，而且檔案本身質量也有關系，有些檔案本身存在失真現象，部分鑒定、考察材料內容趨同，對檔案進行查閱參考價值大打折扣。四是信息化程度影響管理效率。目前干部檔案管理系統還不完善，信息化程度不高，難以實現局域網權限查詢功能，影響檔案利用效率。

二、干部檔案科學化管理對策

（一）完善管理制度，實現檔案管理規范化

針對干部檔案管理中存在的問題和難點，必須建立健全干部檔案管理制度，嚴格遵循制度實施標準化、規范化管理。一是要確保收集歸檔規范化。建立健全干部檔案收集歸檔制度，加強歸檔制度的落實和宣傳，建立與檔案材料形成部門的收集聯系制度，根據各部門形成干部檔案材料的途徑不同，定期收集歸檔材料，確保檔案材料及時、準確歸檔。二是要確保鑒別審核標準化。建立健全干部檔案鑒別審核制度，嚴格按照檔案整理規范要求，對檔案材料進行分類鑒別，審核無誤，做到分類清晰、時間順序準確。

（二）提高人員素質，實現檔案管理專業化

隨著干部人事制度改革不斷深化，對檔案管理員素質要求越來越高，要求管理人員年輕化、專業化。一是重視干部檔案管理工作。企事業單位要改變以往對檔案管理工作不夠重視局面，提高大家對干部檔案重要性認識，將干部檔案管理列入重要工作日程，安排具備一定的業務管理技能和計算機水平的專業人才充當檔案管理人員。二是提高檔案管理人員思想政治素養。檔案管理工作具有專業性較強，枯燥乏味等特點，應對干部檔案管理人員加強思想教育，提供交流溝通機會，創造良好的工作環境和發展空間，培養他們責任感、使命感，提高思想認識水平。三是加強檔案管理人員培訓和教育。采取業務知識學習、經驗交流及業務技能培訓班等形式，增強檔案管理人員理論知識，提高業務操作技能，進一步提升工作能力。同時鼓勵管理人員繼續學習教育，開拓視野，更新觀念和知識，提高政治素養，更好服務于檔案管理工作。四是建立工作目標考核機制。將檔案管理工作列入考核目標，明確檔案管理人員職責，開展定期檢查，督促整改，切實提高檔案管理人員工作水平。

（三）加強信息化建設，實現檔案管理科學化

目前檔案材料基本上還是以紙質材料為主，電子化、信息化水平有限，制約檔案管理科學水平，為適應時代發展有必要建立現代化干部檔案管理信息體系。不僅要加強電子文檔建立、保管和使用，實現檔案檢索、查找、借閱等智能化，還需完善干部檔案管理信息系統，設置相應權限，實現局域網非保密信息查詢、共享服務，提高干部檔案利用效率，實現檔案科學化管理。

參考文獻

[1]崔麗.干部檔案管理難點與對策[J].現代經濟信息，（2010）12.

[2]姜冰清，趙云.干部檔案管理過程中的問題及對策[J]