美術院校研究生管理系統的規劃與設計

梁小雁

（廣州美術學院 研究生處，廣東 廣州 510260）

一、引言

隨著美術院校研究生教育的迅速發展，研究生的數量逐年增加，信息量以倍數增長，傳統手工或計算機單機處理信息的管理手段已經難以適應工作需要。鑒于這種新形勢，開發一個穩定、高效率、滿足研究生管理工作需要的研究生管理系統勢在必行。本文力求在充分調研美術院校研究生管理工作需要的基礎上，對基于網絡的研究生管理系統進行規劃與設計。

二、系統規劃與設計的目標

（1）通過系統管理工作能有效地整合與共享各項數據，實現自動化處理,把管理部門從繁重重復的手工工作中解放出來。

（2）將研究生參加入學考試、錄取、學籍管理、課程學習、學位授予、畢業分配整個培養過程納入統一管理,實現數字化、規范化信息管理，建立完整的研究生培養過程數據庫系統。

（3）系統處理的覆蓋面廣，能處理各學科門類、各培養層次學生的信息。

（4）有良好的查詢與統計功能，能用報表或圖表等各種形式輸出結果。

（5）能實現網絡化，用戶可通過計算機網絡隨時隨地對數據庫進行瀏覽、查詢及信息反饋。

（6）立足于美術院校研究生管理工作需要，體現本校學科特色。

三、用戶分析

使用該系統的用戶有研究生、研究生導師、任課教師、工作秘書、研究生處、管理員六類。（見表1）

表1

四、系統界面各模塊的功能分析

1.通知公告管理模塊

管理員可在該模塊發布研究生教育管理的相關規定及日常的通知公告，用戶通過瀏覽系統可快速獲取學校最新內容。

2.學科建設模塊

學科建設模塊包括學校學位授權點、各研究生培養部門及導師的情況介紹，內容由研究生處錄入，一些動態信息（如課題介紹、導師歷年招生信息及所指導學生情況）由系統從其他管理模塊自動鏈接提取。

3.招生管理模塊

該模塊包括匯總各培養部門的招生計劃、目錄，編制招生簡章，考生數據導入，考號編制，考試科目及考場安排，考試成績錄入，錄取結果，數據統計打印等功能，各培養部門、研究生處根據管理權限可進行相關操作。

4.學生信息管理模塊

該模塊包括研究生基本信息、學籍信息管理以及校友信息管理。研究生新生基本數據由招生錄取數據導入，還包括黨團員管理、繳費撥款管理、報考英語四六級管理、就業信息管理、發表論文作品登記、獲獎論文作品登記等獎懲記錄。學生可實時在線查看并修改基本信息。每學期注冊報到情況由工作秘書錄入。研究生畢業、休學、復學、退學、結業或者肄業等學籍信息的變動根據學校處理結果，由管理者在線錄入信息。已畢業及獲取學位的研究生轉入校友庫，可根據工作需要隨時查詢。

5.課程管理模塊

該模塊是對研究生課程目錄、選課、成績、考勤以及中期篩選的管理。課程介紹由任課教師輸入內容，研究生在導師指導下，根據培養方案的要求和自己實際情況進行網上選課。上課時，教師做好考勤并在系統里備案，最后課程成績由任課教師輸入，學生可上網查詢該門成績。系統能進行分數統計，可即時打印每個研究生的成績單，并對研究生中期篩選情況進行統計。此外，學校可通過系統組織師生進行抽查調研，對教學質量評價加強管理。

6.學位管理模塊

學位管理模塊包括研究生申請學位、學位授予、上報學位授予信息給教育部等環節。研究生需在網上填寫申請學位的相關內容，在線上傳碩士論文及畢業創作（設計）到學校服務器存檔，工作秘書需將學生的論文、創作答辯等信息錄入系統。系統可打印供學校學位評定委員會評審是否授予學位的材料，學位授予最終結果將生成并上報給教育部的學位授予信息系統。當前國家已有網上上報學位授予信息系統，因此在編制軟件時須與國家上報系統的數據庫保持一致，減少后期上報數據庫遇到的麻煩。

7.就業管理模塊

通過就業管理模塊，學生能及時了解最新的招聘信息、就業政策及動態，研究生培養部門和研究生處能實時掌握學生的就業狀況。與工作單位簽約的同學需在網上登記個人就業信息，由培養部門網上審批，并提供《就業協議書》（已蓋章）紙本文件，最后由研究生處登記備案。

8.研究生導師管理

包括新增導師報名系統、導師信息管理及統計功能。根據學校導師遴選條例相關要求，申報導師資格人員上網填寫個人信息，系統能進行下一步的信息匯總和審核工作，生成可供學校學位評定委員會評審的材料，最終獲得導師資格的教師信息將轉入在校導師資料庫。學?？筛鶕嶋H工作需要，對導師數據進行統計與管理。導師也可隨時通過網絡更新本人信息，并可隨時查詢到自己學生的信息，了解學生的學習狀況。

9.維護模塊

管理員可在維護管理模塊進行信息輸入及更改，根據需要設立多個用戶，并根據不同的用戶給予相應的管理權限。此外，管理員可在該模塊更改系統登錄密碼。

五、應該注意的問題

（1）根據美術學院的學科特性，系統應該富有個性化，能滿足學校自身的實際情況。系統界面的設計在美術學院是很受重視的，良好的系統界面設計能給用戶更好的使用體驗。此外，對美術院校來說，圖像、音頻、視頻等多媒體的存檔是非常重要的，管理系統必須增強多媒體的顯示、儲存等處理功能，例如在登記學生獲獎信息時，其獲獎作品、獲獎證書等圖片必須上傳保存；研究生畢業創作/設計是研究生培養的重要成果，也必須上傳存檔。

（2）進行資源整合和共享，執行統一的信息標準。

在研究生教育管理的各個環節中，許多信息是共享的，有些則是后續過程的實現條件，比如課程學習成績是有資格被授予學位的前提條件等。這些只有以信息傳輸為紐帶、以資源共享為基礎，互相支持和配合，才能實現管理的實質性突破。

采用統一的信息標準是開發管理系統的根本要求，只有這樣，才能使各管理環節的數據共享。目前研究生教育從招生開始,經歷錄取、課程學習、學位評定、就業等過程,上級各個職能管理部門之間給出的信息標準沒有完全統一，造成學校管理部門必須對各項數據重新轉換，才能得到需要的數據，數據轉換過程必然容易產生失誤、數據遺漏等問題。希望上級管理部門給出的信息標準能盡快實現統一，從而減少重復勞動，避免上報的數據信息標準不一致。

（3）充分結合研究生培養方案，根據學校學科特點，增強全校性人文選修課選課功能。

目前部分美術院校的研究生課程暫未開設全校性選修課，學生只能在本院系或自己聯系別的院系選修課程。學分制研究生管理系統的使用，將為開設全校性研究生選修課提供平臺。根據學校學科特點，充分結合研究生培養方案，各院系可推薦優質課程或由學校開設人文選修課供研究生選修，構建符合藝術教育規律和通變創新人才知識結構需求的課程體系，在多學科交叉、融合的良好環境中培養研究生創新能力。

（4）以人為本，加強人員之間的交流與培訓。

信息化管理離不開人的參與。研究生教育的信息化建設是一個以人為主導,利用計算機軟硬件、網絡技術等資源進行信息的收集、加工、儲存、傳輸、更新、檢索和維護,以提高管理效率的人機系統。因此信息平臺的開發設計只有充分征求用戶的意見和建議，才能真正具有實用性。積極創造機會讓用戶之間加強交流，促進信息平臺的建設和優化；同時也對用戶加強培訓，提高信息平臺的操作能力。

六、結束語

網絡化研究生管理系統的設計涵蓋了研究生教育的方方面面，美術院校可根據自身的特點開發一個功能完備、實用、穩定的，滿足研究生教育管理需要的研究生管理系統，搭建一個良好的共享、互動、互補的現代化平臺，從而提高研究生教育的工作水平和效率，推動研究生教育工作的規范化。

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