實驗教學耗材庫存管理系統的設計與實現*

楊建鋒 ，高 嶺 ，朱海陽

（1.西北大學 信息科學與技術學院，陜西 西安 710069；2.西北大學 現代教育技術中心，陜西 西安 710069）

一、引言

一所高校的實驗室建設的投資，關系到教學科研水平提高和高素質人才的培養。而隨著國家在高校實驗室投入力度的加強，高校實驗室的管理工作變得更加繁重，管理也變得愈加復雜。為方便對實驗教學耗材等低值易耗品進行有效管理，建立一套科學化的信息化管理系統迫在眉睫。當前，國內外有許多成熟的庫存管理系統，但是高昂的開發費用對于大部分高校的實驗室來說，是很難負擔的。因此，如何利用現代互聯網技術，采用開源的軟件及技術構建實驗教學耗材庫存管理系統，克服高校實驗教學耗材手工申報、審批及領用管理模式的弊端，對高校實驗教學耗材進行科學規范的信息化管理，提高工作人員的工作效率和管理水平是高校實驗室管理工作亟待解決的課題之一。[1]

二、實驗教學耗材管理現狀

實驗教學耗材管理工作主要包括耗材的申請、審批和領用三個步驟，涉及多個部門的多個人員，傳統的手工為主的管理模式不僅效率低且容易出錯。以西北大學為例，在實驗教學耗材庫存管理系統未上線前，每年初由各個院系單位提交紙質的耗材采購申請表，該申請表里包括需要采購的耗材、規格、數量等信息；各院系單位提交的申請表經由實驗教學耗材管理部門資產設備管理處的工作人員匯總統計，并保存成excel表格形式，之后，該匯總表將提交相關領導審批；得到審批后的耗材清單將交由負責采購的工作人員，由他們與供貨商聯系、詢價，簽訂采購合同；合同簽訂后，耗材庫存管理人員根據耗材庫存情況，與供貨商聯系供貨，手工登記供貨庫存情況。需要領用耗材物品的教師等人往往是通過電話或者親自到實驗室倉庫進行詢問所需耗材，進行耗材的領取；領取耗材后，耗材庫存管理人員借助excel登記領用信息。這種傳統的手工管理模式下耗材的申請信息、審批信息及領用信息的統計和反饋速度慢，效率低下，無法滿足日益增長的管理需求，嚴重影響了高校實驗室管理水平的提高。

現階段國內外已有很多成熟的庫存管理系統，這些系統實現對商品的訂購、入庫、出庫、庫存、財務、供應商進行一體化的管理，包括的主要功能有入庫、出庫、收付款、商品資料、用戶信息和客戶信息、其他收入、支出管理，除此之外，往往還具有各種明細查詢和其他功能。[2]但這些成熟的庫存管理系統通常費用高、功能太多且復雜，并不適合高校實驗教學耗材管理，探索并建立一套功能完善并適合高校實驗教學耗材庫存管理的系統、提升實驗室管理水平勢在必行。

三、實驗教學耗材庫存管理系統設計

1.系統目標

通過對傳統的手工模式的高校實驗教學耗材庫存管理工作的調研分析，系統主要實現以下目標：

（1）靈活的用戶權限控制機制：能夠根據工作需要創建不同的用戶組，并且能靈活地為用戶分配相關權限，實現對用戶權限的控制。

（2）耗材采購申請：為各個院系單位提供提交耗材采購申請的接口。

（3）耗材采購審批：是管理者能夠對采購申請進行審批。

（4）耗材采購：在通過審批的采購申請的基礎上，實現具體耗材的采購。

（5）耗材入庫：在供貨商供貨后，實現耗材的入庫工作。

（6）耗材供應：實現耗材庫存查詢、領用、退貨等功能。

（7）庫存統計：實現現有庫存的統計、供應統計、入庫統計以及耗材領用綜合統計等庫存統計信息。

2.系統功能設計

為實現以上設定的系統目標，高校實驗教學耗材庫存管理系統應具有系統管理、基礎信息管理、物品采購管理、物品入庫管理、物品供應管理、庫存管理和統計報表等功能，功能結構設計如圖1所示：

圖1 實驗教學耗材庫存管理系統功能結構圖

3.系統數據庫設計

為實現以上設定的系統功能，高校實驗教學耗材庫存管理系統的數據庫的ER關系設計如圖2所示。

4.開發及運行環境

該實驗教學耗材庫存管理系統采用開源免費的Linux操作系統Linux redhat AS5、Web服務器Apache2、數據庫MySQL5、編程語言 PHP5、后端開發框架ThinkPHP、前端開發框架DWZ進行構建，系統構建成本低，通過采用ThinkPHP+DWZ框架技術，可提高開發速度，并使系統具有良好的擴展性。[3,4,5]

四、實驗教學耗材庫存管理系統的實現

1.系統管理

圖2 實驗教學耗材庫存管理系統數據庫ER圖

系統管理功能通過用戶權限管理、全局配置管理、批量數據導入和系統日志等具體功能為系統提供了安全可靠的基礎。

（1）用戶權限管理

具有用戶信息、角色、節點管理三大功能。其中節點管理實現對系統功能權限節點的增刪改查操作；用戶信息管理實現對系統用戶的增刪改查操作；角色管理實現根據現實需求進行用戶組的劃分，并為用戶組分配相應的權限節點的功能，以西北大學為例，實際使用中把用戶分成了系統管理員、庫管、領導和教師四類用戶組，并為不同的用戶組賦予不同的權限，實現靈活的權限控制功能。

（2）全局配置管理

實現對系統名稱、網址、是否允許教師注冊等全局的配置操作。

（3）批量數據導入

實現將傳統手工模式下生成的excel格式的歷史數據批量導入，減少數據錄入工作量。

2.基礎信息管理

在系統管理功能的基礎上，本系統通過單位、倉庫、物品、供應商、經費類型管理等具體功能實現了對實驗教學耗材庫存管理系統涉及的相關基礎數據的增加、刪除、編輯和查詢等管理。

特別需要指出的是，單位信息主要指的是要領用耗材的人員所在單位信息。倉庫則是為了將種類繁多的耗材進行分類，各個高校可以根據所涉及的耗材實際情況進行倉庫分類，在西北大學該系統的實際運行中，將倉庫分為危品類、綜合類和普試劑三個倉庫。物品則是耗材的基礎信息管理，實現對物品的規范化管理。供應商是耗材的供應商，通常為簽約商。經費類型是為了領用人耗材經費類型的規范化管理，便于統計報表生成。

3.物品采購

在實現對基礎數據的規范化管理的基礎之上，物品采購功能實現各個院系單位耗材申請提交、審批及耗材采購工作，其主要包括采購計劃和采購管理兩大功能模塊。

（1）采購計劃：實現耗材申請、審批功能。通過采購計劃管理功能可隨時了解院系單位耗材采購的需求，并及時進行審批，形成最終的耗材采購計劃。

（2）采購管理：實現對通過審批采購計劃的耗材的采購管理。該功能通常分配給庫管，由庫管根據耗材庫存狀態，隨時向供應商進行耗材采購，使各類耗材保持一定的庫存狀態。

4.物品入庫管理

在物品采購的基礎上，供應商會根據物品采購要求將耗材運送到實驗室倉庫，物品入庫管理功能就是實現對采購的耗材進行入庫登記管理。通過入庫信息功能可以查看每次入庫的信息；物品入庫功能可以實現將耗材入庫；詳細入庫信息功能實現以每件耗材為單位的入庫詳細信息；退庫信息功能實現對有問題耗材退貨的信息處理。

5.物品供應管理

在耗材通過物品入庫管理功能進行入庫操作后，物品供應管理功能實現耗材出庫，也就是耗材領用的操作，具體界面如圖3所示。

圖3 物品供應管理界面

物品供應管理通過物品供應功能實現耗材領用；通過物品供應信息功能查看每次耗材的領用信息；通過物品供應詳細信息功能查看每件耗材的領用信息；通過退貨信息功能查看領用人退回來的耗材信息。同時，還通過待執行供應信息功能及紅色背景標識功能提供便捷的提醒服務。

6.物品庫存管理

通過以上五大功能實現了耗材申請、審批和領用的核心工作流程，物品庫存管理功能則實現對耗材庫存狀態及時反饋，實現耗材庫存查詢、耗材報警信息、損耗信息等功能，其界面如圖4所示。

圖4 物品庫存管理界面

7.統計管理

統計管理功能在以上六大功能的基礎上，對耗材的入庫、領用等信息進行統計，為管理者提供決策支持。統計功能主要有物質領用綜合統計、物質領用明細統計、庫存綜合統計、庫存明細統計、物質入庫綜合統計、物質入庫明細統計。

五、小結

本文所研究的實驗教學耗材管理系統主要針對高校實驗教學耗材申報、審批、領用這一個工作流程。在互聯網時代，使用計算機網絡來進行實驗教學耗材的管理已成為必然。通過計算機網絡使各部門的工作人員相互協作，免去了傳統教學耗材申報審批的復雜與煩瑣，并且申報數據的信息化存儲，相比原先紙質保存實驗教學耗材數據具有很多的優點，不僅查找方便而且可以存儲大量數據，便于決策分析。[1]

該系統自2012年在西北大學正式投入使用以來，改善了西北大學現有的實驗教學耗材管理工作，提高了工作人員工作效率的同時，為西北大學的實驗室管理規范化及智能化做出了應有的貢獻。

[1]張亦聰.實驗教學耗材管理系統[D].吉林大學,2012.

[2]http://baike.baidu.com/view/1456654.htm.

[3]http://baike.baidu.com/view/365086.htm.

[4]http://baike.baidu.com/view/908071.htm.

[5]http://baike.baidu.com/view/3734307.htm.