“定制化管理工作法”的構建與運作

□ 省物資公司 夏寒劍 張 華

超市化采購與協議庫存采購工作作為國網公司推出的一種新型采購供應模式，是一項基于電子商務平臺應用的全新工作。做好協議庫存匹配執(zhí)行與超市化采購應用工作，對于持續(xù)拓展集中采購范圍，推動省公司信息化管理水平再上新臺階具有深刻意義。

為落實國網公司的戰(zhàn)略部署，省物資公司物資采購部在省公司物資部的指導下，在工作中另辟蹊徑，摸索出了一套“定制化管理工作法”，收到了良好效果。

“定制化管理工作法”產生的背景

為全面深化物資集約化管理，實行更集中、高效、規(guī)范的一體化集團采購，國網總部決定擴大“總部直接組織實施”集中招標采購范圍，將部分省公司集中采購的物資，按品類有計劃地納入“總部直接組織實施”模式，在國網公司電子商務平臺上直接組織采購。

根據工作分工，物資公司物資采購部為協議庫存采購的協議匹配及價格聯動的執(zhí)行部門和超市化采購的執(zhí)行監(jiān)督部門。在實際執(zhí)行過程中，物資采購部遇到了不少問題，如：協議庫存與超市化采購工作為全新的工作領域，部門員工沒有協議匹配的實際工作經驗；電子商務平臺流程繁鎖，從省公司到縣公司尚未形成統一的工作規(guī)范，導致信息難于及時集成，信息透明度不高；線上操作過程監(jiān)督剛性不足，各環(huán)節(jié)管理水平參差不齊，協調控制難度大；即便是電子商務平臺系統也存在不完善的地方，部分流程在運轉時發(fā)生故障，無法執(zhí)行到位。

“定制化管理”就是通過管理，把工作中多余的管理環(huán)節(jié)清除，不斷改善客觀工作條件，向時間、空間要效益，從而實現物資采購管理工作的規(guī)范化與科學發(fā)展。物資采購部開展“定制化管理工作法”就是為了從信息化應用角度出發(fā)，滿足電網建設需要與項目單位的需求，提供低成本、高效率、高質量的優(yōu)質服務。

“定制化管理工作法”的主要做法

物資公司作為深化江西電網物資集約化管理工作的主力軍，被省公司物資部視為推動協議庫存與超市化采購工作的重要力量。作為物資公司協議庫存與超市化采購工作的牽頭部門，物資采購部承擔著四項重要任務。

一是制定協議庫存、超市化采購啟動計劃，探討新型物資采購服務的主要內容。物資采購部對公司的電子商務平臺應用水平、采購現狀以及要實現的工作目標進行了分析，制作了項目需求方聯系人清單，包含電子商務平臺項目組、運維人員以及負責運行人員的聯系方式。二是編制資料手冊。為了保證協議庫存和超市化采購職能的正常運行，物資采購部部門認真搜集協議庫存與超市化采購工作流程的資料，了解合同簽訂情況，明確協議庫存與超市化采購的內涵，采購流程的運行方式、程序、采購中標結果、計劃申報數量，作為今后協議匹配執(zhí)行階段的依據。三是制定內審工作流程。與招標工作部、合同部交接的資料制定《協議庫存資料手冊》和《超市化采購資料手冊》。兩本手冊既可以作為協議庫存自動匹配校驗和手動匹配查找的便捷工具書，還可以作為物資公司協議庫存與超市化采購工作的全流程檔案，應對今后的各種檢查。四是管理實現4R服務，即在正確的時間，以正確的方式，將正確的訂單，送達正確的項目方。

物資采購部牢牢把握四項根本任務，充分吃透國網總部頒布的工作規(guī)范有關精神，發(fā)揮物資公司的自身優(yōu)勢，保障了總部直接組織實施集中招標采購范圍的不斷擴大和健康發(fā)展。

優(yōu)化服務資源配置。物資采購部將優(yōu)質服務的內涵扎根于物資采購專責的心中，成為日常服務行為的指南，并培養(yǎng)其實現優(yōu)質服務的能力。主要工作方法有：

自主意識培訓

引導從業(yè)人員樹立個人工作目標，建立使命感和責任感，激發(fā)工作的動力源泉。

業(yè)務實踐培訓

部門負責人言傳身教，通過與專責的交流和討論，傳授業(yè)務知識、工作經驗和工作方法，為員工架設了一座人才成長的階梯，有效解決了部門存在的人才斷層、青黃不接的問題。

定制化培訓

物資采購部管理人員選擇了部分靈活服務的案例對專責進行培訓，重在舉一反三，指出專責在服務過程中正確與不當的行為，嘗試提供優(yōu)質服務的方法，并作為樣板教學傳授給所有人員。此舉有效激發(fā)了人才活力，調動了人才積極性，形成了對其他員工的輻射帶動作用，促發(fā)員工你追我趕、積極向上的氛圍，帶動了物資采購專責全員積極性的提升。

優(yōu)化服務體系管理系統

完備前端操作體系

首先根據物資招標〔2012〕76號文《關于下發(fā)總部統一組織監(jiān)控、省公司具體實施有關工作規(guī)范的通知》精神，按照國網公司服務流程和規(guī)范規(guī)定的標準操作細節(jié)，按規(guī)范施行現場管理，協助物資部引導項目單位參與協議庫存和超市化采購工作，通過繪制流程圖幫助項目單位掌握必要的協議庫存和超市化采購工作知識。其次，對于在提供服務過程中存在的問題，盡快采取補救措施，糾正服務差錯，并及時通知前端部門。再次，時時處處從項目單位著想，理解他們的需要和期望，關心和尊重項目單位，為項目單位提供熱情而周到的優(yōu)質服務。

構建輔助支撐體系

輔助支撐體系主要為前端操作體系提供支持。包括管理人員的支持和創(chuàng)新服務流程。

物資采購部本著為項目單位提供更多方便的宗旨，減少計劃退回數量，物資采購部建議省公司物資部下發(fā)通知給各地市、縣公司：對于在協議庫存采購中標結果中“一包兩中”的地區(qū)，當計劃需求超過區(qū)域總量的60%時，項目單位應把物資申報數量按60%和40%的比例分拆，以兩條計劃的形式申報。物資采購部還設計了《江西省電力公司協議庫存采購審批表》用于申報無法在線上進行自動審批的內容，《協議匹配線下審批單》用于內部審核，《江西省電力公司2012年協議庫存采購中標結果通知單》用于移交招標工作部開具中標通知書，《2012年ZB05-181257批次招標采購項目記錄表》以利于省公司物資部即時動態(tài)查詢超市化采購與協議庫存匹配執(zhí)行結果。

“定制化管理工作法”取得的成效

“定制化管理工作法”使協議庫存與超市化采購工作的執(zhí)行環(huán)節(jié)實現了標準化服務，每個環(huán)節(jié)均實現了審核，每個流程都有人監(jiān)督，減少了人為誤差，避免了系統操作風險。“定制化管理工作法”還為省公司同業(yè)對標指標數據的快速查找提供了保障。

自“定制化管理工作法”開展以來，省物資公司的協議庫存與超市化采購工作從無到有，從摸索到成熟，逐步形成了一套與國網公司操作規(guī)范接軌又符合江西電網實際情況的運作模式，為實現2013年國網總部協議庫存招標的全面應用奠定了堅實的基礎。