淺析科技學術論文歸檔工作

◎北京衛(wèi)星環(huán)境工程研究所 郝寧 趙明

隨著我國航天事業(yè)的不斷發(fā)展壯大及科研任務的急速發(fā)展，科技學術論文的發(fā)表量急劇增加，但隨之而來的科技學術論文歸檔問題也變得日益突出。

按照《科學技術檔案工作條例》的規(guī)定，對科技檔案工作實行“三納入”管理，即把歸檔工作納入科技人員的職責范圍，納入科技工作制度，納入科技工作計劃。可以說，做好科技學術論文的歸檔工作，對航天科研單位的科研成果交流轉化具有積極的推動作用。

一、論文歸檔存在的問題

科技學術論文檔案是否能被廣泛應用，取決于科技學術論文能否按要求形成、收集并歸檔。目前，航天科研單位對科技學術論文的歸檔工作并沒有明確的規(guī)定，導致此項工作在實踐中主要存在以下幾個方面的問題：

一是科技人員的歸檔意識不強。部分科技人員并沒有自覺地將個人的論文進行歸檔，甚至所有發(fā)表的論文均在發(fā)表人手中，其中不乏一些被國際知名文獻檢索系統(tǒng)收錄的優(yōu)秀論文。

二是出于對知識產權、個人成果所有權歸屬以及個人職稱評定等方面的考慮，論文的作者不希望論文成果共享。

三是單位對科技學術論文的歸檔工作重視不足，未建立完善的規(guī)章制度，其檔案管理水平也相對薄弱。

四是單位對論文的發(fā)表把關不嚴格，致使論文存在直接外投的可能，最終造成未經(jīng)過單位審查的論文難以歸檔。

五是由于成果保護的固有觀念，科技學術論文電子文檔的歸檔工作一直沒有步入正軌。

二、幾點建議

為了推進科技學術論文的歸檔，筆者在認真研究各項政策法規(guī)以及借鑒其它單位論文歸檔工作經(jīng)驗的同時，結合筆者單位對常規(guī)文檔的管理工作，歸納總結出了以下幾點建議。

1.提高歸檔意識，共享科研成果

將航天科研單位內部局域網(wǎng)開辟的學術交流工作管理平臺作為宣傳歸檔工作重要性的主要載體，定期發(fā)布與歸檔工作相關的宣傳稿件、歸檔論文的利用案例等，使廣大科技人員在閱讀的同時提高歸檔意識，全面認識科技學術論文檔案的利用價值。

科技人員撰寫學術論文，除了交流學術思想和發(fā)表學術觀點外，更重要的是為了用文字記錄研究成果，延續(xù)科學積累，增加各領域的科學知識。科研工作中產生的各類新觀點、新發(fā)現(xiàn)、新方法、新成果都是最先從科技學術論文中體現(xiàn)出來的。要在科技人員中樹立正確的價值觀，使科技人員明確，在科研工作過程中形成的成果是屬于國家的，任何個人或團隊都不能據(jù)為己有。

2.健全規(guī)章制度

根據(jù)科技學術論文歸檔工作的要求，同時借鑒其它科研單位的先進經(jīng)驗，對現(xiàn)有相關規(guī)章制度進行完善，使科技學術論文歸檔工作規(guī)范有序開展。嚴格依據(jù)航天科研單位保密管理辦法和學術交流管理辦法的要求，對待發(fā)表的科技學術論文進行審批，杜絕未經(jīng)審查就發(fā)表論文的情況。

3.與個人職業(yè)發(fā)展掛鉤，刺激歸檔熱情

職稱評定及專業(yè)崗位評定的晉升工作與科技人員的個人職業(yè)發(fā)展密切相關，為了促進科技學術論文的歸檔工作，杜絕弄虛作假的行為，要求申報者和科技學術論文歸檔主管部門分別提交一份論文發(fā)表清單并進行對比。這樣一來，為了更好的個人職業(yè)發(fā)展，論文作者也會以更大的熱情來主動歸檔。

4.豐富歸檔方式，實施信息化管理

現(xiàn)行的歸檔方式主要是紙質文檔歸檔。紙質檔案的優(yōu)點是具有真實性、安全性、直觀性以及憑證效力和法律效力。一般來說，歸檔主要以年度為卷宗，從專業(yè)方向的角度進行分類歸檔。

但鑒于紙質文檔歸檔工作的不足，航天科研單位應建立相應的電子文檔歸檔工作。在管理上，電子文檔歸檔應遵循“三原則”管理：

全程完整性原則。電子版科技學術論文歸檔管理應建立一個從論文形成到永久保存的全生命周期的完整管理體制。從全面、系統(tǒng)及過程管理三方面進行統(tǒng)籌考慮。

真實性保障原則。有些論文在審查過程中會產生或多或少的修改，要確保存檔的論文與最后公開發(fā)表版本的一致。

有效性保障原則。在經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮等處理后仍能夠正常使用，并保持其內容的真實性。

在單位局域網(wǎng)上設置公開發(fā)表論文檢索庫，查詢人員可以檢索論文題目、作者、摘要以及作者聯(lián)系方式，在需要參考論文內容時也可以與作者聯(lián)系。

航天事業(yè)的飛速發(fā)展以及科技學術論文的大量涌現(xiàn)，使得論文的歸檔工作變得尤為重要。無論新歸檔方法的使用，還是獎勵制度的促進，都是為了更好地支撐科研生產工作。科技學術論文歸檔工作始終要在不斷摸索中進步與完善。