浙江大學：以人為本升級郵件系統

文／楊春玲 常曉潔 厲曉華

知識工作者在處理工作相關的文檔時，所參考的資源中，有41.6%來自于郵箱，這從一個側面說明：郵箱是知識工作者維護個人文檔資源庫的重要平臺，從更便捷的個人信息管理的角度分析郵件系統升級能夠明顯提高師生效率。

升級背景

校園網郵件系統的郵件服務器架設在校園網內，是校內師生對內對外溝通聯系的信息交換平臺，一般郵件地址和學校域名一致。因為其架設在校園網內，具有較好的可管理性，因為其用戶為學校師生，是師生個人信息管理的重要工具，所以郵件服務的升級惠及全校師生。

郵件服務是相對成熟的技術服務，是常用的也是主要的個人信息管理媒介。然而關于校園網郵件系統的技術規范和可以參考的標準并不多。中國互聯網協會于2004年出臺了“中國互聯網協會互聯網公共電子郵件服務規范”，2012年出臺“電子郵件服務指南V1.1”，用于規范公共電子郵件服務。然而這并非針對高校，據我們所知，高校郵件系統的設計，多是因需而定。我們從更便捷的個人信息管理的角度分析郵件系統升級能夠明顯提高師生效率。

郵件功能分析

郵件服務，是校園網基礎服務，與校園師生關系密切，作為個人交往的主要聯系方式，郵件地址和電話號碼一樣被列在個人主頁上、印在名片上。我們隨機調查了清華大學、北京大學、浙江大學各20名教授的個人主頁，發現他們主頁上的聯系方式所顯示的郵箱，如表1，幾乎全部是校園網郵箱。我們隨機抽查了50篇浙江大學2013年2月份發表的SCI論文，發現在作者的電子郵箱類型中，校園網郵箱占了62%的比例，如表2所示。我們隨機調研了8個校園網郵箱的使用情況，發現50%的郵箱郵件數量超過500封，說明50%的師生喜歡把資源存放在郵箱內，以方便后期管理查詢。據Carlos Jensen等研究，知識工作者在處理工作相關的文檔時，所參考的資源中，有41.6%來自于郵箱，這從一個側面說明郵箱，是知識工作者維護個人文檔資源庫的重要平臺。

郵箱是知識工作者維護個人文檔資源庫的重要平臺。

表1 三大高校主頁上的郵箱統計

由表1、表2可知，校園網郵箱是高校師生聯系的重要媒介，是師生工作的一塊虛擬陣地。校園網郵箱服務和在校師生個人密切相關。由表3可知，大多數人已經習慣于把工作來往信件放在郵箱內，便捷的信件管理可以為師生節約腦力體力。于是我們考慮升級校園網郵件服務系統，優化師生的閱讀體驗，提高師生收信發信讀信管信效率，保障師生收信發信安全。

綜上所述，從應用的角度來講，郵件系統有三個職能，第一，能夠順利收發郵件；第二，聯系人管理，要能夠有效組織管理聯系人；第三，作為工作平臺，能夠方便地閱讀、查找、管理郵件。

表2 浙江大學2月份發表的SCI論文的作者的郵箱類別

表3 郵箱使用狀況

表4 升級前后對比

升級對比

主要升級點

針對順利收發郵件，我們提高了附件大小限額，由原來的30M提升到一般附件50M，并支持1G超大附件上傳。這是因為當前工作過程中需傳遞的文件已經不再是單獨的文本，還有多種媒體方式，比如一個重點項目驗收的PPT大概35M，原來郵件系統僅支持最大30M的附件，就不能通過校園網郵箱來發送了；一次專題會議的錄音材料為132M，就不能用傳統的郵件方式來傳遞，我們新增的超大附件功能可以提供1G的為期一周的中轉服務，以一種便捷的方式實現了信息的傳遞。為能夠順利收件，我們提高了垃圾郵件的過濾率，使得95.3%的垃圾郵件被過濾掉，減少了垃圾郵件對用戶的干擾。針對順利收發郵件，我們做的還有支持快速添加收信人，支持站內未讀郵件召回，支持個性簽名檔，支持群發單顯，支持定時發信等，詳見表4。

針對郵箱的聯系人管理職能，郵件系統通常是用“地址薄”或者“通訊錄”來實現的。原郵件系統使用“地址薄”來實現聯系人的管理，以記錄聯系人的郵箱地址為主，支持CSV格式的導入導出。新的系統使用“個人通訊錄”來實現聯系人的管理，同時支持CSV和VCF格式的導入導出。VCF格式的文件是移動設備，如Android系統的手機、平板，IOS系統的手機平板等通訊錄導入導出的標準格式。增加對VCF文件的支持，減少了師生在不同設備間同步通訊錄的麻煩。新系統能夠自動識別新收信人，提示添加到通訊錄。另外新的系統優化了聯系人分組管理。

針對工作平臺職能，我們的一個重要升級是由原來的單標簽顯示變為多標簽顯示。我們跟蹤了7個項目驗收PPT產生過程中郵件往來的過程，抽象出圖1的模型。通常一個項目由項目負責人總體負責，圖中假設負責人為P，分設若干小組完成不同的模塊，這里假設分為三個小組，小組長分別為A，B，C。如果P需要準備項目驗收PPT，他通常先將PPT大綱P0分發給A，B，C，各小組長分頭完美P0，分別形成A0，B0，C0文件，回復給P，P將P0， A0， B0， C0 整合為P1，分發出去，A，B，C針對P1做出各自的修訂A1，B1，C回復給P，P最終形成的項目驗收PPT稿件PF。在P，A，B，C完成任務的過程中，不時要參考以前的郵件，舊的系統需要打開多個郵件窗口，不同窗口間的切換費時費力，會影響到他們的工作效率。我們現在采用的多標簽顯示，能夠讓不同的任務在同一個窗口顯示，從而提高了工作效率。針對工作平臺職能，我們做的升級還有能夠支持IPv6，對移動終端更友好等，詳見表4。

圖1 某項目驗收PPT的產生過程

表5 部分高校教師郵箱現狀

升級影響

我校郵件系統用戶數為19萬，每天平均收73.6萬封郵件，平均每人收3.87封，收件讀信操作與舊系統相比，可為每個用戶節省4秒，共為用戶節省76萬秒；發44.3萬封郵件，平均每人發出2.33封郵件，平均為每個用戶節約5秒，共為用戶節省95萬秒。從收發信的角度，共為用戶節省182.6萬秒，約507.2小時；每天拒收垃圾郵件的成功率比原系統提升了8.3%，與原系統相比，每天少給用戶發5.8萬封垃圾郵件，如果用戶處理一個垃圾郵件需要2個操作，一個操作用時1秒，共為用戶節省11.6萬秒。從工作平臺的角度，新系統帶來的效率提升難以估算，用戶不再受設備和所處網絡類型的限制，更便捷更自由地使用郵箱。

部分高校郵箱現狀

通過升級浙江大學郵件系統，提升了師生的讀信體驗，提高了管理信箱文件效率，提高了處理聯系人的效率，使師生的精力更多地用在交流的本身，從而取得了較好的效果。因此我們認為，升級郵件系統，是提升高校軟實力的一種間接方式。我們調查了上海交通大學、哈爾濱工業大學、南京大學和清華大學面向老師的郵箱服務現狀，如表5所示。從表5可知，郵件作為個人虛擬平臺的職能還沒有得到足夠的重視，大容量傳遞附件的支持率也不高。

高校是一個特殊的社會單位，信息資源是高校重要的生產力資源，保障信息交流的通暢，是提高學校協同創新的必要措施，郵件系統的升級，是保障信息交流的一個手段。郵件系統升級，僅涉及硬件、技術和人力的投入，這些投入是可控可操作的。對于我國高校而言，是提高學校生產力，長遠地看，提高學校軟實力的一個抓手。

通過升級浙江大學郵件系統，提升了我校師生的讀信體驗，提高了管理信箱文件效率，提高了處理聯系人的效率，使師生的精力更多地用在交流的本身，從而取得了較好的效果。因此可以認為，升級郵件系統，是提升高校軟實力的一種間接方式，我們還希望在容量存儲，日程管理等方面做進一步的優化。在調查了國內別的高校的郵箱現狀后，發現部分高校的郵箱系統有升級的余地，因此可以認為提升郵件服務的易用性易管性和安全性，能夠改善師生每天的工作效率，是我國高校提升軟實力的一個可操作的抓手。