試論學校文書檔案的新舊歸檔方法的利與弊

麥玫瑰

摘 要：隨著檔案工作的規范化和電腦化管理的需要，學校文書檔案的不斷增加，傳統的立卷方法已不能滿足于現狀，從而產生了一種新的歸檔方法——單份文件歸檔。單份文件歸檔逐步取代傳統的立卷，它避免了繁瑣、復雜的歸檔過程，“存取”方便，提高檔案在日后的利用率。

關鍵詞：檔案；立卷；歸檔

學校檔案是記錄學校在進行教育教學、科研活動和黨群組織時所形成的對學校和社會有查閱、利用價值的文字、聲像資料等的不同載體。在學校所有的檔案中，文書檔案是檢索、查閱和利用率較高的檔案，所以建立完善的學校文書檔案，能為學校的教育教學工作提供有力的保障，有利于學校整體工作的開展。但隨著檔案工作的規范化和電腦化管理的需要，學校文書檔案必須建立一種操作簡易、格式規范、便于保管和利用檔案的歸檔方法，為歸檔提供了快捷的方式，而且也為信息利用提供了快速途徑。

現在，我結合本人多年的學校檔案工作經驗，談談現行的兩種學校文書檔案歸檔方法的利與弊。

一、傳統的學校檔案的歸檔方法——立卷歸檔方法

2000年以前，學校檔案采用傳統的立卷歸檔方法。傳統立卷方法以“卷”為檔案保管單位，將具有保存價值的文件資料，按照形成規律和內在聯系分門別類組成不同的“卷”，使單位工作活動和歷史事實較好地反映出來。通過立卷可以使有相關聯系的工作材料和文件資料放在一起歸檔，在以后的查閱中，只要通過關鍵字的查找，可以快速把含有相關檔案的案卷查找出來，方便快捷。但立卷歸檔方法的環節較多，由分類、組卷、排列、編號、抄目、裝訂等程序組成，不僅在工作上增加了文件歸檔工作量，而且只能在每一年結束后，才能將文件材料進行整理、分類、組卷，局限了文件材料的整理時間，影響歸檔的及時性。同時，由于先分類再組卷、立卷，接著進行卷內文件的排列、擬寫案卷標題、確定保管期限、裝訂歸檔，過程繁多，操作復雜。

因此，在長期的檔案整理工作中，傳統立卷方法其繁瑣的工作程序在使用的過程中愈來愈顯示出很大的不便.甚至影響了檔案工作的發展。另外，一般的學校也沒有設置專職的檔案工作人員，對于檔案業務知識了解也不夠全面，而且由于歸檔時主觀隨意性較大，很容易使文件材料的分類混淆，甚至有重復歸檔的現象出現。此外，隨著辦公自動化進程的加快，計算機技術越來越多地應用于檔案管理，傳統立卷方法已不能適應計算機管理檔案的需要。

二、新的學校檔案的歸檔方法——單份文件歸檔

為提高檔案工作效率，促進辦公效率和管理質量的提高，學校檔案在歸檔方法需要進行改革。例如文書檔案，從傳統的立卷歸檔變為單份文件歸檔，實行文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程，遵循文件的自然形成規律，保持文件的原貌和完整。新的歸檔方法首先準確判斷文件的保管期限，將文件分為永久、長期、短期，然后以自然件為歸檔單位，按照時間的先后順序排列，逐件整理歸檔，做到隨到隨歸檔，使歸檔工作不會受到時間的限制。

當然，在學校日常的教育教學工作中，并不是每一份文件都能做到隨到隨歸檔。例如，在平時的工作中，有時候會遇到學校向上級部門遞交的申請報告，因為批復的手續繁多，幾個月才批復下來是常有的事情，有時甚至可能會跨年度，那么，在整理文件歸檔的時候，因為時間上的差異，批復可能會存放在其它文件的后面，造成申請與批復分開存放，對于在以后的查閱利用會造成不便。但對比起采用傳統的立卷方法，還是方便很多，對這類文件，傳統的立卷方法須將未完成歸檔的批文先分好屬類，再根據屬類進行拆卷重組，增加檔案員的工作量。

三、學校檔案的利用

當需要利用檔案時，兩種歸檔方法形成的檔案在檢索、查閱方面也各有不同。

傳統的立卷方法是以“卷”的基本單位，檔案的檢索和利用都在在案卷的基礎上進行的，而文件實行了單份文件歸檔后，文件更便于利用。如查找學校的某份文件材料，如果是使用傳統的立卷方法首先要檢索文件所在的案卷目錄，再根據卷內文件目錄查找文件的題名，查找一份文件至少要經過三、四個步驟才能找到，往往增加檔案員的工作難度，因此，檔案利用率相應就低一些；并且，同一案卷的其它文件檔案的內容可能會出現泄漏，降低檔案的保密性。

而使用單份文件歸檔只要在檔案軟件中輸入檔案的關鍵字，把搜索出來所有含有關鍵字的文件通過篩選年度、保管期限和順序號就能準確無誤把所需要的文件查找出來。并且，由于單份文件歸檔是以“件”為基本單位，一份文件就是一件檔案，檢索出來的文件檔案不會影響其它檔案的保密性，從而大大提高了檔案的保密性。此外，查閱后直接放回所在的檔案盒即可，不必重復裝訂，不會造成檔案的遺失。可以說，新的歸檔方法便于檔案檢索和利用，大大地提升檔案利用價值。

檔案工作的根本目的在于日后的查閱、利用，為查閱者提供真實無誤、有利用價值的信息。綜上所述，單份文件歸檔不僅提高了檔案工作效率，也促進了辦公效率和管理質量的提高。它既簡化了工作，使檔案員擺脫繁瑣、復雜、工作量大的檔案整理工作，大大地提高工作效率，又使整理時間不再受到局限，并通過檔案電腦化管理，提高檔案的利用率，發揮了其更大的利用價值。