項目管理信息系統的通用性設計方案研究

張寧熙

（廣西壯族自治區人民政府辦公廳 電子政務中心，廣西 南寧 530013）

1 引言

項目管理是在指定時間內，為完成已經確定的目標，以特殊的、臨時的組合運行機制，通過有效的規劃、組織、領導和控制，對有限資源進行充分利用和管理的一種系統方法。

現代項目管理，特別是大型的、復雜的工程項目，在項目的實施過程中，產生的信息越來越多，涉及的專業領域也越來越廣；為適應這些情況的變化，隨著項目管理理論和信息技術的發展，利用計算機技術輔助實現項目的管理信息化和工作協同化，是現代項目管理發展的必然趨勢。

項目管理信息系統（Project Management Information System，簡稱 PMIS）是利用計算機技術，集成多種項目管理工具，輔助項目管理的綜合應用系統。在信息技術條件下，項目管理信息系統已成為項目管理人員不可或缺的工具，項目管理人員可通過項目管理信息系統及時了解項目的啟動、規劃、實施與控制等信息。

2 項目管理信息系統應用情況

在發達國家，項目管理信息系統的應用十分普遍，其中最有代表性的就是美國Primavera公司的Primavera Project Planner（簡稱P3）和微軟公司的Microsoft Project，這兩套軟件不但功能強大而且通用性好，能夠面向不同領域的項目管理專業人士和工程技術人員，可以說是項目管理信息系統發展的經典產品。

在國內，國產的企業級項目管理信息系統在近幾年不斷涌現，其中不乏一些優秀產品，但和發達國家相比，由于我國的項目管理實踐起步較晚，所以國內項目管理信息系統的應用普及程度較低，除建筑類工程外，項目管理信息系統在其他領域的應用較少；在項目管理信息系統研發方面，大多數國產的項目管理信息系統功能比較單一，涉及的工程領域比較狹窄，系統設計趨于特定化，通用性不好，不能滿足跨領域項目管理工作的需求。

由此可見，國產的項目管理信息系統在設計和研發方面與國際先進水相比還存在一定的差距。

3 項目管理信息系統的通用性設計

3.1 設計依據

在對項目進行分析時，我們注意到，一個項目的過程往往包含兩個方面：項目管理過程和產品開發過程，然而，盡管不同領域的產品開發過程千差萬別，項目管理的活動卻存在著一種通用性；總結過去成功的項目管理活動，把收集到的最佳實踐轉變為能被其他項目繼承和復用的形式，這是建立項目管理知識體系最本質的初衷，項目管理知識體系的建立為不同工程領域的項目管理提供了方法和理論指導，也為項目管理信息系統的通用性設計提供了依據。

3.2 項目管理知識體系

項目管理知識體系是項目管理實踐中成熟的理論、方法、工具和技術的總結。目前，國際上影響最廣的項目管理知識體系是美國項目管理學會（PMI）的《項目管理知識體系指南》（PBMOK）；在我國，項目管理實踐起步較晚，目前可查的標準有2009年國家質監局、國家標準化管理委員會發布的指導性標準文件《項目管理 術語》（GB/Z 23691-2009）、《項目管理 框架》（GB/Z 23692-2009）和《項目管理 知識領域》（GB/Z 23693-2009），這三份指導性標準文件均由“全國項目管理標準化技術委員會”歸口，其中，GB/Z 23693-2009與美國PBMOK的知識體系基本相同，都定義了項目的綜合、范圍、進度、成本、質量、人力資源、溝通、風險和采購九大管理，以及項目管理的啟動、計劃、執行、監控和收尾五個過程，適用于不同復雜程度、不同規模、不同周期以及不同環境的各種項目的管理工作，項目管理的知識體系結構見圖3.1。

圖3 .1 項目管理知識體系

3.3 系統組成

本文的項目管理信息系統（PMIS）基于GB/Z 23693-2009與 PBMOK標準設計，系統通過“項目管理綜合業務平臺”與各管理子系統集成，構建實現項目各階段決策分析、業務協同、信息共享和智能管理的系統模型，系統由以下部分組成：

——項目管理綜合業務平臺；

——工作任務管理子系統；

——資金管理子系統；

——質量與服務跟蹤子系統；

——人力資源管理子系統；

——信息分發子系統；

——應急管理子系統；

——采購及合同管理子系統；

——決策分析與支持子系統；

——產品發布管理子系統；

——專題資料庫。

3.4 系統功能模塊設計

根據系統組成， PMIS各組成系統的功能和模塊設計如下：

（1）項目管理綜合業務平臺

“項目管理綜合業務平臺”作為項目管理信息系統（PMIS）的控制中心和信息中心，主要功能是確保PMIS各管理子系統之間的有機協調和配合，通過PMIS各管理子系統的輸入和輸出，實現項目綜合性、全局性管理工作的總體控制。“項目管理綜合業務平臺”設置 “用戶登錄”、“權限管理”、“項目立項”、“公共信息”和“事件日志”五個模塊：

——“用戶登錄”模塊用于項目負責人、項目成員、單位領導、員工或其他項目干系人在PMIS的用戶登錄和身份鑒別。

——“權限管理”模塊根據“人力資源管理子系統”提供的“機構人員信息庫”設置用戶的角色和權限，按不同用戶的角色和權限實現PMIS各管理子系統的訪問控制。

——“項目立項”模塊用于建立項目，完成項目啟動前的立項工作。PMIS各管理子系統將圍繞“項目管理綜合業務平臺”建立的一個或多個項目進行組合管理，通過與“決策分析與支持子系統”的信息交互，實現項目可行性研究、項目論證、項目評估等立項工作。

——“公共信息”模塊通過“信息分發子系統”發布項目章程、項目管理計劃和與項目干系人有關的重要通知。

——“事件日志”模塊用于記錄用戶在PMIS的操作事件，記錄登錄時間和訪問時間，記錄查閱、添加、刪除和修改等事件。

（2）工作任務管理子系統

“工作任務管理子系統”是實現項目范圍管理和進度管理功能的子系統。主要功能是根據發布的項目章程和項目管理計劃，制定項目的范圍管理計劃，定義項目的工作任務和范圍，創建工作分解結構（WBS）及其數據字典，進行工作任務的分派、督辦和進度控制；設置 “工作分解工具”、“工作任務分派”、“進度計劃”和“工作任務督辦”模塊：

——“工作分解工具”用于創建工作分解結構（WBS），對工作任務進行編碼，建立WBS模板及其數據字典。

——“工作任務分派”用于設置工作任務包，安排工作量，分派給相關人員。

——“進度計劃”用于設置工作任務的計劃開始時間和計劃完成時間，通過關鍵路徑分析工具對各項工作任務進行自動排序，編輯工作進度計劃。

——“工作任務督辦”通過“決策分析與支持子系統”提供的進度偏差（SV）分析工具，對工作完成情況進行提醒和督辦。

（3）資金管理子系統

“資金管理子系統”是實現項目資金和成本管理功能的子系統。主要功能是通過“決策分析與支持子系統”收集、統計和分析的數據，對項目資金進行成本估算、成本預算和成本控制；設置 “資金預算”和“資金監控”模塊。

——“資金預算”設定項目成本的構成科目，將項目資金分配到各項工作任務中，自動匯總預算成本，產生成本基準S曲線圖。

——“資金監控”通過“決策分析與支持子系統”提供的成本偏差（CV）分析工具，監控項目成本支出。

（4）質量與服務跟蹤子系統

“質量與服務跟蹤子系統”是實現項目質量管理、產品服務跟蹤功能的子系統。主要功能是幫助項目質檢人員制定質量監管計劃，對項目產生的質量問題進行記錄和分析，對產品的質量和技術支持服務進行跟蹤。

（5）人力資源管理子系統

“人力資源管理子系統”是實現項目人力資源分配和管理的子系統。主要功能是建立并維護“機構人員信息庫”，編制人力資源管理計劃，通過組織分解結構（OBS）和責任分配矩陣（RAM）進行項目人員配備和項目團隊組建。

（6）信息分發子系統

“信息分發子系統”是實現項目信息發布及信息溝通功能的子系統。主要功能是提供電子信箱、即時通信和網盤工具的管理，設置 “信息發布管理”、“通訊錄”和“會議記錄”模塊：

——“信息發布管理”為“項目管理綜合業務平臺”提供公告、計劃、會議通知和事務性通知等信息的編輯和發布管理功能。

——“通訊錄”用于建立和維護項目干系人的通訊信息，登記項目干系人的電子信箱地址、即時通信號和網盤地址，以及其他聯系方式。

——“會議記錄”用于項目相關會議的記錄，編輯形成會議記錄文件或錄音文件，分發給相關人員。

（7）應急管理子系統

“應急管理子系統”是實現項目風險管理及應急管理功能的子系統。主要功能是記錄風險信息，通過 “決策分析與支持子系統”的風險分析生成風險識別列表，排定風險優先等級，編制及發布項目的應急預案、應急響應計劃，以及對應急儲備進行管理。

（8）采購及合同管理子系統

“采購及合同管理子系統”是實現項目資源的采購、招標和合同管理功能的子系統。主要功能是制定采購計劃，發布采購清單，編制招標文件，編制合同與管理合同。

（9）決策分析與支持子系統

“決策分析與支持子系統”是項目管理信息系統（PMIS）的“參謀助手”，主要功能是對 PMIS各管理子系統記錄和提交的數據信息進行智能分析，設置有“項目掙值分析”、“項目風險分析”和“項目績效報告”模塊：

——“項目掙值分析”通過關聯業務子系統的掙值（EV）、計劃值（PV）和實際成本（AC）取值，提供進度偏差（SV）和成本偏差（CV）分析，生成項目的進度績效指數（SPI）和成本績效指數（CPI）。

——“項目風險分析”對項目的風險進行識別，提供風險概率指數、風險歸類、影響概率矩陣等分析工具，為“項目立項”模塊和“應急管理子系統”提供決策支持。

——“項目績效報告”為項目干系人搜集和傳遞績效信息，便于項目成員報告目前工作完成情況，提出進度偏差和成本偏差的糾正或預防措施，預測新風險和新問題。

（10）產品發布管理子系統

“產品發布管理子系統”的主要功能是對項目產品或建設成果進行發布管理，對PMIS各管理子系統產生的交付物和提交文檔進行管理，以及對發布的產品和文檔進行版本編碼控制。

（11）專題資料庫

“專題資料庫”為項目產生或提交的文件按類別進行歸檔，提供項目的歷史信息檢索和工作模板調用，形成項目的“組織過程資產”信息。

4 結論

項目管理信息系統與項目管理的研究和應用是互相促進、互相影響的，現代項目管理的復雜性要求有適合的工具輔助項目管理人員進行項目的管理工作，項目管理信息系統是項目管理理論在信息技術條件下的實踐應用，是現代項目管理不可缺少的工具。本文通過分析項目管理活動共有的特性，以實現項目管理工作要求的管理制度化、制度標準化、標準信息化為目標，將管理信息系統與項目管理知識體系相融合，提出一種項目管理信息系統的通用性設計方案，為各領域的項目管理信息系統開發提供了設計參考。

[1] (美)項目管理協會.項目管理知識體系指南(PMBOK指南)第5版[M].許江林譯.北京:電子工業出版社,2013.

[2] GB/Z 23691-2009,項目管理 術語[S].

[3] GB/Z 23692-2009,項目管理 框架[S].

[4] GB/Z 23693-2009,項目管理 知識領域[S].

[5] 樓浩.大型信息系統集成項目的項目管理研究[D].北京:對外經濟貿易大學,2007:3-6.