淺析人事檔案管理存在的問題及對策

人事檔案與人事工作是密不可分的，在日常人事管理工作中，人事檔案經常要為人事管理服務。人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經歷、德才能績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。加強干部人事檔案的管理工作，實現干部人事檔案的規范化，最終目的是為了更好地利用干部人事檔案，充分發揮干部檔案的實際效能，使其更好地為人事管理服務。

一、人事檔案在人事管理工作中存在的問題

人事檔案的內容相當豐富，檔案的特性決定了檔案的憑證價值，它是其他材料都不能取代的，可靠性較強，具有法律上的權威性，是能夠取信于人的證據。但是長期以來，相當一部分人員對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，重視不夠，管理落后。大部分管檔人員由于缺乏專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務了解不夠，檔案收集意識淡薄，嚴重影響了檔案管理水平，導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。以下例舉一些在日常人事工作中遇到的、由于檔案內容上的出入給人事管理工作帶來的困撓。

（一）人事檔案內容前后記載的一致與否，直接影響到人事手續的辦理。

在辦理退休手續時，審批部門經常要核對出生時間、參加工作時間、工作經歷、工資信息等，這些信息的認定都是以人事檔案記載為基礎的。而人事檔案內容記載的完整、一致、真實與否，直接影響到退休手續的正常辦理。在日常的工作中，檔案記載的出生年月與本人實際的出生年月不一致的情況經常存在，少則差一兩個月，多則相差一年。為了保證干部職工的切身利益，不因檔案記載的不一致而使個人利益受到影響，這就要求我們檔案管理人員需要根據政策規定對每個人“三齡二歷一身份”進行確認，并將這些個人信息建一份檔案。發現有不一致情況的，與本人及時溝通并經上級主管部門重新認定，重新認定后，本人再簽字確認，這樣再辦理業務時，就杜絕了出錯的機會，也減少了干部職工對人事工作發生誤解的情況，使業務工作進展順利。

（二）是否嚴格按照規定填寫履歷表等重要表格，影響到個人信息的確認。

一個單位招工時，會要求個人填寫一份非常重要的招工表，當單位有新進人員的時候，常常會需要填一份履歷表，這些都是重要的檔案資料。這些表格內容的填寫，對個人信息的確認起著舉足輕重的作用。履歷表中明確說明“表內所列項目，由本人實事求是地填寫。如本人確實不能填寫，可由別人代筆。”但是很多時候大家只是應付性地填寫信息，對于一些記憶模糊的內容也就隨意一填，更有甚者請人代填的情況非常普遍，檔案資料的隨意性填寫造成了檔案內容記載前后不一致的情況，對于后來的認定工作增添了不少的麻煩。在工作中我們遇到過這樣的問題，人事檔案中招工表的內容不是由本人親自填寫的，而履歷表是由本人親自填寫的，但是兩個表的參加工作時間卻填寫不一致，造成后來參加工作時間需要重新認定，也引起本人的強烈不滿。因此，檔案管理者要起到監督核查的重要作用，第一時間發現檔案中存在的問題。

（三）、檔案內容的完整與否對個人經歷地認定起著至關重要的作用。

檔案里面有許多不可復制的原始材料，對一些重要經歷的認定工作起到關鍵作用。我們曾遇到一個新調入的工人，當時查閱檔案沒有發現招工表，但是有技工學校畢業的報到證，這樣很容易就認定了參加工作時間。設想如果這個報到證當時沒有被收入檔案的話，會對個人造成多么大的影響。遇到這些問題以后，我就有意地查閱了一些大中專畢業生錄用為工作人員的人事檔案，發現沒有報到證的情況竟然真實存在。再比如有下鄉經歷的，在招工表上還需要有下鄉經歷的明確記載，不然在接工齡工作中就很難確認。我們就遇到過這樣一個案例，在接工齡時，本人的招工表上沒有寫明下鄉的經歷，而審批部門認定下鄉經歷的關鍵看招工表上是否有下鄉經歷的記載，這樣就給工齡認定工作帶來困難，進而影響到個人的切身利益。

隨著干部制度的改革，考察、考核、學歷、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料越來越多，給人事檔案材料的收集工作也提出了新的要求。這些體現個人經歷的重要材料在整理檔案時特別要注意，一定要收集歸檔。

二、解決的對策

（一）提高認識，加強領導，是做好人事檔案管理工作的基本前提。單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，大力推進檔案工作的開展。

（二）加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質，是做好人事檔案管理工作的決定因素。人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，并定期組織培訓業務知識，切實提高檔案管理的技術水平。

（三）健全制度，提高人事檔案管理的制度化建設水平，是提高干部檔案管理水平的重要保證。結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整。不斷推進人事檔案管理的制度化、規范化、科學化水平，使其為人事工作的順利開展起到積極的保障作用。

（作者單位：華北軍區烈士陵園管理處）