新形勢下如何發揮房管檔案的社會服務作用

近年來，我國房管檔案管理部門為提高房管檔案管理質量做了大量工作，不斷加強房管檔案規范化管理，提高房管檔案價值的利用效率，為公眾提供優質服務，取得明顯的成效。房管檔案關系到人民群眾的切身利益，特別是在房地產市場宏觀調控政策實施以來，檔案查詢量倍增，房管檔案的社會作用受到社會各方面的廣泛關注。但目前我國房產檔案在管理和服務工作中還是存在很多挑戰和問題。如何解決這些問題，提升檔案的社會服務功能，是擺在檔案管理人員面前的重要任務，是檔案管理部門的一項重要研究課題。

一、目前我國房管檔案存在的主要問題

1.檔案管理缺乏統一規范標準

城市房地產市場越發活躍，房地產權屬登記檔案數量也隨之激增。據統計目前各地的房管檔案中90%以上是權屬登記檔案。但在實際工作中，房地產權屬檔案管理的法律依據還是2001年建設部頒布的《城市房地產權屬檔案管理辦法》。從政府推動房地產市場發展到宏觀調控再到限購政策，十多年來，房地產市場發生了巨大的變化，但由于權屬檔案管理辦法不明確，缺乏統一的檔案管理標準，使得各級房管檔案工作各自為政，各行其是，使得房管檔案管理標準化現代化的實現舉步維艱。

2.房管檔案資源體系不健全

房管檔案資源體系以房地產權屬檔案為主體，包括預售、權屬登記、物業管理、房屋拆遷、維修基金、私房落政、經濟適用住房申請和歷史建筑保護等類別，基本上涵蓋整個住房保障和房屋管理的業務范圍。在當前房管檔案管理實踐工作中，拆遷項目行政審批和監督管理產生的拆遷檔案大部分都是存放在縣級或市區級房管局檔案管理機構中，而拆遷實施過程中的檔案和拆遷戶安置檔案則多數存放在各家拆遷公司，如此的分散管理，容易使房產類型的檔案資源散失，無法使檔案資源得到更加合理的整合，甚至得不到共享。此外，房地產權屬等傳統檔案存在有文必檔、重復歸檔的現象。

3.檔案信息管理水平比較低

全國各省市房管系統檔案信息化管理水平參差不齊，有些省市和地區檔案管理信息化水平比較成熟，正朝著數字房管的道路穩步邁進，如有的地區房產檔案管理系統作為房管局管理信息綜合系統的子系統，與其他業務管理無縫對接，實現業務、數據、服務、技術和管理的一體化，但多數地方的房管檔案管理還依然停留在信息化的初級階段，由于檔案信息管理系統沒有統一的標準，缺乏統一的數據庫管理，檔案信息資源也就無法實現共享，使用價值沒法發揮出來。

4.檔案開發利用方式較單一

目前檔案利用的途徑比較單一，是房管理檔案利用率低的主要表現，也是最大的問題，設立窗口這一途徑已無法適應時代潮流。由于開放檔案要承擔一些風險，很多部門為了趨利避害，有的縮短查閱時間，有的盡可能使檔案處于保密狀態。房管檔案蘊藏著豐富的資源信息，特別是一些歷史檔案，使用價值更大。但把檔案存于庫房深處，或僅為行政機關提供利用服務，這樣做大大浪費了檔案資源，使房管檔案得不到充分利用。

5.檔案管理專業人才較缺乏

在從事房管檔案管理的專門工作人員中，一部分人員年齡偏大、知識老化，檔案管理的理念和思維陳舊。而另一部分則是年輕人，他們雖有一定的檔案業務理論知識或者計算機知識等，但經驗比較缺乏，沒有實踐經驗。總體上，都存在著缺乏檔案專業知識和計算機專業知識相結合的綜合性技術人員，更多的是缺乏檔案知識、房管業務、歷史和法律等專業知識相結合的復合型人才。

二、加強我國房管檔案管理的對策

1.構建房管檔案統一管理標準

實現檔案管理工作現代化的前提條件是檔案工作標準化。國家要結合房地產業檔案管理的特點，制定并出臺相關標準、規范，從而提高全國房管系統檔案管理的整體水平。各省市同行同系統之間不能各自獨立起來，相互之間要交流切磋和互補，不斷創新，建立房管理檔案統一管理標準，推進房管檔案業務規范化管理。

2.整合房管檔案信息資源

檔案資源整合不僅僅是對檔案實體的整合，還包括了對檔案信息的整合。加強房管檔案資源的整合和優化是房管檔案工作的一大重點，一方面要加大重點檔案收集力度，另一方面要優化檔案資源，實現檔案集約化管理，也就是做到實行前端控制，在業務辦理過程中，要對檔案文件進行嚴格控制，加強管理，對一些檔案可以實行電子文檔管理，爭取減少紙質檔案的流轉，盡可能實現資源信息共享。

3.加快房管檔案信息化建設

加強房管檔案的信息化建設，必須有序推進檔案資源數字化、信息管理標準化和信息服務網絡化。一要建立統一的房管系統信息化平臺，建立房管檔案信息資源基礎數據庫和檔案檢索數據庫及檔案影像數據庫；二要通過計算機網絡來實現檔案信息的快捷傳輸有效反饋，實現房管檔案信息資源的高度共享和利用，進而達到實現庫藏檔案的信息化自動管理，給利用者提供快捷便利的檔案信息服務。

4.開發房管檔案使用價值

充實檔案內容。要充分了解行政部門、相關企業、科研機構以及社會公眾對房管檔案信息的需求狀況、需求程度以及需求特點，從而確定房管檔案信息資源的建設內容，完善檔案接待利用工作，滿足行業管理和社會公眾利用需求。

整合檔案資源。緊密結合本地區房地產行業管理實際與社會經濟發展實際，積極開展房管檔案編研工作。可以通過與高校、科研院所、專家學者一起交流探討等合作，挖掘房管檔案的歷史文化價值，整合利用社會上的人文資源，開展課題研究，展示房管文化，傳播檔案文化。

5.提高檔案人員專業水平

建設好高素質的檔案管理隊伍，房管系統檔案事業才能持續發展。一是引入系統外的人才，或招聘檔案專業的應屆大學畢業生，為管理隊伍輸入新的活力；二是加強系統內的人才培養。調動工作人員的積極性，使檔案管理部門不斷涌現新的技術帶頭人，定期組織他們參加各種形式的房地產檔案業務專業培訓，可以以講座、模擬和辯論賽等形式進行。通過人才引進和培養，逐步建立能兼顧精通檔案管理和房地產檔案業務管理以及計算機知識的房管檔案后備干部隊伍，提高房管檔案管理人員的素質，促進檔案管理工作不斷發展，為社會提供更多更便捷的檔案資源。

（作者單位：廣東省中山市國土房管檔案館）