淺談高校檔案的信息化建設管理

高校檔案是高校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種歷史的原始記錄。檔案既是高校教育事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄，又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校檔案管理工作也進入了一個新的歷史階段，隨著信息技術的快速發展和辦公自動化的深化，加快了檔案工作走向信息化建設的步伐，檔案信息的數字化和檔案工作的網絡化已成為檔案管理現代化的重要發展方。

一、高校檔案信息化建設的內涵

高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心，以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，確保館藏重要文本、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要的檔案建設。它是高校數字化校園建設的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實現資源共享，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化的重要途徑。其最終目標就是實現高校館藏信息資源數字化，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化和社會化。

二、高校檔案信息化建設的存在的問題

1.檔案意識淡薄，受重視程度不夠

高校內部分單位、部門檔案分管領導、兼職檔案員對檔案信息化建設工作的重視程度不夠，沒有正確認識到檔案信息化與本單位本部門日常工作之間的聯系，認為檔案信息化只是檔案館工作的改進與提高，與自己的工作無關，每年只需按部就班做好紙質文件材料的歸檔工作就可以了，對本部門形成的電子檔案監管不力，導致疏于管理、電子檔案流失嚴重等諸多不良后果，直接影響到學校檔案信息化建設進程。

2.檔案管理人員的業務素質有待提高

檔案管理工作的信息化建設滯后于現實的要求，結果是高校檔案管理工作仍用手工操作的現象還比較多，缺乏信息化的管理手段，缺乏相應的信息化設備，大大制約了檔案工作的發展。檔案信息化建設進程中，檔案管理者扮演著舉足輕重的角色。而部分高校檔案人員不熟悉計算機與通訊技術，較難快速適應信息化的管理趨勢。也有一些人對高校檔案數字化的理解不夠準確，認為只要把紙質文檔變成電子文檔就代表實現高校檔案數字化了。這些認識只是對高校檔案信息化認識的片面性理解。高校檔案數字化不僅僅是檔案存儲介質的變革，其中更需要引入先進的管理理念和科學的管理方法，需要檔案管理人員具有與時俱進的時代感和不斷學習提高的業務素質。

3.檔案信息化標準建設滯后，電子文件歸檔困難

檔案信息化工作的基本任務是實現檔案數字化信息的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享及其全過程安全管理。與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設的顯著特點是具有極強的相關性，如檔案信息的傳輸、流轉、共享必然涉及諸多相關主體及其相互間的關聯；電子文件歸檔管理更使檔案管理系統與辦公系統、各種計算機輔助設計系統等的關聯度明顯提高。因此，檔案信息化建設更加需要講求統一技術語言，更加需要標準化和規范化。但從現狀看，學校檔案信息化工作中的標準化建設嚴重滯后，其系統性、配套性，不能完全滿足當前檔案信息化工作的實際需要。

三、高校檔案管理信息化管理的措施

1.加大宣傳，更新管理方式，積極推進檔案信息網絡化服務

依托校園網絡主動做好電子文件歸檔、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作，提高廣大師生對檔案信息化的認識。隨著計算機技術、網絡技術、通訊技術等高新技術手段的應用，學校各種信息逐漸實現了網絡化、數字化，電子檔案與日俱增，高校檔案館應充分采用現代化技術手段，將現有館藏檔案進行數字化處理，加快檔案館局域網的建設進程，利用校園網和互聯網的有效聯結，使檔案館通過校園數字化辦公系統，實現檔案信息資源收集和傳遞方式的網絡化。

開展檔案信息網上利用，這將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，逐步實現良性循環。到那時任何一位利用者將不受任何時間、空間的限制，在任何地點、任何時間，只需要有一臺聯網的電腦，即可進入高校檔案管理系統，查詢自己需要的檔案信息。這使得編研工作、檔案查閱工作變得更為簡易、方便、快捷。通過多媒體技術改善利用電子檔案的環境，解決目前檔案信息提供少、傳遞慢、效率低的問題，實現檔案全文信息查詢，進而提高服務速度和質量。

2.加強檔案信息專門人才的培養

檔案信息化，必然使檔案工作者改變傳統的思想觀念，按照檔案工作現代化的要求，對從事檔案工作信息化的管理人員而言，不僅要求他們掌握現代的信息技術，而且還要熟悉檔案工作的專業知識。要掌握各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識，培養信息獲取和開發利用的能力、信息選擇能力、信息預測能力、信息加工、開發、傳輸、存儲、調閱和吸收等能力，又要能對信息進行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實檔案數據庫。

隨著信息技術、現代科學技術和數字化技術的快速發展，作為現代檔案信息服務主角的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創新意識和科研能力，創造新知識信息，努力培養自身具有更深層次、更高的綜合素質。因此，現代檔案人員應由一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的“檔案保管者”變為“檔案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設的行家里手。盡快建立以管理型人才為基礎，復合性人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，滿足檔案信息化建設的需要。有針對性地培養一批既能熟練應用計算機技術、信息技術、網絡技術，又熱愛檔案事業的專門人才，以滿足檔案信息化建設的需要。

3.提高信息安全意識，確保檔案信息利用安全

在進行檔案信息資源開發與利用時必然會涉及多方面的信息安全問題。首先，我們應重視檔案信息內容的安全。凡是涉及國家安全、單位機密、個人隱私等內容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發生。其次，必須保障網絡服務器和數據庫安全。使用安全級別較高的操作系統，及時進行系統漏洞、補丁升級，并對數據庫進行定期多重備份、異地備份，維護好數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份認證、訪問權限控制等安全措施，避免由于系統故障或人為破壞造成信息丟失。再次，提高檔案信息網絡安全意識。在網絡中流轉的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護方面，除了對已有的防護措施，如防火墻技術、殺毒軟件、網絡安全檢測、用戶身份認證、數據加密技術等進行綜合運用之外，還要不斷跟進了解新的安全防護技術，以應對不斷出現的新情況、新問題。最后，檔案部門要不斷進行信息的保密、安全教育，制定切實可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對信息的保密與安全意識。

4.暢通檔案信息服務渠道，提高資源利用率

加強網絡設施建設，建立電子閱覽室，利用網絡終端、多媒體、觸摸屏等現代技術，使檔案利用者享受到方便、快捷、直觀的服務是檔案館發展的必由之路。故應努力實現服務手段的多樣化，充分利用計算機和網絡技術，建立完備的檔案數據庫、局域網，充分發揮和拓展現有檔案館網站的作用，使檔案館網站真正成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口，實行新信息上網發布；提供在線電子郵件服務、聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務、視頻點播服務等功能，開展檔案信息咨詢服務，與用戶進行交互式信息咨詢，運用跟蹤反饋、搜索代理等方式，為用戶構建制定全方位的檔案信息服務體系。

高校檔案是高校最重要、最鮮活、最有權威性的知識資源。隨著高校自身發展的需要，高校應越來越重視檔案信息的管理工作，檔案工作者也必須強化信息意識和信息觀念，工作要與時俱進，不斷創新檔案管理，努力把傳統的、封閉的、靜態的檔案信息，開發成現代的、開放的、動態的信息資源，更好地服務于學校的建設和發展，服務于社會。

（作者單位：河北化工醫藥職業技術學院）