淺議人事檔案管理工作的重要性及其發展現狀

人事檔案是指在人事管理活動中形成的，記述了個人在國家機構、社會組織中的活動情況包括個人學習歷程、工作經歷、家庭背景情況、品德才能業績等方面，同時以個人為單位集中保存起來以備查證的資料，傳統上存在文字、表格、照片、錄音及其他等形式。當下，我國正不斷深入事業單位改革，在事業單位轉制、重構、重組以及轉型等新的變革中，經常存在大量的人員調整，而人事檔案資料就是保證此項工作高效、有序以及協調運行的重要的基礎。因此，進一步規范事業單位檔案管理工作，加強檔案管理人員素質和業務培養，吸納現代化管理技術，對于推動我國事業單位建設和發展具有十分重要的作用。

一、人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案是匯集單位員工各方面信息的一個數據庫，它為國家單位人力資源的管理工作奠定了重要的信息基礎。而做好人事檔案的管理工作，即圍繞輸入或輸出人事檔案信息開展的業務，同樣為該單位的發展提供了重要保障。換句話說，做好單位人事檔案相關工作，可以極大的促進人力資源管理工作，進而提高國家相關單位的核心競爭力。具體來講，人事檔案管理工作具有以下重要作用：

1.在現代勞動用工管理工作中的重要作用

對事業單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據個人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養老保險金、失業保險金；辦理大病醫療統籌，進行工資調整；辦理職稱申報工作；計算退休年限；為員工出具相應的證明材料等。如遇到從事有毒、有害工作的員工，可根據其檔案中的工作年限推算其提前退休的年齡。

2.在選拔和任用干部人員時的重要作用

人事檔案中可以較為詳細的反映每個人的學習經歷、工作經歷、思想品德、業績表現、專長愛好等情況，是一個單位人事管理活動的主要對象和內容，是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文件材料，是體現個人全面信息的具有現實性、真實性、動態性、機密性等特點的卷冊。在考察任用干部時，是十分重要的參考資料，直接關系到有關干部選拔的正確性，國家相關單位的發展。

二、計算機技術在人事檔案管理中的合理高效利用

從前傳統的手填式紙質檔案資料的管理，已經跟不上現代化社會信息資料的更新速度。而單位人員的不斷增加和流動，也導致了紙質檔案資料錄入工作量的日趨繁重。除此以外，由于紙質檔案容易破損和變質，還提高了檔案管理的成本。因此，隨著計算機技術的普及和應用，檔案管理工作的形勢也在發生著日益變化，檔案信息化建設正不斷的融入到人們的工作中。

1.計算機技術的應用減少了人事檔案管理人員的工作量

計算機技術的應用與發展使人事檔案的建立從信息采集、確認、生成、歸檔、管理和利用的整個過程，實現了智能化、系統化與自動化，極大程度的縮減了人力資源管理部門以及相關工作人員的勞動負荷量，提高了單位人力部門的工作效率。可見，計算機技術與人事檔案管理工作相結合，是體現檔案管理工作現代化、科技化和信息化的重要標志。

2.計算機技術的應用簡化了人事信息檢索的難度

在我國，人事檔案管理工作長期實行封閉式管理，加之傳統的檔案管理方法繁瑣，操作復雜，導致檔案信息不能很好的被用于發現人才和舉薦人才的實際工作中。而信息檢索卻是計算機技術最基本的功能之一，檢索人可以迅速的從人事檔案數據庫中查詢相關內容，僅是依據不同的檔案管理系統需要輸入不同的檢索關鍵詞，有的以姓名檢索，有的以時間來檢索，有的則以檔案編號來檢索等。這樣的操作，可以大大節約從頭到尾找信息的時間。同時，檔案所查閱的大部分內容更有利于發現人才，推薦人才，為人事決策工作提供重要依據。

3.計算機技術的應用提高了檔案信息化管理的水平

由于工作單位幾乎每天都會有新的人事變動，及時收集新的檔案信息，及時跟上信息變動腳步，及時錄入人事變更內容，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫，這就對人事檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求。由于計算機技術和軟件的應用，減少了人事檔案管理人員的工作量，為人事檔案管理人員提供了更為充分的搜集人事信息的時間。此外，計算機技術的操作簡便，更提高了相關信息的錄入效率。

三、人事檔案管理工作中存在的不足

1.缺少專業的人事檔案管理人才

首先，由于新老工作人員更替、機構科室重組等原因，難免造成人事檔案管理人員的崗位變動。而接任的管理人員往往沒有經過專業的檔案知識培訓，僅能將相應材料裝入檔案盒，缺乏對檔案重要性的專業認識，不具備檔案學、檔案管理學以及檔案著錄、標引、檢索、修裱等有關檔案管理的專業知識和基本技能，對檔案材料的收集、管理、歸檔、裝訂等業務也不了解，嚴重影響了檔案管理工作的水平。而在這些管理人員中，更有相當一部分人員缺乏對檔案管理工作的系統規劃，深深制約著本單位檔案管理工作的開展。其次，由于檔案管理信息化技術的發展，相關工作人員必須掌握現代化管理技術包括計算機操作、軟件應用等，才能成為一名合格的檔案管理人員并進行科學的檔案管理工作。

2.缺少完善的人事檔案管理制度

就目前情況來看，大部分單位并沒有建立專門的檔案管理領導小組，并定期對檔案管理工作進行檢查和督促，及時做好檔案核查和修復工作。此外，也少有單位專門建立人事檔案管理的專門制度，針對人事檔案的收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等方面進行詳細的規定，有的管檔部門建立了制度也存在不執行或不嚴格現象，導致常常出現檔案混亂，裝訂不完善，不能真實詳盡的反映個人信息的現象。

3.缺少人事檔案信息化管理下的保護保密意識

由于現代化技術的發展，針對檔案管理所設計的軟件也越來越全面和智能化，部分檔案管理人員對計算機技術產生了依賴性，而忽視了紙質檔案材料的重要性，降低了對檔案信息的保護意識。需要強調的是，屬于格外機密和重要的檔案信息，相關單位仍應同時采用紙質檔案管理的方式進行備案，以防止電子檔案不慎丟失或損壞而造成的信息無法恢復。此外，由于互聯網技術的發展，進行檔案管理工作的人員更要樹立和加強保密和防范意識，以防一些機密檔案內容從網絡途徑被竊取。

四、對人事檔案管理工作的展望

人事檔案管理是一項政策性兼具系統性、科學性、專業性的工作，在每一個相關單位中，都需要領導與其他同事們的重視、支持和配合，這是人事檔案管理工作更好的服務于本單位的重要前提。同時，給予人事管理部門相應的人力、物力、財力等方面的支持，也是加強人事檔案的管理，推動人事檔案管理工作順利開展的重要保證。隨著人事改革制度的不斷深入，單位內部、單位之間、地區之間的人員流動也會越來越頻繁，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。此外，如何將記錄單位人員重要信息的檔案資料合理的保存與利用，也更值得我們檔案管理人員深思。但是，只要我們富于創新意識，勇于探索，敢于開拓，努力實踐，就一定會把人事檔案管理工作開展的更好。

（作者單位：張家口市宣化區人力資源和社會保障局）