淺談城建檔案信息化建設

城建檔案是城市建設中形成的具有保存價值的文字、圖表、影像等各種載體的技術資料，是社會管理和公共服務的重要信息，是建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監管、執法監督以及城鄉房屋建筑和市政基礎設施工程建設、運營養護、維修改造等工作的重要依據；對于促進城鄉一體化建設和城市化進程，保證城市生產、生活秩序，維護城市安全，應對城市突發事件具有十分重要的意義。

城建檔案信息化建設，是指城建檔案機構利用現代信息技術，通過信息資源的深入開發和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、管理、指導、決策的效率和水平，進而提高城建檔案工作的社會效益和經濟效益的過程。

一、城建檔案信息化的現狀

經過20多年來的發展，我國城建檔案館已建立了檔案計算機檢索系統，大部分城市開始建立管理信息系統，不少城市正在積極規劃建設數字城建檔案館，例如武漢、長沙、珠海等城市的城建檔案館信息化建設已經較為成熟和先進，其中珠海市數字城建檔案館于2007年6月2日通過建設部驗收鑒定。驗收專家委員會認為：該項目是我國第一個完整意義上的數字城建檔案館，該項目在城建檔案全過程的規范管理與控制方面具有國內領先水平。目前已在全國進行推廣應用，取得較好的效果。

隨著信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案基礎業務建設的重心向檔案的信息化建設轉移。為了加快審批進度，現在全國各地的工程建設檔案除了要求提供紙質圖紙外，基本上都要求同時提供光盤材料。大量的數字信息，特別是地下管線資料、音像照片，日漸增多的豐富館藏，如果不經過信息化處理，勢必會嚴重影響城建檔案的工作效率。現有的檔案管理系統工作模式，以及現有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應新的需求。因此采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、管理、利用各工作環節進行優化，已成為城建檔案向綜合開發利用為中心的現代化管理模式轉化的必然趨勢。

整體而言，我國城建檔案館信息化總體應用水平較低，信息化建設還處于初步發展階段，存在的主要問題有：一是由于各地的城建檔案館經費主要靠政府財政支出，因此信息化建設投入有限。二是信息化基礎設施落后，相當多的檔案館的電腦應用僅停留在文字處理、文件檢索、辦公自動化等方面，服務器、磁盤陣列等網絡設備擁有率較低，數據庫軟件、MIS、GIS等應用軟件的擁有率更低，就算擁有也是與規劃主管部門共享，檔案館只是附屬模塊。三是檔案館仍未走出封閉狀態，資源共享觀念淡薄，開發不足。大多數檔案館的工作方式基本上是接收移交的檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷幾步曲；檔案介質絕大多數仍為紙質檔案，要查閱資料一定要到館內現場查詢；地下管線、城市管網、路網、市政、公用設施等檔案信息化系統的資源未充分建設和利用。四是檔案館信息化水平極不平衡，各地、不同規模的檔案館信息化建設差異明顯，標準不統一。

二、城建檔案信息化建設的構想

城建檔案信息化建設是一個長期系統工程，要從實際需要和長遠打算出發，制定一個適合自身發展需要的長遠發展規劃。現代城建檔案館的信息化要從基礎建設抓起，基本上可以分為幾個階段：檔案館業務辦公自動化管理建設、城建檔案內部數字化建設、數字城建檔案館建設。

城建檔案館信息化建設在第一階段的任務主要是圍繞檔案管理進行，建立基于檔案業務管理的辦公自動化系統，充分利用現代信息技術改進優化檔案管理的流程，實現城建檔案登記、監督、指導、驗收等管理環節及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統計等業務工作全過程的計算機管理，同時系統輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務處理功能，支持互聯網的應用和遠程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數字化水平。這一步的工作可結合主管單位辦公自動化系統建設進行，系統平臺和基礎數據庫應與主管單位的信息系統相互融合，避免重復建設和資源浪費。

第二階段的主要任務是將傳統城建檔案館紙張文檔和圖紙通過掃描、圖像優化、壓縮歸檔等數字化技術轉化成符合標準規范的信息數據。因為各城建檔案館經過近20多年的建設，館藏都比較豐富，同時，每年新增檔案數量也非常大，因此需配備高速掃描系統和大量人力進行此項工作。建議此項工作分步進行，在開發相應的建庫軟件后，要求竣工檔案驗收必須提供相應符合標準規范的光盤材料，建立起新增檔案資源庫，然后將傳統館藏資料逐步轉化成數字信息數據導入資源庫中，減輕負擔，提高效率。

第三階段的任務是各地城建檔案館信息化建設的第一階段、第二階段完成后，實現城建檔案館間的信息資源共享，成為真正意義上的數字城建檔案館。通過網絡，用戶可以不受地理位置和時間的限制對檔案資源進行訪問，實現檔案資源的最大化利用。

三、城建檔案信息化建設的幾點體會

1.實現基層城建檔案數字化

隨著我區“大部制”的實施，大部分的行政職能下放到鎮（街道），而當前的鎮（街道）城建檔案館（室）技術、人員、資金都很薄弱。為了帶動基層城建檔案信息化建設，上一級主管部門的信息系統應為基層城建檔案館（室）開通應用接口，共享服務器硬件資源和系統平臺軟件資源，通過軟件應用，統一信息化建設的標準與步伐，為基層解決大量的軟、硬件投入以及人力資源不足的問題，同時，也充實了系統內容，保證了系統整體結構與內容的完整性。

2.加快城建檔案信息化標準規范建設

標準規范是建設高質量的數字城建檔案館工程的重要基礎之一。根據國家關于檔案管理、電子文件管理的各項規范標準，從管理、業務、技術三個方面逐步完善城建檔案信息化標準規范體系，堅持數據開放原則，加快制定建設電子文件歸檔、數字城建檔案信息采集和整理、城建檔案信息安全管理、城建檔案網站建設與管理、數字城建檔案館建設規范等急需的城市檔案信息化標準規范，推動城建檔案信息化建設有序開展。

（三）CAD電子文件的管理

城建檔案館接收CAD文件已是常態工作，但大部分文件都存儲于光盤，且文件版本眾多，經常出現有文件但找不到對應的設計CAD版本而無法閱讀、打印，圖紙掃描后的文件質量遠不如原文件，不便使用，因此建立完善的數字化CAD電子文件管理系統是當今城建檔案信息化建設的重要內容。利用當今較為先進的dwg、dxf、dxt、dwf圖層和光柵轉換技術，無需安裝任何版本的AutoCAD軟件，支持筆寬設置和打印輸出，解決了不同版本軟件生成電子文件的閱讀、封裝問題，是現今建立CAD電子文件管理系統較為成熟的方法。

4.建立保障檔案信息化安全的管理體系

作為城市建設信息服務平臺，城建檔案館在為城市規劃、建設、管理等提供支撐、保障和信息服務的同時，需要利用網絡實現數據交換和數據共享。首先要嚴格用戶管理，實行系統用戶分級管理，設置不同的訪問權限。改變傳統容易被破解的用戶名口令登錄方式，引入數字證書加密技術和密匙技術，確保系統安全。其次要保障數據信息安全，建立綜合備份系統，數據服務器安裝防火墻和防病毒軟件，避免非法訪問和病毒感染。

總之，城建檔案信息化工作是一項長期而系統的工程，應堅持統籌規劃，加強宣傳和交流，努力提升城建檔案管理水平，促進城建檔案信息資源的開發利用。

（作者單位：佛山市三水區發展規劃統計檔案館）