淺談城建檔案信息化建設(shè)

城建檔案是城市建設(shè)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、影像等各種載體的技術(shù)資料，是社會(huì)管理和公共服務(wù)的重要信息，是建設(shè)行政主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)管、執(zhí)法監(jiān)督以及城鄉(xiāng)房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)養(yǎng)護(hù)、維修改造等工作的重要依據(jù)；對(duì)于促進(jìn)城鄉(xiāng)一體化建設(shè)和城市化進(jìn)程，保證城市生產(chǎn)、生活秩序，維護(hù)城市安全，應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件具有十分重要的意義。

城建檔案信息化建設(shè)，是指城建檔案機(jī)構(gòu)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、管理、指導(dǎo)、決策的效率和水平，進(jìn)而提高城建檔案工作的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的過程。

一、城建檔案信息化的現(xiàn)狀

經(jīng)過20多年來(lái)的發(fā)展，我國(guó)城建檔案館已建立了檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，大部分城市開始建立管理信息系統(tǒng)，不少城市正在積極規(guī)劃建設(shè)數(shù)字城建檔案館，例如武漢、長(zhǎng)沙、珠海等城市的城建檔案館信息化建設(shè)已經(jīng)較為成熟和先進(jìn)，其中珠海市數(shù)字城建檔案館于2007年6月2日通過建設(shè)部驗(yàn)收鑒定。驗(yàn)收專家委員會(huì)認(rèn)為：該項(xiàng)目是我國(guó)第一個(gè)完整意義上的數(shù)字城建檔案館，該項(xiàng)目在城建檔案全過程的規(guī)范管理與控制方面具有國(guó)內(nèi)領(lǐng)先水平。目前已在全國(guó)進(jìn)行推廣應(yīng)用，取得較好的效果。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的快速推進(jìn)，城建檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。為了加快審批進(jìn)度，現(xiàn)在全國(guó)各地的工程建設(shè)檔案除了要求提供紙質(zhì)圖紙外，基本上都要求同時(shí)提供光盤材料。大量的數(shù)字信息，特別是地下管線資料、音像照片，日漸增多的豐富館藏，如果不經(jīng)過信息化處理，勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響城建檔案的工作效率。現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應(yīng)新的需求。因此采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、管理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，已成為城建檔案向綜合開發(fā)利用為中心的現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)化的必然趨勢(shì)。

整體而言，我國(guó)城建檔案館信息化總體應(yīng)用水平較低，信息化建設(shè)還處于初步發(fā)展階段，存在的主要問題有：一是由于各地的城建檔案館經(jīng)費(fèi)主要靠政府財(cái)政支出，因此信息化建設(shè)投入有限。二是信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后，相當(dāng)多的檔案館的電腦應(yīng)用僅停留在文字處理、文件檢索、辦公自動(dòng)化等方面，服務(wù)器、磁盤陣列等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備擁有率較低，數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、MIS、GIS等應(yīng)用軟件的擁有率更低，就算擁有也是與規(guī)劃主管部門共享，檔案館只是附屬模塊。三是檔案館仍未走出封閉狀態(tài)，資源共享觀念淡薄，開發(fā)不足。大多數(shù)檔案館的工作方式基本上是接收移交的檔案，編目立卷、存儲(chǔ)入庫(kù)、查閱調(diào)卷幾步曲；檔案介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，要查閱資料一定要到館內(nèi)現(xiàn)場(chǎng)查詢；地下管線、城市管網(wǎng)、路網(wǎng)、市政、公用設(shè)施等檔案信息化系統(tǒng)的資源未充分建設(shè)和利用。四是檔案館信息化水平極不平衡，各地、不同規(guī)模的檔案館信息化建設(shè)差異明顯，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

二、城建檔案信息化建設(shè)的構(gòu)想

城建檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期系統(tǒng)工程，要從實(shí)際需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)打算出發(fā)，制定一個(gè)適合自身發(fā)展需要的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃?，F(xiàn)代城建檔案館的信息化要從基礎(chǔ)建設(shè)抓起，基本上可以分為幾個(gè)階段：檔案館業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化管理建設(shè)、城建檔案內(nèi)部數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字城建檔案館建設(shè)。

城建檔案館信息化建設(shè)在第一階段的任務(wù)主要是圍繞檔案管理進(jìn)行，建立基于檔案業(yè)務(wù)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)改進(jìn)優(yōu)化檔案管理的流程，實(shí)現(xiàn)城建檔案登記、監(jiān)督、指導(dǎo)、驗(yàn)收等管理環(huán)節(jié)及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作全過程的計(jì)算機(jī)管理，同時(shí)系統(tǒng)輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務(wù)處理功能，支持互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和遠(yuǎn)程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數(shù)字化水平。這一步的工作可結(jié)合主管單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行，系統(tǒng)平臺(tái)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)與主管單位的信息系統(tǒng)相互融合，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。

第二階段的主要任務(wù)是將傳統(tǒng)城建檔案館紙張文檔和圖紙通過掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化成符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息數(shù)據(jù)。因?yàn)楦鞒墙n案館經(jīng)過近20多年的建設(shè)，館藏都比較豐富，同時(shí)，每年新增檔案數(shù)量也非常大，因此需配備高速掃描系統(tǒng)和大量人力進(jìn)行此項(xiàng)工作。建議此項(xiàng)工作分步進(jìn)行，在開發(fā)相應(yīng)的建庫(kù)軟件后，要求竣工檔案驗(yàn)收必須提供相應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的光盤材料，建立起新增檔案資源庫(kù)，然后將傳統(tǒng)館藏資料逐步轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入資源庫(kù)中，減輕負(fù)擔(dān)，提高效率。

第三階段的任務(wù)是各地城建檔案館信息化建設(shè)的第一階段、第二階段完成后，實(shí)現(xiàn)城建檔案館間的信息資源共享，成為真正意義上的數(shù)字城建檔案館。通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可以不受地理位置和時(shí)間的限制對(duì)檔案資源進(jìn)行訪問，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

三、城建檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)體會(huì)

1.實(shí)現(xiàn)基層城建檔案數(shù)字化

隨著我區(qū)“大部制”的實(shí)施，大部分的行政職能下放到鎮(zhèn)（街道），而當(dāng)前的鎮(zhèn)（街道）城建檔案館（室）技術(shù)、人員、資金都很薄弱。為了帶動(dòng)基層城建檔案信息化建設(shè)，上一級(jí)主管部門的信息系統(tǒng)應(yīng)為基層城建檔案館（室）開通應(yīng)用接口，共享服務(wù)器硬件資源和系統(tǒng)平臺(tái)軟件資源，通過軟件應(yīng)用，統(tǒng)一信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與步伐，為基層解決大量的軟、硬件投入以及人力資源不足的問題，同時(shí)，也充實(shí)了系統(tǒng)內(nèi)容，保證了系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)與內(nèi)容的完整性。

2.加快城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)字城建檔案館工程的重要基礎(chǔ)之一。根據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案管理、電子文件管理的各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)方面逐步完善城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)開放原則，加快制定建設(shè)電子文件歸檔、數(shù)字城建檔案信息采集和整理、城建檔案信息安全管理、城建檔案網(wǎng)站建設(shè)與管理、數(shù)字城建檔案館建設(shè)規(guī)范等急需的城市檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)有序開展。

（三）CAD電子文件的管理

城建檔案館接收CAD文件已是常態(tài)工作，但大部分文件都存儲(chǔ)于光盤，且文件版本眾多，經(jīng)常出現(xiàn)有文件但找不到對(duì)應(yīng)的設(shè)計(jì)CAD版本而無(wú)法閱讀、打印，圖紙掃描后的文件質(zhì)量遠(yuǎn)不如原文件，不便使用，因此建立完善的數(shù)字化CAD電子文件管理系統(tǒng)是當(dāng)今城建檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。利用當(dāng)今較為先進(jìn)的dwg、dxf、dxt、dwf圖層和光柵轉(zhuǎn)換技術(shù)，無(wú)需安裝任何版本的AutoCAD軟件，支持筆寬設(shè)置和打印輸出，解決了不同版本軟件生成電子文件的閱讀、封裝問題，是現(xiàn)今建立CAD電子文件管理系統(tǒng)較為成熟的方法。

4.建立保障檔案信息化安全的管理體系

作為城市建設(shè)信息服務(wù)平臺(tái)，城建檔案館在為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等提供支撐、保障和信息服務(wù)的同時(shí)，需要利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享。首先要嚴(yán)格用戶管理，實(shí)行系統(tǒng)用戶分級(jí)管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。改變傳統(tǒng)容易被破解的用戶名口令登錄方式，引入數(shù)字證書加密技術(shù)和密匙技術(shù)，確保系統(tǒng)安全。其次要保障數(shù)據(jù)信息安全，建立綜合備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)服務(wù)器安裝防火墻和防病毒軟件，避免非法訪問和病毒感染。

總之，城建檔案信息化工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工程，應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)宣傳和交流，努力提升城建檔案管理水平，促進(jìn)城建檔案信息資源的開發(fā)利用。

（作者單位：佛山市三水區(qū)發(fā)展規(guī)劃統(tǒng)計(jì)檔案館）