創(chuàng)新工作方法提高人事檔案管理水平

隨著我國人才流動的加速，各企事業(yè)單位、政府機關(guān)、高等學(xué)校、人才市場之間也因人事上的關(guān)系而被緊密聯(lián)系在一起，這就要求人事檔案不能再是一家獨自擁有檔案材料，而應(yīng)該通過彼此之間的合作來促進(jìn)人事檔案工作的資料共享。人事檔案現(xiàn)代化管理顯得尤為重要。但是工作中發(fā)現(xiàn)，目前我國人事檔案管理還存在著諸多問題。

一、人事檔案管理存在問題的表現(xiàn)

1.很多單位的人事檔案信息化管理工作還僅停留在打印檔案目錄、打印檔案轉(zhuǎn)遞通知單等最基本的微機操作上，并沒有對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描、存儲和檢索，對每卷人事檔案內(nèi)容的查詢也僅僅停留在人事檔案案卷是否在庫房，人事檔案材料是否轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出等最基本的查詢。

2.目前許多單位采用的人事檔案管理系統(tǒng)是中組部統(tǒng)一開發(fā)的計算機人事檔案管理系統(tǒng)，使用范圍小，只是用于內(nèi)部簡單的人事檔案借閱和歸還手續(xù)，限制了人事檔案管理工作的效率。

3.人事檔案管理人員的素質(zhì)不太高，對人事檔案信息化管理的重要性認(rèn)識不足，有些人甚至認(rèn)為檔案管理枯燥無味，沒什么技術(shù)性，是一種誰都能干的工作。

4.檔案的收集、整理和審核上存在收集不全、整理不科學(xué)、審核不嚴(yán)密，甚至出現(xiàn)偽造現(xiàn)象。

二、人事檔案現(xiàn)代化管理對策研究

1.建立健全人事檔案信息化管理制度

為了使人事檔案管理制度化、規(guī)范化，我們應(yīng)該建立健全各項人事檔案管理制度。首先，從本單位的工作實際出發(fā)，本著嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、準(zhǔn)確，且針對性強的總原則，制定和設(shè)計查借閱、保管、保密、安全等制度以及人事檔案管理工作崗位職責(zé)。其次，將各項制度、法規(guī)上墻，將執(zhí)行情況納入年初計劃和年終目標(biāo)管理規(guī)范，促使人事檔案管理制度的建立和實施能有效的執(zhí)行。

2.建立適合本單位的人事檔案電子信息管理系統(tǒng)

通過人事檔案電子信息庫，可以方便地對人事檔案信息進(jìn)行檢索、篩選、比較、統(tǒng)計和分析，并直接生成工作所需的各種表格和文檔，提高人事檔案管理的工作效率。通過推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，利用信息化的手段及時充實更新檔案信息的數(shù)據(jù)庫，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。

3.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作責(zé)任重大，政治性、技術(shù)性、保密性強，需要“管檔”人員具有較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和奉獻(xiàn)精神。在管檔隊伍的建設(shè)和管理上，重點要抓“三個環(huán)節(jié)”：一是高門檻，嚴(yán)把入口。在《干部檔案管理條例》規(guī)定的檔案管理員從業(yè)資格條件上，還要具有大專以上學(xué)歷，具備熟練操作電腦的技能。二是加強培養(yǎng)，提升能力。對新入職的檔案管理員實行“三個一”，即：參加一期人事檔案管理法律法規(guī)和業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)班，經(jīng)一個月的跟班學(xué)習(xí)，通過業(yè)務(wù)技能考核后方可正式上崗。三是關(guān)愛幫助，強化激勵。在政治上關(guān)注、在生活上愛護(hù)管檔人員，使他們工作有勁頭，忠于職守、樂于奉獻(xiàn)。

4.創(chuàng)新工作方法提高案卷質(zhì)量確保信息準(zhǔn)確

案卷質(zhì)量是人事檔案的生命，也是信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)。新形勢下，只有不斷創(chuàng)新工作方法，才能真正做好人事檔案材料的收集、審核和整理錄入工作，全面提高人事檔案工作的質(zhì)量和水平。

在人事檔案材料的收集上，應(yīng)實行“三收集二催要一追究”工作法。“三收集”即：定期收集，對階段性形成的材料，如年度考核表、調(diào)資表等材料，及時收集歸檔；在年底以及檔案整理錄入前，對有關(guān)檔案材料進(jìn)行集中收集；重點收集，在審檔過程中，將缺少的材料分類造冊，并及時向有關(guān)單位和個人催要。“二催要”即：通知催要，針對部分人事檔案中缺少原始檔案材料的問題，逐單位下發(fā)通知，標(biāo)注個人缺少的材料，由其單位負(fù)責(zé)收集；電話催要，對個人補交材料不及時的，按姓氏排序分配到檔案管理員，由管檔人員直接聯(lián)系本人追索。“一追究”對不收集或不補交檔案材料的人員進(jìn)行點名批評，并明確將其情況與年底考核掛鉤，提高單位的重視程度。

在人事檔案材料的審核上，一是組織資深檔案員對問題材料逐份辨析，保證檔案資料“去偽存真、去粗存精、取之有據(jù)、舍之有理”；二是查清問題根源，進(jìn)行組織認(rèn)定，對因個人或單位粗心等原因造成的，及時通知本人補交材料；對確實是個人涂改、偽造材料，分類匯總，嚴(yán)格實施責(zé)任追究；三是對審核完的檔案材料在錄入信息庫之前，由資深檔案員按照一定的比例隨機抽查，使檔案材料內(nèi)容不漏項、標(biāo)準(zhǔn)不走樣。

以上這些方法措施，可確保所有檔案材料的準(zhǔn)確性、真實性、完整性，為提升人事檔案現(xiàn)代化管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

（作者單位：石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院）