機場文書檔案管理探析

文書檔案基本都是由一些辦理完畢的具有保存價值的文件轉化形成的。文件主要是法定機關、團體、企事業(yè)單位以及個人在活動中，為了相互聯(lián)系與處理事務等各種實際需要，通過文字、圖表等各種方式所記錄下來的擁有完整體式與處理程序的信息材料。機場文書檔案是機場的寶貴財富，記錄了機場所從事的各類管理活動，例如財務管理、人事管理以及業(yè)務管理等。

一、機場文書檔案分析

機場文書檔案是機場發(fā)展歷史的見證與憑據(jù)，它是有著嚴格的規(guī)范性、標準性、保密性以及服務性等特點。

1.規(guī)范性

機場文書檔案的規(guī)范性主要是體現(xiàn)在公文的管理上，是整個文書檔案的核心，同時也是做好文書檔案管理工作的重要基礎。規(guī)范性主要表現(xiàn)在公文的用紙、字跡、檢查、傳遞、文種等幾個方面。

2.標準性

相對而言，文書檔案管理工作擁有較高的技術含量，并且有著很強的操作性。文書檔案的收集、管理、鑒定、保管以及利用都有相應的標準、規(guī)范，并且其技術流程和操作技術也是統(tǒng)一的。整個過程中各個環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系，層次分明，并且有著嚴格的標準。

3.保密性

機場和其他單位相比，技術要求高，所以信息化方面更加的完善，電子檔案較多，同時還有數(shù)量不少的紙質檔案。這兩種形式檔案的存在為保密工作帶來了一定的難度。相對而言，紙質的檔案在形成之后，內容和形式基本就不會發(fā)生太大的變化，所以很容易辨認出是否是原始資料。但是對于電子檔案，卻沒有這種特點，對于電子檔案往往需要進行加密，并且還必須要不定期更換密鑰或者電子鎖。但是最重要的是保密意識，如果工作人員缺乏保密意識，這些保密手段都只能是虛設，很容易因為失密，造成較為嚴重的后果。

4.服務性

文書檔案的服務性主要體現(xiàn)在為領導或者職能部門在進行決策分析時提供必要的資料參考，特別是在編研、統(tǒng)計等各項工作中。想要做好服務，就必須先做好機場文書檔案的整理工作，讓文書檔案能夠在使用的時候可以滿足不同的要求。機場文書檔案能夠為機場內各級領導干部的變遷以及職工的晉職晉升等提供相當詳細的個人資料與依據(jù)，并能夠促進工作效率的提高，使得工作能夠在規(guī)定時間內按質、按量完成。同時還能夠在機場進行大規(guī)模改革的過程中提供機場的各種基本信息以及工作人員的一些基本情況，能讓機場領導在進行決策時獲取必要的第一手的信息。

二、機場文書檔案管理中存在的問題

1.對文書檔案的重要性認識程度存在差異，需要進一步改善

對于文書檔案的重要性，各個機場的表現(xiàn)各不相同，部分機場在文書檔案的管理上還存在需要繼續(xù)改進的地方，需要進一步提高對文書檔案重要性的認識。但是從近幾年的情況來看，各個機場都正在改善對文書檔案的重要性的認識，并且取得了較好的效果，例如在對于文書檔案的搜集、整理與歸檔上都取得了一定的成績，但是就文書檔案的利用上還需要進一步的進行改善。如在很多機場中雖然有檔案室，但是卻缺乏相應的查閱檔案的硬件條件，沒有專門的查閱室，對于查閱檔案的制度也不夠健全，基本只有檔案部門有相關的制度，對于檔案很多人都感到神秘。

2.文書工作與檔案工作之間缺乏足夠的默契程度

嚴格的講，文書檔案管理工作包含有檔案工作與文書工作這兩個方面的內容，因此這兩項工作之間存在有十分緊密的聯(lián)系。所以在實際的文書檔案管理中需要將文書與檔案管理工作進行銜接，兩項工作必須要相互配合，并構建起一套較為完善的文書檔案管理機制。但是在實際的操作過程中，文書工作與檔案管理基本是單獨進行操作的，管理上也是分開的，沒有形成一個整體。

3.文書檔案管理人員素養(yǎng)難以滿足文書檔案管理工作的需要

從整體上看，我國的檔案管理人員隊伍在專業(yè)素質、理論水平以及文化程度等方面呈現(xiàn)出參差不齊的現(xiàn)象，難以滿足時代發(fā)展的需求。雖然，機場的檔案管理人員的素質相對較高。但是在專業(yè)知識以及知識結構上仍然是存在著老化或者不合理的情況，并且很少有檔案管理人員及時的對知識進行更新。這些情況的存在影響到了機場文書檔案管理工作的開展，并且會進一步使得機場的工作人員認為文書檔案并不重要。在很多部門中，檔案管理人員基本都是兼職缺乏足夠的檔案管理專業(yè)知識，雖然也接受過檔案管理的培訓，但是培訓內容基本都集中在操作性知識方面，缺少基本理論等各種系統(tǒng)性的知識。

三、加強機場文書檔案管理的措施

1.對文書檔案意識進行強化

對于文書檔案，不僅僅需要機場領導的重視，所有人員都需要重視，只有這樣才能夠更好的與文書檔案管理工作進行配合，促進文書檔案管理工作效率的提升。因此，必須加強對文書檔案重要性的宣傳。通過宣傳，讓機場工作人員對于檔案不再感到神秘，進一步認識到其重要性。同時加大對文書檔案管理工作的資金投入，讓文書檔案管理工作的各項配套措施能夠得到完善，只有做好了檔案管理工作才能夠進一步的促進機場其它各項工作的開展。

2.實行一體化管理

文檔一體化指的是根據(jù)文件運動周期理論，將已經完成的文件管理與項目檔案管理納入到一個統(tǒng)一的系統(tǒng)之內，并根據(jù)統(tǒng)一的要求，構建起密切的聯(lián)系，加強協(xié)調。對于文件材料的形成，必須要根據(jù)檔案管理的各項要求去進行，讓案卷質量能夠得到保障。文檔管理一體化對于機場文書檔案管理有著十分重要的作用，可以使文書檔案的收集更加完整、系統(tǒng)、準確、安全，更加有利于對文檔進行超前控制，提高信息檢索的效率，促進科學決策，使行政效率得到提升，有利于機場對人、財、物進行更加有效的利用。同時要做好電子文件與紙質文件的歸檔工作，紙質檔案和電子檔案一起進行保存。

3.改善檔案管理人才隊伍現(xiàn)狀

要提高文書檔案管理工作的效率，人員素質是重要基礎。為此，必須要將檔案管理人員的培養(yǎng)納入到機場人員培訓計劃中，全面提高檔案管理人員的素質水平。通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育等多種手段來提高檔案管理人員的素質。同時，要對檔案管理人員的服務意識進行提升，特別是文書檔案的開發(fā)和利用都需要檔案管理人員有著足夠的服務意識。在進行教育和培訓時，內容不能僅僅放在操作性的知識上，需要根據(jù)檔案管理人員的實際情況有針對性地提供系統(tǒng)的檔案管理理論知識，對檔案管理人員的知識結構進行完善。加強對專業(yè)檔案人才的招聘力度，可以與高校進行合作，引進專業(yè)的檔案人才。

總之，文書檔案的管理工作水平對機場的發(fā)展有著十分重要的影響。為此，機場的工作人員都必須要對文書檔案的管理工作進行重視，分析當前存在的問題，并積極的進行改進。

〔（作者單位：舟山普陀山機場有限公司（舟山市民航局）〕