電子發現與電子文件長期存取的需求分析

摘 要：本文基于美國民事訴訟聯邦規則對電子發現要求的視角，通過對比分析電子發現與電子文件長期存取在現實中關于用途、元數據（信息包）和信息工作流程（信息流）、收集（歸檔）范圍以及人員這幾方面的需求，揭示兩者的主體對象雖然都是電子文件信息，但需求卻迥然不同這一矛盾。最后，提出了對我國電子證據發展的啟示。

關鍵詞：電子發現；電子文件長期存取；電子證據；需求

電子發現（E-discovery）是指為了在民事或刑事訴訟案件中提供有效證據，所有對電子信息進行跟蹤、定位、保護與檢索的操作[1]。它是來源于2006年12月美國政府新修訂的民事訴訟聯邦規則（FRCP）的新要求。新FRCP規定，企業律師不僅要在訴訟過程中，而且還要在預審階段提交電子文檔。如果他們做不到這一點，法官可以判處該公司支付一大筆罰款。另外，按照法律規定，企業必須保存相關數據，不得刪除關鍵的電子郵件和文件。

對于電子文件長期存取的概念，美國國會圖書館的數字資源保存研究認為：電子文件長期存取是持續收集、選擇和組織最有價值的文化資源和重要資源，并對其進行長期保存，確保其真實性，在相應權利保護下為公眾存取[2]。

對比電子發現與電子文件長期存取的概念，我們可以了解到，電子證據其實也是電子文件的另一種表現形式，兩者的主體實質上都是電子文件信息。電子發現與電子文件長期存取內在需求都是保證電子文件信息的可讀性、真實性、完整性和安全性，從主體對象來講，這點是沒有差別的。然而，在現實中，我們發現，電子發現與電子文件長期存取的需求卻不是一致的，沒有統一的標準，同時，在理論研究上，電子發現與電子文件長期存取的研究也是各自為政。因此，筆者希望通過對電子發現與電子文件長期存取需求的對比分析來說明其中的矛盾，并希望能引起大家的關注。下文將從用途、元數據（信息包）和信息工作流程（信息流）、收集（歸檔）范圍以及人員這四個方面展開說明。

1 用途需求分析

電子發現來源于美國新修訂的民事訴訟聯邦規則，它是由法律推動而產生的，對電子信息用途需求自然也是為了遵從司法需求。從國外的諸多案例中，我們可以看到很多關于電子發現的教訓，企業由于未能在法律訴訟過程中提交足夠的文檔而或多或少地受到了懲罰。由此可見，電子發現具有明顯的強制性及懲罰性色彩，法規遵從正是電子發現的重要原因。例如，賽門鐵克（公司名，是信息安全領域全球領先的解決方案提供商），在2008年早些時候對450名左右的IT專業人士的調查中發現，大約有70%的企業為了應對法律風險，長期保存備份磁帶[1]。

而電子文件長期存取作為國家、機構、企業的相關規定主要是為了滿足業務需求。以2005年美國國會投資建設的電子文件檔案館ERA系統為例，它是由美國國家檔案與文件管理局負責，進行長期保存美國政府業務活動中形成的具有重要歷史價值的文件管理，目的是永久保存聯邦政府各部門電子文件的真實，并提供便利有效的利用服務[2]。由此可見，電子文件長期存取在用途需求方面是保證用戶長期存取所用，側重于滿足業務需求，同時包含了在司法方面的需求，這是區別于電子發現在用途方面的需求方面——針對司法訴訟需求。

2 元數據（信息包）需求和信息工作流程（信息流）需求分析

2.1 元數據（信息包）需求。以OAIS（即開放檔案信息系統Open Archival Information System的簡稱）參考模型為例，其旨在為基于長期保存目的的信息系統建立一個參考模型和基本概念框架，以維護信息系統中數字信息的長期保護和可存取。OAIS參考模型的信息包包括了三層元數據框架：第一層元數據框架，是關于數據對象的元數據框架，即表征信息。其作用是說明數據對象的特征，以便于顯示和理解數據對象，屬于信息對象在物理層面上的技術元數據框架。第二層元數據框架，是關于信息對象的元數據框架，即保存描述信息。其作用就是從信息長久保存的角度說明信息對象的特征，以確保信息對象可被確認，并以理解信息對象被創建時所處的環境，它屬于信息對象在邏輯層面上的長久保存元數據框架。第三層元數據框架，是關于信息包的元數據框架，其作用是從總體上說明、描述信息包特征的信息，以便用戶確認、定位與檢索信息包，主要是從第二層元數據中抽取出來的、用于檢索的元數據框架[3]。

為了滿足在民事或刑事訴訟案件中能在規定時間內提供有效證據這一要求，電子發現面臨的不僅是在海量的數據中找到有效信息，而且，還要在規定的時間內找到。這就使電子發現區別于普通的歸檔存儲，要求有強大的查找功能[4]。 同時，電子發現必須滿足司法中舉證的功能，即與有效信息相關的關聯部門、關聯人員和關聯事件等信息都應作為有效信息被保存。因此，電子發現對元數據的要求更高，除了OAIS參考模型中提到的表征信息和保存描述信息以外，電子發現還應關注實體聯系元數據，如文件與文件、文件與人員、文件與業務等的關系[5]。

總而言之，電子發現為了滿足企業在訴訟進行時對相關文件查找的高效率性與準確性，要求有強大的查找功能，而元數據可以幫助實體更好地保存和組織信息。因此，電子發現對保存的元數據提出了更高的要求，不同于普通歸檔存儲所要求，需要有更進一步的補充和規范。

2.2 信息工作流程（信息流）需求。電子發現在對電子信息進行操作的過程中必須滿足一定的原則和標準，而原則和標準的不統一曾經使電子發現舉步維艱。2005年，旨在解決電子發現原則不統一及標準斷位的電子發現參考模型問世，目前，此模型已被業界廣為傳頌，大多數企業也在此模式的指導下管理企業信息。此模型涉及信息管理、確認、收集、保存、處理、評估、分析、產出及傳遞等九大元素，如下圖所示：

電子發現參考模型圖（來自參考文獻[6]）

信息管理： 一旦電子發現產生問題，恰當的信息管理能夠減輕風險和費用。

信息確認：能夠定位潛在電子儲存信息源及信息范圍、廣度和寬度。

信息收集： 以備信息的進一步利用，如信息處理及評估等。

信息保存： 防止數據的不當更改及毀壞。

信息處理： 減少數據儲存量，如有必要，將數據轉換成相應格式進行評估和分析。

信息評估： 信息相關性及重要性分類等評估。

信息分析：通過可靠的方法驗證數據是否滿足訴訟要求。

信息產出：以適當的信息格式，利用合適的信息傳遞機制傳播信息。

信息傳遞： 以最便捷、易懂的方式按照利用者需求的方式傳遞信息。

反觀電子文件長期存取在信息工作流程的需求，以美國企業檔案管理為例，其具體管理環節包括了收集、整理、鑒定、保存/銷毀、利用，對應電子發現參考模型的元素分別是信息收集、信息處理、信息評估、信息保存、信息產出。

通過分析電子發現參考模型與電子文件長期存取在信息工作流程上的差別，可以知道電子文件長期存取關注的重點在于電子文件的前期階段，即保存信息，并使信息的長期穩定性得到保證。而電子發現關注的重點在于電子文件的后期階段，即發現利用信息，為利用者提供所存信息的獲取之道。但是，后期階段的發現利用需要前期階段的長期保存予以保證，所以，電子發現在信息工作流程的需求方面既包含了電子文件長期存取的需求，在此基礎上，又提出了自己新的需求。

3 收集（歸檔）范圍需求分析

對于電子文件長期存取而言，由于它的用途需求定位在側重于滿足國家、企業、機構的業務需求，那么，在一定程度上，也就決定了電子文件長期存取的收集（歸檔）范圍也是圍繞國家、企業、機構的業務需求進行收集的。以美國哈佛大學檔案館為例，哈佛大學的檔案館是為大學的行政、學術研究和編纂校史服務的。檔案館保存著自建校以來的重要歷史檔案，這些檔案大體上可以分為行政性文件和學術性文件兩大部分。行政性文件是對學校日常行政工作具有重大參考意義的法律、歷史和行政文件，包括了建立哈佛大學的法律文件、在1800年以前形成的全部的歷史檔案和1801年后具有重要意義的行政檔案等。學術性文件是對學術研究服務方面有重要價值的文件，主要包括了學校教師和學生既往的各種學術成果，如學術論文、哈佛大學歷年出版的全部書籍和各種出版物等[7]。

由于哈佛大學檔案館保存文件的用途主要是滿足學校日常行政業務和學術交流，而不是司法訴訟的要求，所以，歸檔文件的范圍并沒有體現出司法訴訟的需求。但是，如果僅僅是行政性文件和學術性文件是無法滿足電子發現對文件歸檔范圍的需求的。目前，普遍認為，電子發現文件歸檔范圍除了常規檔案的歸檔范圍以外，還應包括與機構重要事件相關的個人數據保全/收集對象物，不僅包括個人使用的電腦、持有的電子媒體，還包括正在訪問的各種郵件服務器、微軟的共享點或lotus notes 的郵件/數據庫等。總之，物理存在的關聯事件、關聯部門和關聯員工的數據全部作為保全/收集對象物都是電子發現對文件歸檔范圍的需求[8]。以電子郵件為例，以往的文件歸檔范圍中并沒有將電子郵件納入到歸檔范圍，但是，電子發現表明電子郵件已在各種法律訴訟案中得到廣泛應用，電子證據發現公司（Electronic Evidence Discovery）的Jessen和Shear曾指出，某公司職員起訴以前所在的公司非法解雇員工，電子證據發現公司從被告公司的750000份電子郵件中查找到了證據，使原告勝訴[9]。除此以外，電子發現對文件歸檔范圍的需求不僅包括公共郵件，還包括了與事件相關的私人郵件。這是有別于電子文件長期存取對文件歸檔范圍的需求。

4 人員需求分析

傳統的文件管理對人員的需求一般是業務人員和檔案人員共同完成文件收集、鑒定、保存/銷毀、利用等流程。即使在信息化社會的大背景下，文件多數以電子信息形式出現的今天，文件管理對人員的需求也逐漸包括了IT管理人員，但是對其的專業性要求也不是非常高。

然而，對電子發現來說，由于電子發現越來越多地被企業所需要，企業希望從各種類型的電子存儲信息中提取最大的商業價值，提高整個電子發現流程的效率，最終降低成本和風險，同時應對電子發現可能帶來的法律風險。因此，電子發現對人員的需求不僅包括了業務人員、檔案人員，還包括了法律人員以及專業的IT人員。法律人員將會以法律顧問的角色參與到電子發現確認、收集和評估的流程中，保障與訴訟關聯的信息得以保存，為與企業相關的法律案件證據的搜集提供法律意見[8]。IT人員會以技術人員的角色參與到電子發現處理、產出和傳遞的流程中，保證保存信息的可讀性、真實性、完整性和安全性，以及在規定的時間內最大限度地發現有效信息。為了滿足企業運作高效率的特點，以及無法在規定的時間內發現有效的信息，企業有可能會面臨巨額的罰款的風險，IT人員由傳統文件管理中被動地響應電子發現請求，轉變為積極地應對風險、制定面向整個企業機構的相關策略，因此，電子發現對IT人員的專業要求非常高。

總的來說，電子發現管理的主體與電子文件長期存取管理的主體都是電子信息，從本質上講，兩者需求應該是一致的，但是，由于兩者的側重點不同而導致需求的不一致。具體的需求矛盾如下表所示：

電子發現與電子文件長期存取的需求矛盾對比表

電子發現電子文件長期存取

用途需求側重于司法需求側重于業務需求

元數據（信息包）需求表征信息和保存描述信息，實體聯系元數據表征信息和保存描述信息

信息工作流程（信息流）需求側重于發現、利用信息側重于保存信息

歸檔范圍需求除了公共的行政性文件、業務性文件，還包括與事件相關的私人文件公共行政性文件、業務性文件

人員需求業務人員、檔案人員、法律人員以及專業IT人員業務人員、檔案人員

5 對我國電子證據發展的啟示

2011年，電子證據在我國新修訂的民事訴訟法中被擬為證據的新成員，但是，由于目前相關的法規制度不健全，產生電子文件的信息系統不規范，電子證據的可讀性、真實性、完整性無法得到保障。從這點來看，即使電子證據能被法律界正名，也會得不到廣泛的應用。而電子發現是美國在電子證據采集方面的法規要求，是對保護電子證據擁有法律證明力的具體實踐。從美國電子發現的經驗中，我們可以得到以下幾點啟示：

首先，加快推進相關法規制度建設。隨著信息化的加劇，電子文件已經成了絕大部分文件的主要形式，電子證據的正名是大勢所趨。雖然，我國的《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》和《行政訴訟法》中都規定了“視聽材料”是證據中的一個種類，電子文件可以歸入此類中，但是，法律中并沒有明確“視聽材料”的定義、分類和標準等[10]。正是因為我國法律對電子文件界定的不明確，使得電子文件的證據性無法可依。只有從法律上明確地確定電子文件作為證據的地位，并對判斷其證據效力的客觀標準作出規定，電子證據才不至于有效而不被人們重用。

其次，加強電子文件的標準化管理。電子證據即便能被正名，但是，如果無法保證電子文件在取證前的可用性、真實性、完整性和安全性，那一切都將只是空談。要保證電子文件能成為“呈堂證供”，具有法律上認可的證明力，需要有完善的電子文件管理規范和標準保障電子文件在產生、管理、利用等一系列流程中保持其原始狀態不被惡意修改。這就要求制定統一的電子文件管理規范和標準予以保障，包括了人員、政策、硬件、軟件、文件的產生和收集等各方面。

最后，統一電子證據與電子文件長期存取的需求。美國電子發現的經驗告訴我們，電子證據與電子文件長期存取的需求是統一的。電子發現是電子文件長期存取的具體應用；而電子文件長期存取則是電子發現的具體措施、技術手段和現實保障。兩者的需求不應該彼此割裂，更不應該獨立存在和發展。只有電子文件長期存取功能無法滿足電子發現的需求；反之，只有電子發現的功能也無法保障電子文件長期存取。在推動電子證據發展的道路上，我們要構建一個既能滿足電子證據需求又能滿足電子文件長期存取需求的、統一的電子文件管理系統體系框架。

參考文獻：

[1] WatchStor.com.電子發現為何重要[EB/OL].[2009-7-7].

http：//tech.watchstor.com/backup-and-archiving-113777.htm.

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[3]張正強.論電子文件管理元數據頂層框架設計的基礎性標準比較[J].檔案學通訊，2008（5）：48～55.

[4] WangMei. FRCP法案促進電子發現行業發展[EB/OL].[2007-12-24]. http：//www.dostor.com/article/2007/1224/3099843.shtml.

[5]Julie Gable，CRM，CDIA，FAI.EXAMINING METADATA：Its Role in E-Discovery and the Future of Records Managers[J]. INFORMATION MANAGEMENT，2009：28～31.

[6]電子發現參考模型[OL]. http：//www.edrm.net/resources/edrm-stages-explained.

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[8]汪振林.美國民事訴訟電子信息發現程序研究——以2006 年《美國聯邦民事訴訟規則》的修訂為中心[J].河北法學，2011，29（3）：176～185.

[9]牛金芳. 美國電子郵件管理發展與現狀[J].上海檔案，1999（6）：60～62.

[10]張偉.從一起司法審判看電子文件的證據性[J].山西檔案，2003（5）：19～21.

（作者單位：中山大學資訊管理學院 來稿日期：2012-10-27）