中石油萬州天然氣凈化廠工程檔案質量控制探討

摘 要：隨著天然氣需求的快速增長，天然氣凈化廠建設速度也不斷加快，由于項目建設時間短，檔案資料多，如何搞好項目檔案管理，使項目能順利通過竣工驗收，給項目檔案管理提出了新的要求。萬州天然氣凈化廠工程項目檔案管理，建立了從項目文件到檔案的管理模式和檔案質量控制體系，提出了提前介入，全程控制，橫向到邊，縱向到底的管理方式，使項目檔案管理取得了很好的效果。

關鍵詞：凈化廠工程；項目檔案；質量控制

1 概述

萬州天然氣凈化廠工程是中國石油西南油氣田分公司和重慶市重點建設項目。該工程位于重慶市萬州區，廠區占地面積63753m2，設計規模為日處理高含硫原料天然氣200萬m3，是一座綜合配套齊全、技術先進、自動化程度高的天然氣凈化廠。該工程共分為31個單位工程，于2008年10月正式開工建設，2009年5月完工交接，6月6日一次進氣試生產成功。開工建設到裝置投產僅用了7個多月時間，創造了同規模凈化廠工程建設史上又一新紀錄。由于在短時間內產生大量的資料，給檔案管理帶來很大的困難。為了搞好工程項目檔案的質量控制，我們注重學習國內外工程項目檔案管理的先進理念，結合國內優質工程項目檔案管理的經驗，建立了從項目文件到檔案的管理模式和質量控制體系，提出了提前介入，全程控制，直線責任，屬地管理，橫向到邊，縱向到底的管理方式，使項目檔案管理取得了很好的效果。

2 檔案管理提前介入為建設項目檔案質量控制提供保證

2.1 逐項理順歸檔流程，確保歸檔環節暢通。建設項目的檔案是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、無損檢測、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等全部文件。主要由可行性研究、任務書、設計基礎文件、設計文件、管理性文件、施工文件、監理文件、無損檢測文件、工藝設備、環境保護、職業衛生、消防、水土保持、安全設施文件、生產技術準備、試生產、財務、器材426f65098fda22d9a10ec3d6e2793c52338070fc8292d273a6fc0c86237e9e2a、項目竣工驗收文件等組成。要確保上述文件的完整性，必須加強協同管理、理順歸檔流程，從項目各類文件形成的源頭進行控制。

項目文件的歸檔工作涉及建設單位相關管理部門，也有參加項目建設的設計、施工、無損檢測、監理單位。而追溯源頭，理順流程，明確責任、提前介入控制，是建設項目檔案質量的最有力保證。為此，重慶天然氣凈化總廠檔案部門特別編制了《萬州天然氣凈化廠工程竣工資料收集整理歸檔規定（試行）》，從源頭控制建設項目檔案質量，為確保萬州凈化廠工程項目檔案的完整性奠定了基礎。

2.2 進場前培訓指導，提高項目文控歸檔人員的檔案質量意識。建設項目檔案的最終成果是竣工文件，而竣工文件的完整性、準確性對今后裝置檢修、技術改造、擴建和設備維護有著重要的作用。竣工文件的編制涉及建設、施工、無損檢測、監理等參建單位，而大量的資料在施工單位；因此，我們始終把對各施工單位的培訓指導視作控制源頭的一項重要工作來抓，在項目建設之初對所有參建單位竣工文件編制的相關內容進行培訓指導，將竣工文件編制規范、審核及歸檔流程印刷成冊分發到參建單位，并通過專題培訓，讓竣工文件的編制、審核和簽署人員能正確理解建設單位對竣工文件編制和歸檔的專業性的具體要求，能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的重要性，從而為建設項目檔案的完整性和準確性打下良好的基礎。

2.3 加強協同管理，確保資料規范化管理不漏項。萬州凈化廠建設項目管理，除項目部外，還有總廠相關部門參與管理。建設項目檔案方面的要求通過總廠管理機制來制約。設計、施工、無損檢測、監理、設備供應商等檔案管理則通過納入合同管理來制約，從而使參建單位的資料交付處于受控狀態，檔案的質量有了一定保障。

項目各參建單位按照《中國石油天然氣股份有限公司油氣田建設工程（項目）竣工驗收手冊》和《西南油氣田分公司建設項目檔案管理細則》有關建設項目檔案管理要求，理順項目建設各階段資料收集單位職責，并收集整理相應的檔案資料。建設單位項目部及相關管理部門負責收集歸檔項目立項、可研、設計、施工圖、項目管理性文件、涉外文件、招投標、合同、物資采購、工藝設備、環境保護、職業衛生、消防、安全設施、水土保持、完工交接、生產技術準備、試生產、工程預驗收、竣工驗收、竣工決算審計、竣工報告書、單項總結、質量監督報告、竣工驗收鑒定書等資料，并包括相關資料電子版本（只讀光盤）；各單位及部門應對其移交資料的完整性和準確性負責。通過直線責任，屬地管理的方式將責任落實到位，確保文件歸檔環節暢通[1]。

3 檔案質量過程控制是建設項目檔案管理的關鍵

3.1 過程控制為項目檔案的完整性奠定了基礎。項目檔案人員在對所有技術資料接收、分發的同時，保存一套作為對竣工資料完整性核實的記錄，整個項目建設過程中設計圖紙發生設計變更、版本升級等檔案人員均有記錄。同時，檔案人員定期參加項目領導主持的施工、監理等例會，及時掌握設計、施工等信息，根據建設進度，把好資料形成、編制、歸檔等工序質量關，為實施過程監控創造條件，使檔案的完整性得到充分的保障。

3.2 竣工文件編制過程的檢查可提高檔案內在質量。重慶天然氣凈化總廠檔案部門抽三人負責對竣工文件的編制單位進行指導和過程檢查，為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。對過程檢查中發現的問題，如原件未歸檔、圓珠筆書寫、漏簽字，竣工圖劃改、圈改，以及卷內文件排列等問題要求立即整改，同時，對案卷題名準確性、簽署責任人等方面也作了具體的規定，通過過程質量的檢查，盡量將發現的問題提前整改，為建設項目內在質量把關。

3.3 項目竣工圖的編制要求。竣工圖是竣工文件的重要組成部分，施工單位在項目竣工后必須按檔案管理要求用最終版的施工圖編制竣工圖。

3.3.1 竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，做到與設計變更、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。3.3.2 施工圖沒有變更的，在原施工圖上加蓋并簽署“竣工圖章”。

3.3.3 凡施工中有部分變更的，可在原施工圖進行修改，并在修改部位或圖紙空白處加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加蓋簽署“竣工圖章”。

3.3.4 凡結構形式、工藝、平面布置改變，以及其他重大改變及圖面變更面積超過35%的，不宜在施工圖上修改、補充，應重新繪制竣工圖。重新繪圖并按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋并簽署“竣工圖章”。

3.3.5 文字、數字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。

3.3.6 有關施工技術要求或材料明細表等文字有更改的，應在修改變更處杠改，當變更內容較多時，可采用注記說明的辦法。

3.3.7 已做了修改的設計變更單應加蓋“已執行章”，并注明修改圖紙的出處，簽署姓名、日期、參見頁號（指被修改的圖紙案卷的頁號），做到原圖與設計變更單互標注與參見[2]。

4 高質量的竣工資料是建設項目檔案質量控制的最終體現

4.1 檔案自檢工作強化了參建單位質量控制的責任。建設項目檔案自檢是檔案專項驗收的前提，責任主要落在監理和建設單位管理部門，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能部門負責對項目前期文件、竣工文件的完整性、準確性檢查，設計單位配合檢查，使檔案自檢工作責任落實到位。自檢發現的問題必須及時整改，由建設單位職能部門和監理單位共同把好建設項目檔案質量控制關。

4.2 項目檔案專項驗收體現了檔案管理在項目管理中的重要地位。按《中國石油天然氣集團公司建設項目檔案管理規定》的要求，項目檔案專項驗收是竣工驗收的必備條件之一，檔案驗收的竣工文件應按照GB/T 11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和DA/T 28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》歸檔；國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合頒布的《重大建設項目檔案驗收辦法》則明確規定“項目檔案驗收不合格的項目，不得進行竣工驗收”，檔案專項驗收是檢查檔案管理是否與建設項目同步，確保項目檔案的完整性、準確性、安全性的最有效的手段。項目檔案專項驗收不僅僅是驗收檔案管理工作，更是從側面檢驗企業各項基礎管理是否扎實，項目管理是否規范。由于前期工作扎實，資料收集全面，本工程共整理歸檔匯編竣工檔案2004冊，隨機設備資料520冊，工程圖片38冊，電子光盤25張。驗收組專家在聽取匯報的基礎上采取查、看、議的方式，現場查驗了該項目的檔案，認為檔案收集齊全、完整；歸檔率、完整率、精確率都高于檔案管理要求，所有應該收集的原件均已收入檔案中，該工程的檔案工作得到了專家的一致好評[3]。

由于該項目檔案工作有超前意識，并運用了檔案管理的多載體形式管理，圖像、音像資料齊全；項目檔案資料齊全、完整、準確為項目順利通過驗收提供了有力的保證。目前，中石油萬州凈化廠工程已獲得中國石油天然氣集團公司建設項目金獎，并推薦參加國家優質工程的評審。2012年8月7日，中石油萬州凈化廠工程接受了國家優質工程現場復查。

參考文獻：

[1]中國石油天然氣股份有限公司勘探與生產分公司.中國石油天然氣股份公司油氣田地面建設工程（項目）竣工驗收手冊（2010年修訂版）.

[2]中國石油天然氣集團公司.建設項目文件整理與歸檔操作指南（2011年試行）.

[3]四川省檔案局編印.重大建設項目檔案管理資料匯編（2008年）.

（作者單位：中國石油西南油氣田分公司重慶天然氣凈化總廠 來稿日期：2012-11-01）