信息時代醫院檔案保護體系的建立

1 依據信息時代特點建立醫院檔案保護體系的意義

信息時代的醫院檔案保護體系建設工作是指在醫院范圍內依據醫院檔案安全工作目標，在充分利用互聯網或局域網等電子信息平臺的基礎上，對醫院各類紙質或電子文件、圖表、病例等信息進行電子方法處理后，形成檔案電子借閱、電子查詢和有效保護的組織管理系統，從而實現醫院對檔案的全面管理，具體來說有以下幾點。

1.1 避免檔案損毀丟失。利用計算機網絡平臺進行開展檔案借閱查詢工作是目前信息時代檔案使用的最佳方式，依據這種方式開發檔案保護系統，可以最大限度避免工作人員和檔案使用人員直接地、經常性地接觸原始檔案，從而避免了原始檔案長期翻看借閱而造成的損毀和丟失問題。而且，原始檔案一經納入檔案保護系統，經編號入庫后，沒有特殊情況將不再查閱使用原件，進一步延長了原始檔案的使用壽命。原始檔案經過電子掃描制成信息化檔案后，相當于對原始檔案進行了備份，一旦原始檔案丟失，也不至于使檔案信息完全滅失，無據可查。

1.2 保證檔案信息安全。醫療設備檔案和專利醫療技術都有一定的保密性，這是檔案保護系統的重點保護內容。而醫療病例檔案中涉及的患者私人信息更是受我國《個人信息保護法》保護而不得侵害的，基于電子檔案查詢平臺建立的醫院檔案保護系統可以有效避免秘密信息泄露問題。信息化的檔案保護系統不僅可以規定不同級別人員對檔案的使用權限，而且，還可以屏蔽掉檔案使用人無需知曉的諸如患者姓名、家庭住址等個人隱私情況；當檔案使用者登錄查閱某一份醫療檔案時就會留下相應的查閱瀏覽記錄，醫院檔案管理部門據此也可以追查出相應的使用人，從而更好地保護檔案信息安全。

2 檔案保護體系建設的具體步驟。檔案保護體系建設與檔案電子信息平臺的建立是同步進行的，在完善電子查閱平臺使用功能的同時，就應當設計開發出相應的檔案保護系統，從而確保醫院檔案電子查閱平臺的安全使用。因此，信息時代檔案保護系統也需要同步建立并且不斷完善，信息時代檔案保護系統建設工作包括以下幾個方面。

2.1 開發檔案保護平臺。信息時代的檔案使用和保護工作是以一定的操作平臺為基礎進行的檔案數據交換查詢工作，這就要求，醫院根據檔案信息使用目的、方法和特點，量身定做開發出既滿足使用需求又確保檔案安全的檔案信息操作保護系統，從而把醫院對檔案科學使用和有效保護的各種要求完整地在操作平臺中體現出來，開發檔案保護體系平臺需要有強的軟硬件支持，并且，根據使用和維護需要對軟硬件系統進行更新換代，為保護檔案信息提供強大的技術支持。

2.2 培訓檔案管理人才。檔案借閱查詢平臺的維護及檔案的保護管理工作是一項十分專業的工作，這要求當前從事檔案管理工作的人員必須具備操作檔案信息管理平臺的一般知識，有處理行政、醫療、設備等專業檔案的基本經驗，還要懂得相當的計算機專業知識和操作技能，這樣，才能勝任醫院檔案保護系統的管理及維護工作。然而，目前醫院的檔案管理工作還很少配備相關的專業人才，或有檔案管理專業知識的工作人員又不具備必要的醫療檔案知識，因此，迫切需要對當前從事醫院檔案管理工作的人員進行培訓工作。

2.3 建立健全檔案數據庫。要切實發揮檔案電子借閱查詢平臺的信息檢索交換作用，使信息時代的檔案保護系統能起到檔案保管安全、使用安全的作用，就要建立并不斷完善醫院檔案數據庫。只有信息完備的檔案數據庫才能使檔案借閱平臺滿足相關人員查閱、檢索檔案的需求，才能避免檔案使用人員對原始檔案的過度使用，完善數據庫的管理工作，才能避免不必要的檔案信息泄露，切實保證電子檔案的安全使用，發揮出檔案保護系統的功能。

2.4 加快檔案標準化建設。開展信息時代的醫院檔案保護系統建設工作，提高醫院檔案信息的利用率，保證醫療檔案安全使用，就要適時統一開展規范的檔案利用、檢索標準化體系建設，特別是要引入國家關于醫療檔案保護管理體系的有關標準，制定可行的檔案管理工作規范。進一步加強醫院檔案信息化管理的執行意識，是保證檔案保護體系建立工作順利開展的首要途徑，是確保檔案順利實現收集、管理、利用、完善流程的重要環節，因此，當前及今后一個時期，快速建立檔案保護體系標準化建設是解決檔案管理保護工作的有效途徑。

3 醫院檔案保護體系建設的原則

醫院檔案保護體系建設工作需要與相關政府主管部門、軟件開發部門積極配合，按照檔案保護體系建設的一般規律來開展具體工作，在建設過程中要充分考慮到可能遇到的各種問題，并且，在建設過程中做好相應的準備工作，具體要遵循以下幾個原則：

3.1 統籌規劃分步實施的原則。醫院檔案保護體系建設是一個科學化、系統化、長期化的復雜工程，它不但要求醫院在醫療專業和檔案管理方面有豐富經驗的綜合性檔案管理人才，還要求醫院工作人員具備使用計算機開展網絡辦公和查閱信息的實踐經驗。醫院在檔案電子查閱平臺建設和檔案保護系統設計建設過程中，還要對硬件設施、軟件更新、互聯接口、信息交換等方面的工作進行科學合理的統籌安排，并按照醫院各部門對檔案查閱平臺使用的需求分步實施信息保護系統的建設工作，逐步完善檔案保護管理體系，因此，醫院檔案信息保護系統必須按照分步進行，逐步完善的原則進行。

3.2 安全保密、務求實效的原則。醫院檔案保護體系建設一方面要為使用者提供高效的信息檢索方式，不耽誤使用者的正常使用，另一方面，要確保醫療檔案信息平臺軟硬件安全和數據信息的正常流動。切實做好電子文件歸檔與管理工作，解決電子文件保真、保密和保存等問題，就要求醫療電子文件和紙質原始文件一樣得到安全保管和有效利用，就要求電子檔案保護體系在收集、管理、利用檔案的各個環節上遵守相關法律法規，切實發揮檔案保護專業管理人員的能力，按照相關的檔案保護及管理制度做好各項檔案歸檔、管理及審查工作，從而高效利用電子文檔信息，確保醫療檔案安全。

4 醫院檔案保護體系建設中存在的問題

醫院檔案保護體系建設工作是醫院檔案管理的重點工作內容，但是，電子檔案開發利用工作在全國來說都屬于初創階段，檔案使用保護工作本身并不成熟，對于開發檔案保護系統則有更多現實的問題需要面對。就醫院檔案管理來說，目前，主要存在以下兩方面問題。

4.1 管理制度不完善。保證電子檔案的安全，制定并形成醫院電子檔案管理制度，做到所有電子文檔進行統一歸檔、統一保管，是信息化時代醫院確保檔案安全的有效手段。然而，現階段，醫院各部門和工作人員并未充分認識到電子醫療檔案和行政檔案管理工作的重要性。由于電子檔案是無紙形式，對重要檔案和信息往往隨意丟棄，個別工作人員對待電子檔案的重視程度甚至不如對待紙質檔案，而且，對電子檔案信息通過復制粘貼進行篡改的現象越來越嚴重，嚴重損害了電子檔案的原始性和真實性，對檔案保護工作造成了重大損害。

4.2 軟硬件設施缺乏。目前，我國自主研發的檔案信息管理軟件非常多，有很多優秀的檔案管理軟件廣泛應用于不同的行業。但是，考慮到醫院檔案的特殊性，能符合醫療專業領域檔案管理和保護的軟件還不成熟，軟件所依賴的網絡系統還不穩定，一旦軟件升級，有些電子檔案將無法讀取，電子檔案的數據存儲及數據交換兼容性等還存在一定的問題。其次，用以存儲電子文件的電腦磁盤、光盤等材料壽命較短，不易長久保存，致使醫療檔案保護體系不能及時解決出現的各種問題，進而影響信息時代醫院檔案保護體系建設的進程。

5 結論

總之，加強信息時代醫院檔案保護系統的開發建設工作，充分認識醫院檔案保護系統開發建設的實際意義，把醫院對電子檔案的管理工作當成醫院信息化建設的重點；充分利用計算機和網絡技術實現檔案的檢索傳閱功能，建立健全對電子檔案的管理制度，不斷提高電子檔案管理人員的素質，依靠強大的電子檔案管理平臺，確保電子檔案不流失、不損毀，是信息時代醫院檔案管理工作的發展方向和必然要求。

（作者單位：河南省漯河市中醫院 來稿日期：2012-12-15）