檔案數字化工作中如何選擇外包公司

檔案信息化建設是未來一個時期各檔案館（室）的一項重要任務，而檔案信息化的前提是檔案的數字化。由于檔案數字化加工流程復雜，庫藏檔案數量多，許多檔案館（室）人手有限，單憑內部力量很難在規定時間內完成數字化工作，于是，大家都期望通過外包加工來解決這個難題。檔案數字化外包是指檔案部門根據自身工作需要，支付一定報酬，將檔案數字化任務委托給外包公司，由外包公司組織人員對檔案進行流程化數字轉換，檔案部門直接享受數據掃描、處理、存儲、掛接等數字化成果的一種加工方式。

檔案數字化工作提上日程后，承接數字化外包加工的公司也應運而生。由于缺乏市場準入機制約束，任何一家科技服務公司都可以輕松介入這個領域，這樣帶來的負面影響是檔案數字化外包公司良莠不齊，加工過程“險象環生”。據說，在加工過程中，有些地方甚至出現密級檔案泄密的安全事故。為此，國家檔案局與國家保密局聯合下達文件，要求規范數字化外包加工的管理工作，并對外包公司的資質作出要求。筆者根據本單位實踐，總結了選擇外包公司需要考察的幾個方面。

一是公司規模。即考察公司的注冊資金、員工規模、經營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數50人以上、業務范圍里有數字加工服務項目的科技公司進行外包。相對來說，這類公司有一定基礎與規模，公司從長遠利益和可持續發展角度考慮，加工時一般不會粗制濫造，加工質量和售后服務也相對有保障。但也有例外情況存在，比如，一些基礎薄弱的合伙組織或個人掛靠大公司，以大公司的名義對外承接檔案數字化加工業務，他們主觀上追求利潤最大化，客觀上工作敷衍了事，產品質量很難符合要求。為防止這種情況出現，檔案部門可要求公司提供項目管理機構組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質，并最終決定是否給予委托外包。

二是業務能力。即考察公司是否具備數字化加工相應的檔案業務能力。檔案數字化加工有別于機械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨特的工作紀律與要求。因此，從檔案保護、信息保密、加工質量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識、懂檔案業務的公司來外包。目前，市場上有能力承攬檔案數字化加工業務的大都是一些科技服務公司，他們的主營業務是計算機技術服務，比如，軟件開發、系統集成、網絡工程等。檔案數字化加工是近年來新開拓的業務領域，因此，好多外包公司對檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包公司時，可通過交流、溝通，考察公司對檔案工作的熟悉程度，再決定是否外包。

三是技術狀況。即考察公司是否具備從事檔案數字化加工的技術條件。檔案數字化加工對計算機技術的要求并不高，一般的科技服務公司都有相應的計算機技術能力承攬這項加工業務。與此同時，他們也都具備加工必需的硬件設備、網絡配置、軟件平臺。但是，光有技術和設施仍不能勝任檔案數字化工作。檔案數字化有一套工作流程、多個加工環節，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識別、數據存儲、光盤刻錄、數據掛接到實體還原，每個環節都有特定的技術指標與規范要求。外包公司如果不懂數字化工作流程，或不知流程中各環節技術要求，數字化產品很難保證。因此，選擇外包公司時，檔案部門可要求外包公司提供相應的技術文件，重點考察公司對數字化各加工環節的理解及具體實施方法。如有必要，可要求公司做模擬操作演示。

四是成功案例?？疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍緳n案數字化加工經驗。總的來說，檔案數字化加工外包歷史并不長，外包公司進入這個領域的時間則更短。2010年，我校啟動檔案數字化工作時，浙江省承攬數字化外包業務的公司只有寥寥數家，如今兩年過去了，外包公司如“雨后春筍”般冒出來。因為看到檔案數字化加工市場前景良好，許多科技服務公司兩年內倉促“披掛”上陣。他們可以在短時間內做到對檔案數字化加工技術規范“了如指掌”，但如果沒有經過實踐檢驗，終究是“紙上談兵”。因此，在選擇外包公司時，建議檔案部門要了解一下外包公司在檔案數字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包公司是否真正有能力承攬這項業務。考慮到不同行業檔案特點不同，因此，條件允許的話，最好選擇有本行業相關加工經驗的公司來外包。

五是管理水平。了解外包公司的數字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規范培訓外，還要看管理人員項目經理的實際管理能力如何。一般情況下，檔案數字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場所進行加工。加工過程中的管理工作由項目經理全權負責，因此，項目經理的管理水平高低對加工質量的好壞起著決定性的作用。而外包公司的整體管理水平也充分體現在項目經理的管理水平上?？疾祉椖拷浝淼墓芾硭阶詈玫霓k法就是到加工現場實地走訪。檔案部門可以從現場員工紀律是否嚴肅、物品放置是否有序、環境是否整潔、操作是否規范、安全是否有保障等多方面來判斷項目經理的管理能力，從而獲取對外包公司整體管理水平的印象。如果現場管理狀況良好，管理制度得到了有效落實，這樣的外包公司相對更讓人放心。

六是反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包公司的數字化加工工作成效。眾所周知，外包公司為了獲取訂單，通常都會絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現象看本質，深入了解外包公司的真實加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實感受。因此，選擇外包前，最好能聯系一兩家接受過該公司加工服務的檔案單位，聽聽他們反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動是否頻繁、工期有無延誤、產品驗收合格率是多少、實體檔案還原質量是否理想、經費結算是否合理、售后服務是否到位，等等。檔案部門根據用戶反饋的意見，結合其他考察內容，綜合評價外包公司的數字化服務質量，最終決定是否委托外包。

（摘自《檔案界》網站 作者單位：浙江省臺州學院檔案室）