強化檔案意識提高高校檔案管理水平

1 檔案管理工作意義與作用

檔案工作是高?；A工作的一個重要方面，也在一定程度上衡量著高校教育質量和管理水平。在檔案管理工作中，要注重對高校建設、教育、教學、科研等工作中出現的難題提供依據和資料保障。檔案管理工作的有序進行能夠讓過去的死檔案，變成現在具有利用價值的活檔案。檔案的管理和保護是高校教學、教育、科研、建設等工作中的重點組成部分，通過建立健全相關檔案保護工作，將檔案保護管理工作作為行政管理、教學管理和科研管理中的一項工作，是建立和諧院校的重要前提條件，也是高校教育改革的基礎。

2 高校檔案管理工作中的問題

2.1 觀念問題和意識問題。目前，許多高校檔案資料管理工作過度重視歷史、重視政審，而忽視了顯示與成績相關的情況，由于習慣和歷史原因等影響，因此在檔案材料中關于個人資歷、經歷的記載較少，更多的是政治相關內容，歷史結論較多，內容多為一些空話、套話，并不能體現出實際內容，且檔案資料大同小異，無法真實體現出個人能力、業績。因此，從整體來講，目前高校中的檔案無法全面、客觀地反映出高校員工、教師、學生的真實情況，可利用價值不高。

同樣，在高校教職工心中，普遍存在對檔案管理工作缺乏強烈的意識，更未意識到檔案工作的意義和作用，也不知道檔案的具體歸檔要求和范圍，不了解檔案關系到自身利益。隨著高校的不斷發展，對教職工學歷的要求也不斷提高，為教職工提供了大量的進修、培訓等機會，在這過程中，畢業生登記表等重要檔案應當及時進行存檔，如果長時間存放在個人身邊，難免會發生一些損壞或丟失的情況，嚴重影響到檔案的完整性和準確性。

2.2 管理方式及材料問題。由于各高校目前關于檔案管理的制度并不健全，而管理檔案的人員多是兼職管理，因此對檔案資料、材料的收集程度不足，產生了大量失真材料。另外，由于過去我國高校檔案管理處于封閉狀態，并沒有建立起檔案收集審核歸檔的制度，且管理檔案的人員隊伍穩定性較差，因此許多檔案長時間沒有進行收集和整理。在檔案材料方面，相關部門并沒有對檔案資料和材料進行嚴格審查和核實，導致一些材料出現失真或虛假的內容，為以后的工作帶來一些不必要的麻煩，不僅對檔案的整體性造成破壞，也降低了檔案的實用價值。

2.3 檔案管理人員業務素質問題。由于檔案管理部門中沒有定期組織人員參與一些學習、培訓等活動，導致人員業務熟練程度不足，一些檔案材料的填寫不符合相關規范，還存在一些不該進檔而進檔，該進檔而不進檔的情況，用紙的規格和書寫的工具也并不規范，裝訂的順序比較混亂，并且，檔案材料的收集制度不夠健全，影響到了檔案的真實性和完整性，為人才評價、任用等帶來一定的困難。

3 強化高校檔案管理工作的措施

3.1 強化檔案綜合管理職能。檔案管理工作是一項科學性、管理性的工作，綜合檔案管理是檔案管理機構的基本工作之一，主要包括對高校各個門類和載體的檔案管理。

在具體的檔案管理工作中，必須嚴格遵守國家相關各項法律法規和制度，并結合高校的實際情況和特點，來制定出適用于本單位的制度和規范、標準等。通過這些措施，不僅能夠保障高校檔案工作的正常開展，還能夠推進高校檔案管理工作的有序進行。

還可以通過目標定位、職責制定、爭創效益等具體的方法和措施進行。根據高校內部的教學內容、科研、出版聲像、文化產業等特點，利用不同的載體來制作檔案，并通過各種管理方式進行檔案管理。

3.2 強化檔案服務監督職能

3.2.1 強化檔案服務職能，由于檔案工作的特殊性質，決定了檔案工作的條件性和服務性。檔案工作要堅持提供各種信息資源，培養人才資源，發展科學技術，服務各項教學管理和建設工作。隨著高校的建設和改革發展，高校檔案工作應該加強服務大眾的意識，拓寬檔案工作的服務范圍和領域，加大檔案服務的開發力度，逐步推進高校檔案服務的社會化進程。通過多種措施手段來強化服務職能，最大限度地發揮出檔案信息資源的有效利用。首先，高校檔案管理工作要做好各項常規服務性工作，提高高校檔案的查全率和查準率；其次，要做到有預見性的超前服務，通過對高校內部和外部環境的具體分析和研究，做好有針對性、有目的性的跟蹤服務。

3.2.2 強化檔案監督職能。各個高校的檔案管理機構應當積極參與到高校各項管理活動中，例如工程項目的驗收、鑒定、科研成果的評估等，檔案人員首先要對相關工程材料和資料進行收集、審核，在重要儀器啟封之前要對隨機文件進行驗收，并進行記錄歸檔，保證檔案的質量。在職稱評定、工資變動等工作中，要為相關部門提供準確的、有價值的資料。

3.3 強化檔案培訓教育職能。高校要定期對檔案人員進行業務培訓，讓從事檔案管理的人員能夠提高自身知識水平和專業素質，讓其能夠適應高校的發展步伐。要轉變檔案人員的傳統觀念，更新知識結構，吸納新知識技能和手段，結合高校實際情況和工作實際的需求，有針對性地進行一些檔案業務知識、技術的培訓活動，如檔案部門文件立卷培訓、著錄培訓、計算機技術培訓、多媒體技術培訓、數據庫技術培訓、信息技術培訓，等等。

檔案業務指導工作是檔案工作中的重要組成部分，同時也是一項專業性、實踐性、思想性相結合的綜合性管理工作。所以，要強化檔案工作的指導職能，依據法律進行指導工作，對職能部門的檔案工作要同時做好專業的服務、培訓、咨詢、指導工作。堅持“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的工作方針，簡便、高效、深入地開展檔案工作的業務指導工作。

另外，通過開展一些檔案宣傳和教育工作來普及檔案管理工作的基礎知識和相關法律，充分發揮出現代管理技術的作用。逐步提高全面檔案管理意識，尤其是在推進素質教育的過程中，檔案的教育和宣傳工作更是十分必要的。

4 強化檔案開發利用職能

高校檔案中包含著提高勞動者素質的方式，也記載著高校深化教育改革的每一步措施，能夠反映出高校教育科學事業的發揮水平和成就，具有信息量大、綜合性強、指導性強等特點。隨著科學技術水平的不斷提高，高校檔案作為歷史信息的來源和知識的載體，逐漸成為高校、社會和國家不可或缺的重要戰略資源之一。

但是，必須認識到，高校檔案資源只有經過開發利用之后，才可以發揮其重要的作用。資源優勢是檔案部門的最大優勢，檔案部門不僅是資源的守護者，更是資源的利用者、開發者。高校各類人員對信息的需求往往是綜合性的，既要有原始的材料，又要有較系統的理論數據，還要有最新的科技信息，這就決定了高校檔案、圖書、情報必須走信息一體化的發展道路。在這種情況下，檔案館應具有主動服務的意識，今后，工作重點將有所轉移，將從以保管檔案實體為主轉為以檔案信息的開發為主，這是檔案工作的一種質的飛躍。

5 構建檔案發展平臺

高校要注重調動檔案管理人員的工作積極性，定期組織一些交流學習活動，并建立起獎懲機制，讓檔案管理人員參與到學校的評優、表彰等活動中，讓檔案管理者能夠在和諧的環境中保持良好、積極的情緒狀態。另外，高校要注重保持檔案人員隊伍的穩定，實行檔案專業技術職務的聘任制度，讓檔案管理工作者能夠在工作中找到成就感和歸屬感。除此之外，高校內部要對各級人員的檔案責任進行明確規定，明確主管領導是檔案管理的一級責任人，各個單位負責人是二級責任人，檔案主管人員是二級執行人，將檔案的建設和管理納入到各級領導日常工作責任中。另外，可以通過成立檔案工作委員會的方式來強化檔案管理責任。

6 結束語

高校中的檔案，包括了高校在從事科研、教學、教育、建設等工作活動中所有應當歸檔保管的文件材料，是我國檔案的重要組成部分之一，也是高校進行科研、建設、教學、教育各項決策的重要依據。檔案管理能夠對總結經驗、推廣成果、提高質量、增強效能等起到巨大的歷史和現實意義。因此，筆者結合自身多年實踐經驗，通過對目前我國高校檔案管理工作中出現的一些問題進行分析和研究，并提出一些建議，希望能夠通過此文，引起高校管理者和各部門的重視，強化檔案意識，共同為提高高校檔案管理水平而努力。

（作者單位：駐馬店職業技術學院 來稿日期：2012-12-20）