試論如何做好事業單位檔案保密工作

[摘 要]檔案對于個人或者集體來說都有著非同凡響的意義，尤其今天各種外來的勢力想要通過各種檔案內容窺探中國的發展，因此，檔案保密工作對我們來說就顯得格外重要。本文從檔案及其保密工作的重要性出發，系統的闡述了如何做好檔案保密工作的方法，給保密工作新的啟迪。

[關鍵詞]事業單位；保密工作；方法

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）04 — 0103 — 02

檔案對于每一個人，每一個單位組織來說都是極為重要的。對個人來說，檔案作為個人成長的見證，是最原始的資料記載，所以它具有獨特的法律效力和其他任何證件都沒有的特殊功能，檔案將跟隨一個人一生，成為每一個人晉升職稱，工資調整，辦理退休等工作必不可少的有效憑證。現在企事業單位，各種團體組織為了更好的了解應聘者的身份背景，個人檔案就成為他們了解個人的必要途徑甚至是唯一途徑，所以檔案對于個人來說有著重要的作用。對事業單位而言同樣重要，對這種組織性的群體來說，很多檔案關系到單位的發展前途甚至國家的發展前途，如果有檔案的流失就會給單位國家帶來無法彌補的損失。就此來看，檔案不論對什么樣的擁有者來說都是十分重要的，因此檔案的保密工作也就成為檔案管理的重要組成部分，它在保護檔案的安全中起著無可替代的作用，因此如何做好檔案的保密工作也成為現在很多學者和領導以及相關部門重要研究的內容。

第一，做好檔案的審查工作。審查是檔案工作的必經一步，也是檔案管理工作的重要環節，是自己責任義務的重要體現。如何判斷檔案管理是否到位是否良好除了在日產工作中的比較以外很重要的參考就是與最初狀態的比較，所以認真審查檔案是做好檔案保密工作的第一步。檔案有絕密檔案和非絕密檔案之分，同時絕密檔案又有一定的時間限制，因此審查好檔案屬于哪一類的才能分門別類的將檔案整理歸類，保存良好。對于絕密檔案的管理必須是非常嚴格的，它關系這事業單位甚至國家的前途命運，所以國家對于絕密檔案保密的制度是非常嚴格的。將兩類檔案分類存放好之后就是確定保密的時間，對于有一定期限的檔案來說，我們根據時間的不同將檔案存放在不同的地方，在絕密期內就要按照絕密的標準保密，等保密期過我們就不需要浪費那么多的人力物力從事這份檔案的保管，他也就與一般檔案沒有兩樣。所以做好第一步的審查是對檔案清晰分類的必要步驟，也是提高保密工作效率，合理調動人力資源的重要前提。

第二，加強制度管理和法律約束。檔案不論哪一種都需要保密，是對個人負責更是對集體負責，因此每一個單位都應該對檔案管理問題提供嚴格的檔案保密制度，保密不是通過說教就能夠引起人們足夠重視的，所以嚴格的制度和懲戒是提高檔案保密度的有效措施。對于絕密性的檔案不必多說，一旦有對這類文件泄密的情況嚴格按照國家的法律要求嚴懲不貸，但是對一般檔案的管理保密我們同樣不能忽視。比如說檔案的調閱，檔案被不屬于檔案管理的人員調走，這些人是否有保密意識，是否能夠對檔案內容保密我們都不得而知，所以我們必須做好記錄，也必須對每一個人都要有制度約束，讓每個人能夠在外力的控制下保密檔案。

認真落實檔案安全保管、保密制度的建立及執行，確保安全。加強對檔案保管、利用、保護、保密等規章制度的落實，實行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認真執行《檔案庫房管理制度》、《檔案統計制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等相關制度，并按照各項規章制度的要求認真落實整改。

加強各級工作人員的崗位職責的建設，完善檔案管理措施，認真抓好落實，嚴防泄密。繼續加強各級工作人員的崗位職責的建設，貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作，增強單位各工作人員的檔案意識。依照相關法規，切實加強對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監督、檢查和管理，使檔案管理更趨合理化、規范化、科學化。制定并實施了較為有效的措施：一方面，加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認真做好傳閱和保存工作；另一方面，做到以人為本，努力提高檔案管理人員的業務素質。檔案工作人員認真做好文件的收、發工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發利用，保證為志辦各項工作提供優良的服務；嚴格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。嚴格執行《借閱規則》及《賠償制度》，做好保密工作。主動接受主管部門的業務指導和督促檢查，積極完成與檔案相關的其它工作。

第三，加強硬件軟件建設，實行了規范化管理。為了檔案的規范化保密管理，使用檔案柜，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案的管理、利用提供了良好的物質基礎。堅持不懈地做好以下幾方面的工作：一是在檔案部門的指導下，機關文書材料均按照新的歸檔要求進行整理。二是推行各股室業務檔案資料由兼職檔案員預先組卷，綜合檔案在接收時嚴格把關，認真逐卷審查，對不完善的待完善后再上交。三是認真落實八防措施，堅持測量并記錄庫房溫濕度，添置防蟲、防霉藥劑，定期進行安全檢查，發現問題及時處理；四是在正常管理的同時注重檔案的開發利用，編制各類案卷目錄等多種檢索工具，編制了組織機構沿革、大事記、基礎數據匯編等編研材料。嚴格按規章辦理借閱手續，填寫利用檔案登記簿，建立利用效果登記簿。

第四，加強檔案管理人員的保密意識，提高檔案管理效率。首先，我們可以通過對員工的培訓提高對檔案保密工作的能力和意識。檔案管理員每天與檔案接觸，對其中一些內容的接觸自然比其他人多，所以要保證檔案的保密首先要提高檔案管理員的保密意識，讓他們通過培訓提升檔案外泄的敏感度，對一些不法行為自覺抵制。其次，在招聘檔案管理員的時候應該盡量招聘專業人才，既然檔案對于個人或者集體來說都如此重要，那么提高對檔案的管理就成為順理成章的事情，所以企業單位應該改變以前的錯誤觀念，認為任何人都可以從事這份工作，應該從人才引進的時候就注意對檔案管理工作的重視。檔案管理專業人員有著專業的素養，對保密工作的重視程度和敏感度都比一般人高很多，所以只有通過專業人員管理才能提高檔案的保密程度。最后，提高員工的職業道德，堅持檔案保密工作的職業原則。不同的職位有不同的要求，不同的崗位有不同的職業道德，雖然我們有著共同的職業道德應該遵循，但是對于各個不同的職業我們應該堅持各自的職業操守，檔案管理員應該自覺遵循保密檔案，管理檔案的職業原則，認真負責的完成好自己的本職工作。

最后，加強保密工作的宣傳，提高事業單位領導的重視。保密工作人人有責，并不是說保密是一個人的責任。如今新聞的自由與隱私的保護成為一種公開對立的矛盾，就是因為人們對于一些個人隱私的好奇才有了這樣的市場，檔案保密也一樣。不能避免單位中一些人好奇心比較重，對個人檔案比較感興趣，所以單位應該做好宣傳工作，告誡每一個員工檔案保密的重要性，讓每一個人都能從思想上重視起來，自覺杜絕泄密的事情發生，提高自我保護意識也提高保護其他人檔案的意識，每一個人都能從自己做起檔案保密工作才能有更大的發展空間。另外領導要對此給予應有的重視，領導作為一個單位的核心，價值取向，對某件事情的重視程度就能很大程度上左右員工的選擇，所以領導足夠重視才能形成一種上行下效的有效保密體系，幫助保密工作的更好開展。

領導重視，加強檔案安全意識和檔案設施建設及檔案信息系統的安全管理，規范操作。檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。重視檔案安全工作，實行安全領導負責制，加強對檔案安全、保密工作的領導，建立完善檔案管理負責制，明確各項職責，將檔案工作落到實位，才能保障檔案安全工作的順利開展。檔案工作者警鐘長鳴，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。

近年來，由于形勢發展，工作需要，各辦公室配備了電腦，組建了局域網，并聯上國際互聯網。隨著電子文件檔案管理系統的逐步開展，將計算機運用于檔案整理工作，做到規范操作，有序利用。設立信息系統的防火墻、密碼訪問控制，購買安裝保密隔離卡，建立備份與恢復系統，不斷完善檔案信息系統安全管理制度，確保檔案信息系統安全。在管理上建立電子歸檔制度和文件管理的記錄系統，嚴格執行保管制度，從技術要求和管理措施兩方面有效地保證檔案信息的安全管理。為加強計算機信息系統的保密工作，采取以下措施：一、每臺電腦系統都安裝瑞星防火墻和瑞星殺毒軟件網絡版，防止黒客、病毒入侵。二、指定專人精通電腦，責任心強，受過保密人員上崗培訓來負責全局的電腦管理工作。三、制定電腦安全操作規范，要求全局人員嚴格按規范操作，發現病毒及時報告，由專人處理。四、上網資料需經保密工作領導小組批準方可上傳，嚴防泄密pnKWKwn3S49pQINkJPTF+cUuNV8bryZSYMr/HIrOa0I=。

我們將進一步加強領導，提高檔案人員素質，加強檔案建設。為全面正確地做好管理工作，準確履行行政執法職能提供后勤保障。一是加大《中華人民共和國檔案法》的宣傳貫徹力度，提高全體工作人員的檔案意識，明確檔案工作的地位和作用，確保檔案工作的順利開展；二是抓好檔案人員的政治業務培訓工作，進一步提高他們的檔案管理水平和實際工作能力，及時解決工作中存在的問題；三是繼續做好每年的資料收集、整理、組卷、建檔、保管和開發利用工作，開創檔案保密管理工作的新局面。

通過以上總結分析，我們給出了一些幫助檔案保密的建議措施：

（1）進一步組織學習檔案管理基本知識，充分認識檔案工作的重要性。加大宣傳力度，讓大家了解檔案工作，加強保密觀念。（2）檔案管理工作要建立在平時的認真、仔細、及時的基礎上，在日常工作中，要隨時進行整理、分類、歸檔，做到規范化管理。（3）加強監管工作。保密監管人員要認真履行職責，定期對單位的文件進行保密檢查，特別是節前的保密檢查，要形成一種制度，發現問題及時糾正，把保密隱患消滅在萌芽時期，確保文件的安全。（4）繼續建立健全檔案管理工作制度，并嚴格按照制度執行。

對于事業單位的每個人來說，保密工作是每一個人的責任也是義務，同時隨著社會的發展，更多的外來勢力想要窺探國家的發展，因此我們每一個人尤其是檔案管理者應該提高自己的保密意識，共同促進檔案保密工作的良好發展。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕 范暉.加強檔案保密工作的措施〔J〕. 吉林工商學院學報，2010，（06） .

〔2〕 佘時碧.論怎樣做好檔案工作的保密〔J〕. 消費導刊，2008，（11）.

〔3〕 伯穎.加強檔案利用與安全保密管理〔J〕. 中國金融，2010，（10）.

〔4〕 馬晶.試論檔案保管過程中的保密問題〔J〕. 中國集體經濟； 2011，（09） .

〔5〕 陳凌.淺談檔案工作中的保密〔J〕. 經營管理者， 2011，（10） .

〔6〕 龔靜.檔案管理利用中的保密工作〔J〕. 辦公室業務，2010，（11） .

〔責任編輯：杜 宇〕