人事檔案管理的新思路

[摘 要]人事檔案是獲取人才信息資源的重要渠道，更是企業挑選人才、選賢舉能的重要工具。因此，管理好人事檔案對人才資源的開發和利用來說具有非常重要的作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，以及市場經濟的建立和發展，事業單位在人事檔案管理方面也暴漏出了越來越多的問題，材料內容缺失、信息不真實等問題嚴重影響了企業對人才使用的積極性，而且隨著信息化的不斷發展，人們對檔案管理的要求也變的更高，因此，加強人事檔案管理體制的改革，探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新思路對我國檔案管理工作的完善有著重要的意義。本文從人事檔案的概念入手，分析了目前人事檔案管理中存在的問題，提出了未來人事檔案管理的新思路，希望對我國人事檔案的管理有一定的指導和借鑒作用。

[關鍵詞]人事檔案，管理，新思路

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）04 — 0105 — 02

一、人事檔案的概念

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發展歷程，一直以來執行的是隨人走制度，它比較真實的客觀記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績等方面的材料。〔1〕

二、人事檔案管理的現狀和問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識不足

人事檔案管理工作是一項枯燥無味的工作，它不能像其他重要管理工作一樣能給單位帶來一定的利益，因此，長久以來都不受到領導的重視，而且相當一部分領導認為人事檔案工作無非就是一些保管性質的工作，只要能保證材料的安全，不出現丟失、泄露的現象就行。因此在現實的工作中，大部分領導就會忽視人事檔案管理的重要性，使其一直處于被動應付的狀態。而且在人員配備方面，人事檔案管理方面的工作并沒有專職的人員來做，大多是由人事人員兼職做管理，但人事人員由于工作量大，就會出現對檔案管理工作投入的精力不足，因此會嚴重影響檔案管理水平。此外，在人事檔案的設備管理上，多數單位都沒有單獨的人事檔案管理管，都是和其他辦公區域合用，也沒有防盜、防潮等安全保護措施，使得檔案由于存放時間較長的原因，紙張也開始變的發黃、發硬，甚至出現褪色、字跡模糊的現象，造成檔案以后查詢的困難。

（二）人檔分離現象嚴重

隨著社會經濟的不斷發展和市場化程度的日益加深，人才流動現象日益頻繁，人們不會再像以前那樣會長期固定在某一個工作的崗位上，越來越多的人會根據自己的興趣愛好去選擇跳槽，為了找到自己感興趣的工作，很多人員不會顧及原來單位的再三挽留，即使單位會拿檔案作為要挾，很多人也不會輕易妥協，依然決定了選擇放棄檔案。而且隨著社會的發展，很多單位并不看重員工的檔案，只要能為企業帶來效益就可以留下工作，這也使得社會上越來越多的人不看重檔案而選擇棄檔。據不完全統計，截止到2006年底調查的時候，全國至少出現了60多萬份與主人失去聯系的檔案，即使目前勞動部門已經出臺了相關政策去解決流動人員的檔案調動問題，但是還是出現了較多棄檔的現象，而且這些問題也給當前的用人單位帶來了很大隱藏危機。

（三）檔案材料的缺漏

收集是完善人事檔案管理工作的重要步驟，人事檔案材料的收集必須及時，才能保證檔案內容的完整。然而目前從各個事業單位檔案材料的收集方面來看，大多數企業都存在著檔案內容材料缺失的現象。造成檔案內容材料缺失的原因主要有以下三方面：第一，由于事業單位部門較多，就使得檔案收集范圍擴大，而且在檔案管理制度方面還沒有一定的管理規范，因此實施起來就比較困難；第二，檔案管理部門工作人員的責任心意識不強，因為他們通常處于被動的工作狀態，因此就不會有及時主動去收集材料的意識，而且對檔案材料管理查漏的工作力度也不夠大，通常都是事后才發現材料的缺失；第三，干部職工人員對檔案的重視不夠，在最開始填寫檔案表的時候就經常是敷衍了事，能省則省，也在一定程度上造成了檔案信息的缺失。

（四）人事檔案利用水平低的問題

人事檔案是查看人力資源信息的重要方式之一，是服務于人事工作，為人事決策提供參考的依據，應該得到有效的利用。但目前，檔案管理工作過于強調其保密性，忽視其利用性，致使檔案的利用率低，查看的手續比較繁瑣，因此就大大降低了人事檔案存在的價值，給社會資源也帶來一定的浪費。而且即使得到利用，也只是單一的查看性質的利用，使得檔案管理工作始終處于一種被動的狀態，本來檔案管理工作就是一個保密性比較強、比較規范的工作，沒有一定的制度約束，被動的利用現象更使得人事檔案管理工作無章可循、無所適從。

（五）管理制度相對落后

目前，在檔案管理的手段上，大多數事業單位還是采用傳統的手工操作的方式。有些單位甚至采用純手工的方式進行編輯檢索，導致人事檔案材料不能及時歸檔整理。雖然有些單位已經開始采用電腦的方式管理信息，但還僅僅停留在查看目錄的階段上，不能充分運用信息化的手段來提高自己的工作效率和工作質量。此外，在人事檔案的分類管理上，大多都是沿襲傳統的分類方法，多是反映個人的經歷和家庭情況，很少有反應工作能力、實際業績的信息，因此，千篇一律的內容對人事來說不能產生多大的使用價值，為企業選撥人才也造成了一定困難。

三、人事檔案管理的新思路

（一）加強領導對檔案管理工作的重視

人事檔案管理工作要想得到充分的發展，首先就要能夠受到領導部門的重視，給領導貫徹檔案管理的重要性，積極爭取領導的支持，加大對檔案基礎設施的資金投入，改善人事檔案管理條件和設施。其次，要使單位領導能把檔案管理工作當做是長期發展規劃中的重要部分，把檔案管理納入到日常工作的考核范圍，嚴格監督檔案管理工作的規范性，進一步推進檔案管理工作向著科學化、制度化、規范化的方向發展。第三，加強對檔案管理工作的重視，委派專職人員進行檔案管理的工作，不管從思想上，還是行動上，都要加大對檔案管理的重視程度。

（二）建立健全人事檔案管理工作制度

建立健全人事檔案管理工作制度，是提高檔案管理工作制度化水平的重要方法。所謂：“無規矩不成方圓”，只有具備了標準的工作制度，才能加快檔案管理工作的進程。目前，在檔案管理工作中，基本上是處于一種無章可循、無方向性的工作狀態，而且由于檔案管理工作比較瑣碎，工作量也比較大，因此，必須根據檔案管理工作的實際情況去制定一些規章制度，讓檔案管理工作也變得有章可循。尤其要重視對檔案計算機輔助管理制度的建設，嚴格要求檔案材料的收集整理，嚴明紀律，杜絕虛假信息的存檔。此外，還要明確檔案管理的工作細則，把工作做到細處，這樣才能保證檔案材料的更加全面、真實和完整，在人力資源的利用方面也可以做到準確、實用，真實。

（三）加強人員隊伍建設 加大培訓力度

人事檔案管理工作是一項政治性和專業性都比較強的工作，隨著事業單位人事制度改革的不斷前進和各項工作的不斷深入，人事檔案管理也是需要一批具有高素質、高學歷和復合型的人才。因此，我們必須加強對管理人員在政治素養、專業技能方面培訓力度，不斷提高管理人員的政治水平和業務水平，培養具有多方面素質的復合型人才。同時也要不斷培養他們愛崗敬業、勇于奉獻的精神，堅持學用結合，注重因材施教，讓他們能夠全面系統的掌握檔案管理工作的先進知識和先進技術。此外，單位方面也要為管理人員創造一些機會去學習和提升，比如可以引用競爭機制，競聘上崗的工作制度，提高管理人員工作的積極性和創作性。

（四）加大對硬件設施的投入 進一步夯實檔案工作基礎

保證人才信息檔案的完整與安全是檔案管理工作的關鍵，但要想做好這項工作，除了要加強對人才的培育之外，還要不斷加大對硬件設施的投入力度，不斷完善和提高檔案管理的硬件設備，為檔案管理工作配置足夠面積的檔案室、閱檔室、電腦、空調等硬件設施。同時要引進信息化技術，加大計算機在檔案管理方面的運用，實現人事檔案資源的合理配置和利用，真正做到物盡其才，人盡其用。

（五）完善人事檔案管理材料收集的渠道

首先要建立一套完善的檔案管理材料收集制度，使得檔案從收集、存檔到最后交檔統一管理，都有制度可循。其次，要建立暢通的材料收集渠道。收集材料是檔案管理的基礎性工作，但這個基礎性工作對員工來說是其任免、晉升、提高工資待遇的依據，因此，要讓員工能夠認識到檔案的重要性，可以主動的去提交材料。第三，要增強管理人員的責任心，提高工作積極性。檔案管理人員必須具有良好的職業道德和工作責任心，必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案管理的權威性、準確性和真實性。

（六）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

加強人事檔案管理現代化和信息化建設是適應社會發展、提高管理工作效率，更好服務于人事的需求。紙質檔案的保存通常會因為一些環境因素破壞或損壞檔案內容，而且紙質的檔案管理在查看和尋找方面，都有一定的難度，這在一方面就加大了管理人員的工作難度。而信息化的發展為保持檔案的完整性提供了一定的便利，而且也不易損壞。加強人事檔案管理現代化和信息化建設，就是要利用計算機根據不同的人物和不同的類型進行分類管理，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，而且信息化的檔案管理可以及時準確、全面的提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。此外，互聯網的應用也為檔案信息收集帶來一定的便利。事業單位可以充分利用計算機尋找信息資源，可以做到一方收集，多方共享的效果。而且信息系統的運用，可以從中更方便了解人員調動信息，員工也可以通過互聯網傳遞檔案材料。這為檔案管理工作可以帶來極大的便利。

四、結論

雖然目前事業單位在人事檔案管理方面做出了一些成績，但是距離單位發展、時代要求還有很大的差距，因此，事業單位必須從實際出發對人事檔案進行創新管理，在建立健全單位人事檔案管理制度的同時，加大投入力度搞好本單位的信息化建設，盡快實現人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息化管理水平，為人事部門考察干部、選撥錄用有用人才提供真實可靠的檔案資料。總之，希望我國的每個事業單位都能不斷完善和改進人事檔案的管理工作，使人事檔案的利用煥發出新的活力與生機，使人事檔案的管理模式更加充實與現代化，這也將為我國社會經濟的發展和人力資源水平的提高提供強有力的保障。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕李兵琴.淺議人事檔案管理〔J〕.中小企業管理與科技，2009，（34）.

〔2〕吳琪.淺析人事檔案管理〔J〕.現代企業教育，2008，（06）.

〔3〕王亞萍.傳統人事檔案管理現狀及改革研究〔J〕.民風，2008，（09）.

〔4〕劉斌.論檔案信息的電子化管理制度推進 〔M〕.鄭州：河南省社會科學界聯合會，2009.

〔5〕王建芳.如何提高檔案信息自動化的應用水平 〔M〕.鄭州：河南省檔案局，2009.

〔6〕段榮婷.論國際檔案信息標準化現狀、發展趨勢及我國的對策〔M〕.北京：科學技術學會，2008.琴.淺議人事檔案管理〔J〕.中小企業管理與科技，2009，（34）.

〔責任編輯：杜 宇〕