檔案信息資源管理與開發利用之管見

[摘 要]檔案信息資源是一項巨大的無形資產。檔案信息資源可以整合各種社會資源、人力資源、經濟資源、生產要素資源等，創業發展的良好的經濟，社會環境，為經濟社會發展提供智力、信息資源保障。檔案信息管理、信息資源開發利用要以“科學發展觀”為指導，充分發揮檔案資源優勢，強化服務意識，創新服務機制，擴寬服務領域，不斷提高檔案信息資源開發利用的水平。

[關鍵詞]檔案；信息資源；開發利用

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）04 — 0107 — 02

隨著我國經濟社會的快速發展，對信息資源的開發利用，已經成為一種必然趨勢和選擇。我們知道，信息資源已經是現代社會重要的戰略資源，當然，檔案信息資源的開發利用也不例外。檔案是人類社會活動的真實記錄，是歷史軌跡所形成的綜合信息資源的重要組成部分，其信息資源蘊藏豐富。能夠最大限度地開發利用檔案信息資源，是檔案管理工作的最終目的。做好此項工作意義重大，事實表明，檔案信息資源開發利用是一項龐大的系統工程，是對人類財富的集聚創造和升華。如果該項業務的工作力度大，就可以充分發掘和利用檔案的潛在價值，進而最大限度地創造出經濟效益和社會效益。做為此項工作，需要全社會的大力支持和幫助，并與時俱進和科學有序地發展。

作為檔案信息資源開發利用，就要切實強化檔案基礎業務工作的能力，提高工作水平。比如，注重做好信息、資料收集工作；不斷地豐富館藏及檔案的內容；處理好保密與開發工作三面的關系；在檔案利用的廣度、深度以及提高服務質量方面下大力氣；主動積極、多渠道、多層次、全方位地開發與利用檔案資源信息；開拓新領域，開發新局面；加大現代化技術的廣泛適用，利用信息網絡宣傳推介檔案工作，提高檔案管理工作者的自身與整體隊伍素質，注意高端人才的引進，以更好地促進檔案信息資源開發利用的順利開展。

一、切實加大檔案開放力度，滿足檔案信息資源開發利用需求

完善管理體制。各級各類檔案部門要明確檔案密級，時刻遵循“開放檔案的最大化，檔案保密范圍最小化”的基本原則，切實做好相關級別檔案保密工作，確保國家機密不外泄，維護好檔案所有權者的利用和權力。加快檔案的開放進程及開放力度。加快鑒定到期檔案的速度，視程度輕重予以必要的銷毀，依照《檔案法》的規定，把可以開放的檔案盡快的展示并予以開放，建立科學的降解密制度，正確處理適度保密與全面開發的關系，建立健全適應依法行政、建設法治政府要求的檔案行政管理體制。加快建立與檔案行政管理相適應的權責明確、行為規范的檔案行政執法體制，加強對檔案行政職權的監督和制約，進一步健全和完善檔案行政執法責任制、評議考核制和執法過錯責任追究制。做好已到開放期的檔案規劃控制與解密等工作，對經濟、社會、文化、教育、醫療、歷史等方面的檔案可根據《檔案法》的相關規定和條例，通過各種合法程序向社會開放，使之被社會、團體、個人等及時利用。

二、加強檔案信息資源建設，打好檔案信息資源利用的基礎

擁有檔案是開發檔案信息資源的基礎。檔案資源是第一要素，沒有大量的檔案，開發利用就是空談。為此，檔案資源建設就成為關系檔案發展與興旺發達的基礎性工程，故而最大限量地收集檔案資源就是檔案信息資源利用的前提和保障。事實證明，只有加強檔案資源管理注重檔案的收集工作，檔案信息資源開發利用才會做得更好，檔案收集是檔案信息資源開發利用的前提和起點，沒有更好地收集就不會有更好的利用；有更多更好的利用，反過來就會更好的促進檔案信息資源的收集，二者是相互促進的，互為條件的關系。所以說，檔案部門要及時、準確、客觀地收集的檔案資料。豐富館藏，最大限度地擴大征集和接受檔案的范圍和標準，把控一切可以被利用的原始、客觀、真實、可靠、詳實檔案，不斷豐富檔案信息資源這一知識和信息寶庫，打好開發和利用的基礎，為開發利用提供充分條件。同時，面對當今信息電子時代，要對現有館藏檔案進行數字化處理，例如，采用計算機數字方式把眾多的檔案資源儲存起來，實現檔案信息資源的信息化、數字化、網絡化，為網絡傳輸建立充足的數據庫資源。

三、通用現代信息技術手段，提高檔案信息資源開發利用的水平

實踐證明，高質量、快速度進行檔案信息資源開發的重要手段，是及時而科學的使用現代化信息技術?，F代信息技術手段可以創造優越的條件，提高檔案信息的質量和檔案信息的傳遞技術，比如，使檔案工作者早早脫離手工操作的勞苦，使科學合理利用檔案信息資源成為現實，也為共享檔案信息資源打下堅實的基礎。所以，積極主動地利用現代信息技術手段，及時而全面地傳遞信息，是更好地開發利用檔案信息資源的主要途徑之一。

而在我國，主要以館藏介紹、目錄查詢等為主利用網絡技術環境開展的檔案信息服務方式仍然存在；館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用在國內較為鮮見。據報道，美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉換成了便于下載保存的圖像、文本等形式，通過現代網絡技術進行傳遞與交流，以滿足社會利用者的多樣化需求。

同國外一些國家相比，差距顯得尤為突出，這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。檔案信息資源共建共享缺乏國家的統籌規劃和宏觀調控、缺乏法律法規和管理制度的保障，不同地區、不同行業內的檔案信息資源共建共享機制建設缺乏全局性的發展規劃，戰略約束力尚顯不足，致使與之相關的網絡建設、理論研究、標準與規范制定、應用軟件的開發與手段應用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。

現階段，計算機等高科技進入檔案信息資源管理開發利用領域已不成問題，一些檔案部門（檔案館、所）等已將計算機技術引入檔案開發利用和管理領域，并且成效顯著，工作效率成倍提高。這樣，加大計算機和網絡技術的運用，為檔案信息開發利用工作配備復印設施、簡易機械等，以便實現檔案開發利用的管理現代化。這種現實情況，要求檔案信息資源的建設方式向適應新形勢需要的方向發展，這無疑是對轉變檔案信息資源開發利用模式的一種挑戰。為了適應社會的發展和實現的需要，應

將不同載體的不同表現形式的檔案信息，盡快地轉化成數字信息，以實現檔案信息的自動化和傳輸目的。建立高效管理和開發利用檔案信息資源能力的媒體，全文數據庫網絡管理系統，開展檔案計算機檢索、檔案信息傳遞（網絡）、網絡檔案信息咨詢服務以及網絡檔案信息的開發利用，公開發布檔案信息，提供檔案的宣傳與指導，

四、強化檔案編研能力，實現檔案信息資源開發利用

編研工作是把檔案承載的信息用靜態轉化為動態，由服務的傳統性向服務的現代化轉變。通過檔案基礎資源—檔案未成品—加工成檔案信息成品這一過程向社會提供服務，使利用者上直接獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進各項業務的發展。這是開發利用檔案信息資源的主要手段，加大編研工作的力度，提高編研的檔案的水平，確立編研工作中心能地位，是加快推進檔案信息資源開發利用的必然結果。

檔案編研質量對深層次開發利用檔案信息資源有著十分重要的作用和影響。檔案研究及管理工作者只有參與社會活動，了解用戶的檔案要求，從中確定編研項目，進行更有實效和使用價值的編研，才可能做好檔案的編研工作。潛心寫出一批時效性強、特色性、專業性、使用性明顯的編研成果，確保檔案成品的質量。所以說，加快檔案信息增強速度，充分滿足領導決策以及廣大NpiXyhq3OnDL9e0DBxivAjqli3YWq3ml8VlVrP7FB+4=檔案利用者的信息要求，是提高檔案信息資源開發利用的關鍵之一。

五、提高檔案服務質量，優化檔案信息資源開發利用的對策和環境

迅速提取檔案的有效手段是決策工具，編制檔案檢索工具作用很大。實際工作中，我們本著信息實用、方便、迅捷、準確等高校原則，采用現代高科技信息管理技術等服務手段，優化檢索手段，提高服務效率。

檔案業務工作的中心環節是檔案的利用，沒有利用就沒有檔案存在的意義?！稒n案法》指出，檔案的利用是指對檔案的閱讀、瀏覽、復制和摘錄等。要最大限度地為各方面對檔案利用的需求，簡化手續，提供便捷服務和提高查找率和查全率。主動擴展服務領域，開展多層次、多渠道、全方位的檔案信息服務。

六、以循環效益為導向，使檔案信息資源開發利用走向市場

檔案信息是檔案研究和管理者智慧的結晶，凝聚著每位工作者的勞動，故檔案信息是無形資產。為此，在提供相關的信息服務時，應適量適應有償轉讓，根據《檔案法》的相關規定，收取相應的服務費，讓信息資源產生一定的社會效益，和經濟效益?，F階段，我們應把檔案工作直接融入市場，服務于市場經濟，躋身經濟工作的前臺，擔當起為黨和政策決策服務的行列當中，為區域經濟發展，為經濟社會全面發展出謀劃策并擔當起助理決策的重要角色，這也是檔案信息資源開發利用的重點，是做好檔案信息資源開發利用的有效途徑。檔案信息作為進入市場，接受競爭規律的制約，可以調動檔案工作人員的積極性，做好各項工作，提高利用效率，更好的為經濟社會發展服務。

七、加強人性化服務，滿足社會對檔案信息管理開發利用需要

檔案管理部門如何開發利用檔案信息資源，是未來社會經濟發展以及完成十八大宏偉目標的重要方面。檔案部門要適應社會需求，應對挑戰，讓檔案信息資源發揮重大的效率。

檔案部門的信息資源門類眾多，如文書檔案、企事業、科研單位、人事部門形成的檔案等等。各門類檔案信息資源都是國際民生所必要的。當今時代利用好檔案信息資源，不僅可以節約成本，還將會不斷的推進社會各項社會的繁榮發展。為此，檔案管理和研究者要克服過去的陳舊思想，樹立現代經濟效益與社會效益資源的認識和理念，以社會需求為目標、為目的，以優化檔案信息資源，最大限度地開發出更多的社會需要的社會信息資源。

國家檔案事業發展“十二五”規劃也已經明確規定，加快檔案整理鑒定的進度，依法開放應開放的檔案，利用先進技術，為社會各界提供服務。打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，搞好電子文件（檔案）備份中心建設。這也就為我們大力發展檔案事業發展指明了發展方向，更為該項事業的繁榮提供了廣闊的空間。

新時期，我們要研發社會需求，提高信息質量，檔案部門要以開放的意識，通過自身的特點，通過市場調研，開座談會，業務咨詢等方式，研究社會所需，主動分析市場，研究用戶需求，密切關注重大工程，加大科研項目、高薪技術開發、生產發展等方面的發展動態，制定切實可行的規劃，把開發利用檔案信息資源落到實處。

加大利用空間提高服務效果。檔案信息的價值只有在人們的應用中才能顯示出來。社會利用的需要是決定檔案價值關系的主要因素。如掌握史料，研究及發展規律、總結經驗教訓等都離不開檔案。同時，我們要就信息資源開發利用的觀點和認識，采用先進而科學的管理方法，做到“洋為中用、古為今用、外為我用”積極爭取社會各界對檔案信息管理開發利用的支持和認可。我們還要建設一支知識結構合理的高素質的檔案人員隊伍，以適應現代信息社會的發展需求。這支隊伍必須掌握相關的各類知識和技能，特別是信息化知識及外語水平。同時，我們還要著眼于新型人才的培養，培養一批高級檔案人才，實現人才更新。

〔責任編輯：杜 宇〕