大中型企業(yè)構(gòu)建檔案信息傳播服務(wù)體系的嘗試

1 前言

當(dāng)前，我國絕大多數(shù)大中型企業(yè)已經(jīng)全面、深入地參與國內(nèi)外市場的競爭。面對激烈的競爭環(huán)境，在進(jìn)行經(jīng)營決策時(shí)需要比以往更多、更準(zhǔn)確的信息，企業(yè)檔案資料是豐富而寶貴的歷史“沉淀”，蘊(yùn)藏著海量的優(yōu)質(zhì)信息資源。但是，我國現(xiàn)在進(jìn)入了“注意力經(jīng)濟(jì)”時(shí)代，人們只對出現(xiàn)在身邊和周圍的事物產(chǎn)生興趣。因此，如何加強(qiáng)資源體系建設(shè)和服務(wù)體系建設(shè)、將企業(yè)檔案信息從當(dāng)前檔案室的“堡壘”移送到大眾的視野里，成為企業(yè)檔案工作者必須認(rèn)真思考的問題。

2 體系的構(gòu)建與運(yùn)行

中國石化股份有限公司河南油田分公司第二采油廠是一個(gè)擁有3000多人的中型企業(yè)。該廠檔案室在廠領(lǐng)導(dǎo)的支持下，應(yīng)用現(xiàn)代傳播學(xué)的理論與方法，以滿足全廠職工家屬信息服務(wù)需求、保障職工家屬信息知情民主權(quán)益、傳承企業(yè)文化和提高職工家屬思想文化素質(zhì)為目標(biāo)，構(gòu)建了以廠檔案室為中心、以機(jī)關(guān)各職能科室和基層礦（所）檔案信息員為基礎(chǔ)、覆蓋全廠的檔案信息傳播服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建了以廠信息中心為主要傳播載體，以檔案資源建設(shè)、檔案信息發(fā)布、檔案信息宣傳、檔案信息利用、檔案文化信息傳播等為內(nèi)容，具有內(nèi)容服務(wù)和公共平臺服務(wù)雙重功能的檔案信息傳播服務(wù)體系。體系建成后，進(jìn)行了較為成功的運(yùn)行。

2.1 加強(qiáng)宣傳教育，改善社會(huì)環(huán)境。充分利用覆蓋全廠的檔案信息傳播服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行檔案法規(guī)和檔案知識的宣傳和本廠檔案室室藏信息的發(fā)布與宣傳。

2.2 不斷豐富檔案信息資源。在按照年初下發(fā)的征集目錄正常征集檔案的同時(shí)，緊緊跟蹤廠重點(diǎn)工程項(xiàng)目和新開展的工作征集新檔案，豐富檔案資源。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的編研工作和檔案史料的二次加工。

2.3 培養(yǎng)造就檔案信息的傳播者隊(duì)伍。盡量挑選懂檔案管理、熟悉本單位主要業(yè)務(wù)的人員組成本廠檔案信息傳播隊(duì)伍，加強(qiáng)培訓(xùn)工作，不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)。

2.4 不斷拓展和擴(kuò)大檔案信息傳播服務(wù)途徑。遵循內(nèi)外有別、渠道多樣、貫徹目標(biāo)、量力而行等原則，在充分發(fā)揮檔案室內(nèi)實(shí)體檔案利用服務(wù)的同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷創(chuàng)新電話調(diào)卷和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，充分利用局域網(wǎng)和電子通訊等手段，基本實(shí)現(xiàn)了油田范圍內(nèi)館藏檔案目錄資源的在線獲取和各單位文書檔案檢索授權(quán)獲取。

2.5 培養(yǎng)受眾傳播和利用檔案信息的習(xí)慣。主要做法：一是根據(jù)受眾需求加強(qiáng)編研工作；二是在利用者尋找某種檔案信息時(shí)宣傳其所在單位可能需要的其他額外信息；三是通過優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)、良好的利用效果吸引受眾；四是加強(qiáng)檔案利用信息反饋，狠抓服務(wù)后管理。

3 體系的運(yùn)行效果

該廠檔案信息傳播服務(wù)體系構(gòu)建并運(yùn)行后，各種檔案信息順利進(jìn)入了油田科研、生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域，檔案信息利用率比過去提高了28%，取得了較好的運(yùn)行效果：一是有效促進(jìn)了廠檔案信息資源體系建設(shè)，促進(jìn)了多樣化檔案信息傳播服務(wù)平臺建設(shè)，形成了完整、高效的檔案信息傳播服務(wù)體系和保障機(jī)制；二是有效促進(jìn)了檔案利用體系建設(shè)，更方便、快捷地滿足了職工家屬日益增長的信息文化需求；三是初步實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳播服務(wù)和利用與廠科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)高度融合、與廠服務(wù)型機(jī)關(guān)建設(shè)目標(biāo)高度融合，提高了檔案利用率與利用效果，促進(jìn)廠區(qū)社會(huì)穩(wěn)定。

4 結(jié)論

實(shí)踐表明，只要從不斷改善檔案信息傳播環(huán)境、豐富檔案信息資源、培養(yǎng)造就檔案信息傳播者隊(duì)伍入手，在努力增加傳播渠道、培養(yǎng)受眾傳播和利用檔案信息習(xí)慣上狠下功夫，大中型企業(yè)就能通過檔案信息傳播服務(wù)體系的構(gòu)建與運(yùn)行，將企業(yè)檔案信息從當(dāng)前檔案室的“堡壘”移送到大眾的視野里，有效促進(jìn)自身檔案資源體系建設(shè)與利用體系建設(shè)。

（作者單位：河南省唐河縣城郊鄉(xiāng)河南油田分公司第二采油廠 來稿日期：2012-10-18）</