信息管理系統高風險期的認知與規避

摘要：信息管理系統的風險存在于系統的各個生命周期，系統在正式投入運行前的最后階段：試運行階段——系統的高風險期。對試運行階段的風險認知與有效規避，是系統最終成功運行，避免重大經濟損失的關鍵環節，意義十分重大。

關鍵詞：信息管理系統；生命周期；高風險期

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）16-0161-02

隨著信息技術的發展，對信息管理技術的理論探索不斷加深，新的管理概念的提出和理論模型的研究，對信息管理系統的實踐起到重要指導作用。信息不僅成為企業發展的決定性因素，而且是最活躍的驅動因素。信息是知識的來源，是決策的依據，是控制的靈魂，是思維的材料。高效地利用信息管理系統，不僅對提高企業管理效率有顯著效果，而且，對企業的戰略發展、重大決策提供重要支持，是企業加快轉變發展方式，提高產品質量和競爭能力，推動企業結構調整，提高創新能力和管理水平最重要的支撐和動力引擎。

信息管理系統是信息化建設中的重要組成部分，具有創造性、復雜性的特點，其建設需要耗費大量的人力、物力、財力，是一個復雜而艱巨的系統工程。一個信息管理系統，從任務的提出，經歷各個生命歷程，到最終投入運行，風險存在于系統的各個生命周期，對系統生命周期的有效管理，直接影響系統的應用效果。

根據多年的實踐體會，本文旨在淺析信息管理系統高風險期——系統試運行期的風險認知與規避。

1 信息管理系統生命周期

遵從軟件系統工程的理論方法和實踐方法，信息管理系統在任務提出后主要經歷五大生命周期，即：需求調查與分析、方案論證、方案設計、系統實施和系統運行

維護。

其中，系統實施周期，包括了網絡配置、軟件開發、系統測試、系統安裝、使用培訓、數據移植導入和系統試運行等多個階段。

對軟件生命周期的管理也就是對軟件系統工程的管理，軟件在其生命周期內的管理內容和管理功能，具有不斷隨需求變更而變化的進化式的特性。

軟件生命周期框架圖，如圖1所示。

2 信息管理系統風險的認知

軟件科學中的風險管理，即通過對風險的預測、識別和分析，達到對風險的控制和規避，風險的認知是風險規避的前提。

一個信息管理系統在經歷了需求調查分析、方案論證、方案設計后，進入系統實施周期。進而，在完成網絡配置、軟件開發、系統測試、系統安裝、使用培訓、數據移植導入等各階段工作后，進入系統在正式投入運行前的最后階段：試運行階段。事實上，試運行階段承載著運行、維護、測試及對用戶的使用指導、促進合作等多重

任務。

實踐中，見證的系統最終流產失敗的實例多發生在這個階段，令人惋惜。

以下淺析風險發生的原因。

系統在經歷了各個生命歷程，完成了基本設計開發，解決了各種技術問題后，臨近正式運行前流產失敗，究其原因有以下四個方面：

一是不注重系統生命周期的管理，缺乏對生命周期的理解，對系統試運行期的任務缺乏充分的認識，往往認為系統進行到這一階段，軟件工程人員的任務已經基本完成了，甚至誤以為已經大功告成了，因而，未能盡力促成系統與用戶的有效磨合。

二是系統試運行階段，將從以下三個方面增加使用人員的工作負荷，使用人員將經歷前所未有的考驗：

（1）對新系統的認知：新系統交付試用后，使用人員需要對新系統功能、使用方法進行學習和了解。

（2）管理方式的轉變：新系統的管理方式與原有舊的管理方式存在很大差異，需要使用人員轉變觀念，改變方法，適應新的管理模式。

（3）雙軌制的壓力：新系統在試運行階段，即需要保留原有管理方式，同時又要適應新系統管理模式，使用人員面臨雙重工作壓力。

以上三個方面，均增加了系統試運行階段使用人員的工作負荷，使用部門領導和工作人員對此如果沒有有充足的認識，不能對工作進行合理的安排，是導致系統不能順利運行的的重要原因之一。

三是軟件開發方的宣貫工作不到位，使用人員缺乏新系統對未來科學管理、降低勞動強度、提高管理效率等重要意義的認識，遇到困難和問題時容易對系統產生懷疑，進而失去對系統的使用興趣，在使用部門沒有強制措施的情況下，系統面臨被閑置的風險，一旦被閑置，系統也就成為了一個不了了之的流產失敗的系統。

四是對軟件在試運行階段所產生的頻繁的修改調試工作缺乏認知和必要的心理準備。軟件需要修改調試的原因和所產生的工作有以下幾個方面：

（1）對系統錯誤和缺陷的修改與調試：系統在測試階段，軟件的缺陷、錯誤是很難完全暴露出來的，系統在試運行的同時，會自動接受運行環境下的實地測試，進一步暴露新的系統缺陷和錯誤。

（2）對管理目標偏差的修改與調試：由于實際業務需求的復雜性，在前期討論需求時，或因業務部門考慮不周，或因軟件人員的理解不到位，系統在試運行的同時，往往會發現系統的某些功能設計與實際需求存在著一定偏差等等。

（3）對需求變更所帶來的軟件適應性和擴充性的修改與調試：使用部門的業務需求是一個不斷發展的動態過程，而不是一成不變的固化過程。系統在這一階段由于需求變更而產生的適應性修改工作，容易讓軟件人員顯得厭為其煩，即如一個產品剛剛下線，還未上市發揮作用即要修改。然而，這其實伴隨于軟件生命周期的始終，是軟件系統工程的特性之一。

由于以上原因會產生軟件的各種修改調試工作，對系統出現的問題和新的需求，軟件人員未能及時做出應答和有效的解決，影響了運行效果，致使用人員產生對系統性能的懷疑。

以上是本人在實踐中見證的系統在試運行階段導致風險發生的主要原因。

3 信息管理系統高風險的規避

風險規避是風險認知的目的。運用軟件工程的思想和方法，做好試運行階段的風險規避，是系統避免失敗的重要環節。

避免系統在試運行階段風險的發生，軟件系統工程人員需要理解和把握的五點如下：

一是對系統試運行期的風險有充分的認識是規避風險的前提：試運行階段承載著運行、測試、維護及對用戶的使用指導、心理溝通等多方面工作，任務繁重而艱巨，是風險的高發期。

二是增強自身的“心理資本”，遵從軟件系統工程的理論方法和實踐方法，正確把握和理解系統在這一生命周期的本質特點，迎接環境多變性和項目復雜化的新挑戰。

三是良好的溝通、理性的指導與促進合作是該階段工作重點：持理解的心態，通過良好的溝通及耐心的工作方式，對使用人員進行理性的指導，幫助使用人員順利通過各種考驗，促進與用戶的合作，是軟件系統工程人員在這一階段需要正確理解和把握的工作重點之一。

四是正確理解試運行階段軟件的調試修改工作，并努力完成。系統在測試階段未能完全暴露的問題給試運行階段帶來的軟件修改調試工作是必然的。同時，信息管理系統是一個需求不斷發展變化的動態過程，由于這種發展變化所帶來的軟件擴充性調整是信息管理系統工程的固有特性，是不可避免、不可延誤的，它伴隨于軟件生命周期的始終。軟件工程人員應調整好自身心態，把握好工作

方法。

五是事先做好宣貫工作，讓使用人員對這一階段工作有充分的理性認識，對新系統對未來科學管理、降低勞動強度、提高管理效率等方面的重要意義有充分的認識，樹立科學的工作觀念，合理安排、梳理好試運行階段的各項工作，從而，得到使用人員主動積極的配合。

4 結語

綜上，一個信息管理系統在走完了基本的生命歷程，完成了基本的設計、開發等一系列實施工作后，即系統完成了絕大部分的人力、物力、財力的投入后，進入試運行過程的實施工作是系統生命周期中不容忽視的重要而艱巨的一個過程，是風險的高發期，對該階段風險的有效規避，對實現系統目標，使系統成功運行、避免重大經濟損失的發生意義十分重要。

作者簡介：曹淑清，供職于航天科技集團第五研究院502所，研究方向：信息管理系統。