論高校教務檔案管理

【摘 要】教務處是負責學校普通高等教育本、專科生教學業(yè)務管理的職能部門，是組織高校教學的重要機構。教務處在進行教學管理過程中所組織形成的各項學生資料是教務檔案的重要組成部分，它不僅是組織更是個人在過往社會實踐性活動中形成的清晰完整且被記錄的固化信息。隨著教育事業(yè)的發(fā)展和高校教育改革的深入，在教學管理過程中形成的教務檔案材料越來越多，內容越趨豐富，使用越趨頻繁、廣泛，教務檔案管理工作已經成為教務處工作的重要組成部分，教務檔案管理工作的好壞，將直接影響到教務處職能的發(fā)揮和教學預期管理目標的實現(xiàn)，甚至影響到學校的教學質量以及聲譽，因此，做好高校教務檔案管理工作，具有非常重要的現(xiàn)實意義。本文結合自身多年實踐經驗，對當代高校教務管理中出現(xiàn)的特點及問題進行仔細分析，并初步探討如何有效進行高校教務檔案管理。

【關鍵詞】教務處 檔案管理

1 高校教務檔案管理特點

1.1高校教務檔案管理的重要性

高校教務檔案一直被視為高校管理工作中的重要特殊資源，其特殊的功能價值也就決定了它的重要性，這可以從以下三個方面進行定性分析。首先，高校教務檔案記載了組織以及個人的完整信息，高校領導在做出利于高校發(fā)展的重要決策前，需要了解相關方面信息，比如學校的質量狀況以及管理過程中的問題及效果，因此高校檔案可以作為重要備錄，具有一定的信息參考價值。其次，教務人員在管理工作時，為做到盡善盡美，有效提高工作效率，增強工作的科學性，需要借鑒和學習已有的先進管理經驗。高校教務檔案管理正是滿足了這個需求，它集中了以往的寶貴經驗，對現(xiàn)有的教學管理工作有一定的借鑒作用。舉個很簡單的例子，新學期伊始，教務處需要安排課程表或是相關規(guī)模的補考考試，這就需要借鑒以往教務檔案中的材料，在總結經驗的基礎上，作出更合理科學的安排。另外，對于教務處新進的或者轉崗進來的教務管理人員，要想更快地熟悉工作，也必須要熟悉相關的教務檔案材料。顯而易見，教務檔案給新人員傳遞了知識，具有很強的學習借鑒作用。最后，高校教務檔案具有檢查和評估高校教學工作的功能。高校教學工作的指導和管理的方式雖然有很多種，但最重要的就是對高校教學工作進行檢查以及評估驗收。在這個過程中，最重要的一個環(huán)節(jié)就是查閱歷年的教務檔案。教務檔案保持了歷年來教學活動的真實歷史記錄。能夠解答學校教學運行機制是否良好，教學管理水平如何，教學質量如何等多個問題。通過對教務檔案中的考試安排、考卷試題、學生的學籍檔案、課程設置等的分析，可以與其他同等高校進行比較，從而客觀地反映出學校的教學水平。教務檔案管理工作是上級主管部門對高校教學進行檢查、評估驗收的一項重要依據。

1.2高校教務檔案管理的范疇

由于高校教務管理記錄了組織以及個人的完整信息，因此管理的范疇比較寬廣。對其進行分類后，大概可以概述為以下幾個：

1.2.1 教務部門建設以及職能檔案。其中主要包括國家頒布的相關法律法規(guī)、管理條例，學校有關教學管理的各項規(guī)章制度和各類信息以及統(tǒng)計材料，教務部門建設規(guī)劃與實施情況，教務部門的管理職能等。

1.2.2 教務工作人員的人事檔案。其中主要包括：教務工作者的人事材料，教務工作者發(fā)表的論文期刊，教務工作者晉級考核與職務職稱的聘任及獎懲材料，教務工作者崗位進修培訓計劃與實施狀況材料等。

1.2.3 教學管理與學籍管理檔案。其中主要包括：各項教育工作大綱計劃、開課計劃安排、校歷表，學期過程中的考試安排計劃、教師教學質量反饋以及學生學風狀況調查材料、學生注冊后的相關記錄資料。

1.2.4 教材管理檔案以及教學設備管理檔案。其中主要包括教材的采定以及編印管理、教學設備的采購、使用情況管理等。

1.3高校教務檔案管理過程

高校教務檔案管理是一項繁瑣復雜卻又極其重要的工作。它可以分以下三步進行：

1.3.1 及時收集完整的教務檔案。這就需要教務工作者首先要制訂一個全面的計劃，收集檔案要預先布置，有步驟有目的的搜集，保證檔案整理的及時性；其次，由于檔案資料劃分明目多，這就要求檔案管理人員認真、耐心地收集整理檔案，保證收集檔案的全面性。

1.3.2 科學合理整理教務檔案。教務工作人員整理收集完整檔案后，還要對教務檔案進行詳細分類，編輯明目，系統(tǒng)安排，保證教務檔案的規(guī)范性管理，為以后檔案的開發(fā)利用作好準備。

1.3.3 有效開發(fā)利用教務檔案。開發(fā)利用檔案是高校教務檔案管理的最終目的，管理者要積極主動地為教學科研等工作提供利用。我們在開發(fā)利用檔案資源方面，還存在不足：一是不同程度地存在著檢索方法落后、檢索工具不全、借閱手續(xù)煩瑣等問題；二是檔案整理中的不統(tǒng)一、不規(guī)范，給先進技術的應用造成很大的障礙。

2.高校教務檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1工作隊伍缺乏正確管理理念，資料整理不齊全

就目前大多高校教務檔案管理的現(xiàn)狀，可以看出，高校教務檔案管理工作人員的管理理念嚴重缺乏。他們一貫堅持“以事為本，就事論事”，過分注重規(guī)章條例，缺乏“以人為本”的理念。由于我國之前實行計劃經濟體制，高效管理大多屬于中央集權制，因此，“官本位”等思想觀念比較濃厚，工作人員獨斷專行，缺乏集體意識。加上他們?yōu)榱擞闲７降目谔枴扒蟠蟆⑶笕⑶蟾摺保沟霉芾砣毕葸M一步擴大，注重面子工程，忽略了提高管理質量的本質要求，導致部分高校出現(xiàn)進一步盲目控制的局面。高校缺乏整套科學合理的管理價值體系，因而隨著高校校長的更替而不斷改變辦學理念以及辦學定位等宏觀思想，進而造成檔案管理的凌亂不齊全。

2.2 教務檔案管理體系不完整，檔案利用率不高

通過對高校教務管理體制構建及其機構設置與運行的了解，首先可以發(fā)現(xiàn)體制格局大多呈現(xiàn)“科層制”，官僚化思想嚴重，這無疑給發(fā)展教務檔案管理運動，提供管理質量造成了一定的阻礙。高校一旦被行政化，則將會又出現(xiàn)類似于政府的部門設置，組織機構雖然齊全龐大，但是缺乏執(zhí)行度，容易造成運轉不靈。其次，高校領導層內部時有利用手中權力為自身謀取利益，形成內部權力架構，這不僅阻礙了學校科研的發(fā)展，更是浪費了國家資源。這種管理體制的運行，是高校學術文化與行政文化一直沖突的本質原因。在這個過程中，各學院之間，教師與管理者中間的矛盾加劇，更加阻礙了教務檔案的記載管理，降低了教務檔案的利用率。

2.3 教務檔案管理技術落后，檔案管理復雜繁瑣

科學的管理方法是對事物進行正確合理的研究后，采用適合手段，管理方法以及管理工具，也就是說要采取合適的管理技術。要做好教務檔案管理的工作，就必須使得檔案的收集能夠提前化，也就是對教務檔案的收集工作要進行事先布置，實現(xiàn)超前控制，保證教務檔案材料的齊全和完整。就目前大多高校采取的管理技術來看，管理技術顯得落后，大多還屬于手工操作，沒有實現(xiàn)機械化，進而導致檔案搜集繁瑣，耗時耗力。檔案處理是一個相當嚴格的過程，其中某些環(huán)節(jié)是環(huán)環(huán)相扣的，若出現(xiàn)錯誤，將導致極大的浪費。因此，高校應該建立計算機自動化管理檔案體系，實現(xiàn)檔案的高速檢索及整理。

3 如何有效進行高校教務檔案管理工作

3.1加強教務檔案管理隊伍建設，提升檔案管理水平

“以人為本”是現(xiàn)代管理的普遍原理，科學運用“人本”原理進行高校教務檔案管理，已成為檔案管理者的基本素質要求。在學校教務檔案管理系統(tǒng)中，人在各個管理要素中的地位和作用更加明顯，貫徹“人本原理”就具有更加突出的必要性。“以人為本”的基本理念要求學校管理的一切活動都要以“人”為中心展開，充分挖掘廣大教職工的潛能，調動他們的積極性。落實這一理念的關鍵是學校管理者要牢固樹立依靠教職工辦學的思想，在尊重、關心、信任、激勵上下功夫。對檔案管理工作人員進行適當培訓，提高人員管理水平和創(chuàng)新能力。學校應充分重視檔案管理人員的再教育，要組織檔案管理人員學習相關的法律、法規(guī)和檔案管理的基礎理論，學習相應的計算機知識，掌握相關的現(xiàn)代化管理理論、技術和方法，提高人員管理水平。

其次，教務檔案管理人員要養(yǎng)成良好的工作作風。第一，檔案管理人員要有求實的工作作風，工作必須堅持實事求是，一切從實際出發(fā)，以解決實際存在的問題為根本。第二，檔案管理人員要養(yǎng)成檔案有序處理的工作作風。教務檔案的形成在時間上有連貫性和階段性，文件之間有著必然的內在聯(lián)系，因此，按照一定的規(guī)范進行收集、整理、歸檔，使其前后銜接有序排列非常必要。第三，檔案管理人員要堅持檔案規(guī)范化處理的工作作風。教務檔案的規(guī)范化處理主要是指教務檔案處理要符合一定的標準和制度，也就是檔案的收集、整理、歸檔都要符合一定的順序和線索，檔案文件的文體格式、行文規(guī)則以及語言規(guī)則也要符合一定的規(guī)范化標準，不得隨心所欲。

3.2加強教務檔案管理體制建設，完善高校檔案管理體系

求真務實是良好作風的重要內容，高校教務檔案管理工作，來不得半點虛假浮夸和形式主義，因此，“以實為本”國家是對高校教務檔案管理的根本要求。堅持“以實為本”的基本理念必須圍繞“實”字用力氣，檔案管理工作者必須求真務實，如實填寫組織以及個人的記錄，做到符合實際，實事求是。高校領導者應該根據實際情況，建立合理的檔案管理體系，重視管理工作者在檔案管理過程中的重要性，健全檔案管理的檢查和考核，實行全方位的監(jiān)控，并做到定期對教務檔案工作進行檢查和驗收，時刻引導強化檔案管理工作者的責任意識，提升檔案管理水平。學校還要積極制定相關措施，創(chuàng)造環(huán)境鼓勵檔案管理人員在理論、技術和管理上不斷創(chuàng)新，提高管理人員的創(chuàng)新能力，以實現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

要建立完善的高校教務檔案管理體系，還需要建立合適的激勵機制，鼓勵教務管理工作人員中良性競爭，促進整個高校教務檔案的管理。目前，兼職檔案員的工作未得到充分的重視。造成了兼職檔案員工作缺乏積極性、主動性。因此，應出臺有效的激勵機制，來調動其工作積極性。如：扶持政策、工作突出者給予獎勵、提高福利和待遇、提供晉升機會、給予科研經費資助等等。

3.3加強教務檔案管理技術，推進高校教務檔案管理現(xiàn)代化

隨著信息技術的發(fā)展。檔案的信息化已是時代的要求。傳統(tǒng)的檔案管理技術，已不能適應當今社會的需求。高校教務檔案管理也是如此。只有將教務檔案現(xiàn)代化，才能滿足師生對教務檔案的查閱需求。這就要求我們在今后的工作中做到：教務檔案管理員不斷加強學習。掌握計算機技術：利用檔案管理系統(tǒng)對教務檔案信息進行管理；掌握計算機網絡化和多媒體技術：利用網絡資源提供網絡化的教務檔案服務方式，建立數(shù)據庫等實現(xiàn)教務檔案的共享，方便廣大師生利用查詢。

高校推進教務檔案管理技術現(xiàn)代化后，就可以對檔案的收集進行超前控制，保證收集到的檔案是真實完整的，在采用一定的軟件技術對所收集到的檔案資料進行合理分類，為以后的查詢奠定基礎。最后，檔案的處理也需要用到現(xiàn)代技術進行規(guī)范處理，從檔案的收集開始，到立卷、整理歸檔的每個環(huán)節(jié)中，按照統(tǒng)一的標準，在計算機上編輯更新資料，就能同步更新到互聯(lián)網，方便檔案查詢人員的檢索，也為檔案整理人員提供了便利。

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