電子信息時代如何加強檔案信息化建設

【摘要】信息技術的飛速發展為檔案的科學管理與利用提供了前所未有的條件，如何利用信息化智能工具把室藏、館藏檔案開發出來，實現檔案信息的接收、整理、儲存與利用，是關系到檔案管理事業跨越式發展的重要問題。本文對電子信息時代我國的檔案信息化建設還存在的問題進行了分析，從管理意識、基礎設備、信息資源、人才隊伍等角度提出了幾點加強對策。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；問題與措施

信息化是指人類在社會的各項活動中普遍運用信息技術，利用信息資源推動社會進程發展的舉措。

檔案的信息化是指在不改變檔案內容的前提下使檔案的結構與存在方式都進行符合信息化原則的轉變，檔案管理部門利用信息技術將分散的信息資源以信息化的形式存儲，以網絡化的方式連接，以標準化的方法管理，進而提高資源利用率。

一、檔案信息化建設的重要性

首先，實現檔案的信息化是提高檔案管理工作水平的要求，只有實現檔案的信息化，才能突破檔案利用的局限，使檔案管理更加開放，實現檔案信息的科學管理與合理配置，為社會提供優質、高效的服務。其次，實現檔案的信息化是檔案工作形勢發展的需要，經歷了幾千年的發展，檔案載體由原始的記入形式發展為紙質，并最終被磁帶、磁盤取代，電子檔案解決了檔案在保管、收集、利用上的問題，使檔案更加易于保存與利用。最后，實現檔案的信息化是改變傳統檔案模式的需要，隨著現代企業的發展，企業中的各種資料檔案越來越多，利用率也越來越高，較多的查閱對檔案造成了一定的磨損，而實現檔案的信息化不但保護了資料原件，也便于在網上進行調閱。

二、當前實現檔案信息化存在的問題

1.重開發輕利用

當前，有些檔案部門片面追求檔案館藏信息化的數量，沒有充分分析館藏資源就匆匆進行信息化工作，把檔案信息化當成“面子工程”。一方面浪費了有限的人力物力，分散了開展其他工作的精力；另一方面增加了儲存壓力，增大了基礎設置承載的負擔。此外，還有些檔案館在開發信息資源時沒有認真選擇檔案管理系統，一味根據部門要求與標準來建設，從長遠來看，必然不利于各館資源的共享與整合，也不利于檔案利用率的提高。

2.檔案信息化基礎薄弱

很多檔案館對檔案信息化建設的認識不足，基礎設施薄弱，投入資金有限，缺乏足夠的技術與設備支撐，檔案信息資源的開發深度不夠。還有的單位檔案信息化建設發展不夠均衡，在職人員的變動也常常涉及到檔案部門，使檔案部門的建設無從談起。

3.信息維權意識薄弱

在實現檔案信息化的過程中，很多檔案管理人員缺乏法律意識，無視當事者的著作權與隱私權。雖然有著較為嚴格的保密規定，但在共享信息資源時卻沒有嚴格的共享標準，往往會侵犯當事人的權利，導致被追究法律責任，對檔案館造成負面影響。還有的檔案部門在利用信息資源時缺乏安全意識，把檔案信息化工作外包給企業，導致一些保密檔案容易被泄露。

4.檔案從業者素質不高

我國的檔案從業者大多缺乏系統的專業技能訓練，在操作技能與技術基礎上還有一定的欠缺，具有信息技術專業背景的檔案人員少之又少。雖然檔案部門的領導對檔案信息化有一些了解，但對信息化技術卻所知不多，甚至有干部持排斥態度，影響了檔案信息化決策的正確性與科學性。

三、檔案信息化建設的措施

1.增強檔案信息化建設意識

檔案信息化建設需要大量的資金投入，且見效較慢，使得一些檔案部門的領導對檔案信息化建設不夠重視，有些社會群眾也不理解，認為沒有必要建設，給檔案信息化造成了不小的難度。因此，有必要通過各種方式使檔案信息化作為服務業的形象深入人心，提高社會公眾的檔案信息化意識，可采取諸如建立文件利用中心、愛國主義教育基地等方式。只有引起思想上的認同才能使檔案信息化建設獲得多方面支持，爭取到更多的資金，投入到基礎設施建設中。

2.增加資金投入

當前，財政預算是檔案信息化建設的主要經費來源。要想增加資金投入，檔案行政機關應督促政府增加檔案經費預算，爭取把檔案信息化建設納入到政府或行業專項建設經費中，尤其是納入到地方信息化建設、電子政務建設規劃中，以爭取更多的資金支持。其次，檔案信息化資金需求量大，僅依靠政府支持是難以開展的，因此，檔案部門有必要充分動員社會各界的力量，多元化開展檔案信息化建設，如與網絡服務商可做爭取網絡資源的優惠或免費；與大型企業聯合獲取資金、技術支持與資源服務等。

3.增強信息管理安全意識

在開發和利用檔案信息資源時，工作人員必須提高對公布權、著作權、網絡傳播權等權利的維權意識，在加強對著作人全力保護的基礎上促進信息與知識的服務與流動。由于檔案信息在開發時會涉及到多個方面的安全問題，因此，要充分重視檔案信息內容的安全，對于保密級別較高的文件在進行對外開放時要尤其注意。同時，還要使用安全級別高的操作系統，定期備份數據庫，更新事務日志，實施嚴格的用戶身份鑒別等措施，嚴防系統故障級人為因素導致信息丟失。

4.實施科學的人才政策

檔案信息化建設的人才政策包括人才引進政策、使用政策。首先應建立合理的軟硬件環境，制定可行的人才任用制度，采取多樣化的人才引進辦法，吸引專業人才。在人才的使用方面，要建立科學的考評政策，實施合理、規范的人才選拔與評價體系。改變重職稱、學歷，輕業績、能力的觀念，堅持物質獎勵與精神嘉獎相結合，長期獎勵與短期獎勵相結合，約束與激勵相結合，營造合理的檔案信息人才競爭氛圍。

四、結語

綜上所述，檔案管理的信息化是一項綜合行很強的長期工程，相關部門在制定建設規劃時，應從實際出發，充分利用先進信息技術，既要照顧全面，又要有所側重。在檔案管理上做到排列有序、分類科學、信息共享、查閱方便，最終實現檔案管理的信息化建設。

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