關(guān)于電子檔案管理應(yīng)用的思考

[摘 要] 隨著電子計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及， 信息數(shù)字化、辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展，利用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足社會(huì)發(fā)展的需要。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化，勢(shì)在必行。但是，在檔案電子化進(jìn)程中還存在著許多問題阻礙了電子檔案管理的發(fā)展，現(xiàn)就這些問題提出建議與探討。

[關(guān)鍵詞] 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)； 電子檔案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 22. 049

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）22- 0077- 01

1 電子檔案管理工作面臨的問題

1.1 電子檔案帶來的轉(zhuǎn)變

電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來了許多轉(zhuǎn)變，主要體現(xiàn)在：檔案載體的轉(zhuǎn)變、檔案分類的轉(zhuǎn)變及檔案接收和保管的轉(zhuǎn)變。比如，隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，文書檔案的歸檔載體發(fā)生了變化，由原來單一的紙質(zhì)載體改變?yōu)槟壳暗募堎|(zhì)載體和電子載體并存。但目前辦公自動(dòng)化尚未完全普及，電子檔案使用存在一定局限性。

1.2 電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題

標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)電子檔案資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理使用和檢索等方面做出一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，是檔案管理的工作基礎(chǔ)和前提。在檔案信息化的過程中，使用不同的管理軟件歸檔，就容易造成現(xiàn)有已錄檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不規(guī)范等各種問題，給資源共享造成很大問題。

1.3 電子檔案原件的真實(shí)性問題

電子檔案不再是直觀的紙質(zhì)檔案， 它是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中， 由電子形式生成、由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的一種新型檔案。因而電子檔案很容易被刪改， 且修改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中， 擬稿者無法留下自己的筆跡， 單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)， 日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改， 也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

1.4 電子檔案的安全性問題

在計(jì)算機(jī)支持下的信息網(wǎng)絡(luò)、信息高速公路、多媒體技術(shù)、傳真技術(shù)、光盤技術(shù)等方面都面臨著安全防護(hù)問題。因而電子檔案管理在安全方面也存在著諸多問題，如在輸入、存儲(chǔ)、傳輸和提供利用過程中都存在信息失控、信息污染、信息干擾、信息丟失、信息竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素。

1.5 電子檔案的長(zhǎng)期存取問題

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字形式存儲(chǔ)于各種載體上的，當(dāng)前， 電子檔案儲(chǔ)存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步， 電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件技術(shù)的不斷升級(jí)， 數(shù)字壓縮、解讀等技術(shù)的不斷更新?lián)Q代， 電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的先進(jìn)技術(shù)， 在未來可能往往是時(shí)過境遷， 而且電子檔案材料的多樣性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性， 儲(chǔ)存方式的互換性， 容易造成信息缺損，這些都影響了電子檔案的長(zhǎng)期存取。

2 電子檔案管理的對(duì)策和建議

2.1 電子檔案和紙質(zhì)檔案兩手抓

雖然隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，電子檔案顯示了巨大的優(yōu)勢(shì)，但在實(shí)際工作中，仍然要重視紙質(zhì)檔案的及時(shí)歸檔。不論檔案載體發(fā)生什么變化，紙質(zhì)文件的集中歸檔保存不僅需要，而且顯得更加重要。在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件必須同時(shí)歸檔，同時(shí)立卷，不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箽w檔文件有所遺漏，要對(duì)紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行必要的整理，以便與電子文件相互呼應(yīng)，更好地保存和利用。

2.2 健全電子檔案的管理制度

為確保電子檔案信息的安全，必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的保管、保密和利用制度，制定適用的電子檔案?jìng)浞莘桨负蛻?yīng)急管理機(jī)制，從電子檔案形成、處理、傳輸、收集、整理、歸檔，到電子檔案的保管、提供利用的全過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)上堵塞各種安全漏洞。具體包括：制定檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息安全管理制度、電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全操作制度、數(shù)據(jù)備份制度、網(wǎng)絡(luò)安全保密制度等等。

2.3 制定科學(xué)的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生， 迫切需要建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式， 用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來， 使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范的管理。

2.4 加強(qiáng)電子檔案的保存與維護(hù)

電子檔案的有效保存與維護(hù)是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過程中，應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：① 要保證電子檔案的原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示。② 要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)載體上，所以電子檔案載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等，在條件允許下，配備防磁柜等專用設(shè)施。③ 要對(duì)電子檔案定期進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體很容易受到保存環(huán)境的影響，因此對(duì)保存的電子信息要定期進(jìn)行檢測(cè)與拷貝，應(yīng)每半年進(jìn)行一次，并將定期檢驗(yàn)結(jié)果填寫在電子檔案管理登記表中，電子檔案封存載體不外借。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)必須嚴(yán)格管理，必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理日志，并做好維護(hù)記錄。

2.5 加強(qiáng)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)會(huì)不斷受到病毒感染，互聯(lián)網(wǎng)上的非法訪問也不計(jì)其數(shù)，所以建立安全的網(wǎng)絡(luò)體系刻不容緩。我們可以從以下兩個(gè)方面入手：① 限制入網(wǎng)訪問防線。可以設(shè)置防火墻和訪問者身份驗(yàn)證兩個(gè)防線。② 控制網(wǎng)絡(luò)權(quán)限。網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)非法操作提出的一種安全保護(hù)措施。

2.6 提高檔案人員的綜合能力與素質(zhì)

電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理存在著一定的區(qū)別，對(duì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要求有很大不同，檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)是檔案知識(shí)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)能力素質(zhì)、信息資源開發(fā)素質(zhì)。電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計(jì)算機(jī)上操作，因此檔案人員的計(jì)算機(jī)操作能力必須要加強(qiáng)，在實(shí)際工作中既要嚴(yán)謹(jǐn)又要細(xì)致，要善于統(tǒng)計(jì)，善于利用檔案的有效資源，做好專題研究。這就需要檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識(shí)，努力提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。