高校行政管理工作中抽屜式管理模式的應用探析

[摘 要] 本文通過對當前我國高校行政管理工作中客觀存在的問題進行分析，從抽屜式管理模式理論入手，提出了對高校行政工作實行“抽屜式”管理的觀點。本文所研究的“抽屜式”管理能夠更好地明晰各個部門的責任和權力，從而提高整體工作效率，并能夠很好地展現出行政管理工作的整體情況；希冀通過對該管理模式在高校行政工作中的引入，提升我國高校行政管理工作水平。

[關鍵詞] 高校； 行政管理； “抽屜式”管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 22. 065

[中圖分類號] G64 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）22- 0105- 02

一個學校的好壞與學校的管理有很大關系，高校的管理亦如此。可以說，高校的行政管理對高校的影響和發展有很大的關系，但在舊有的管理模式指導下，我國高校行政管理存在一系列弊端和不足。只有正確認識這些弊端和不足，我們才能“剔除糟粕，吸取精華”，我們才能建立科學有效的管理模式。下面，我來分析高校行政管理工作中存在的問題。

1 高校行政管理工作中存在的問題分析

1.1 工作效率低下

高校行政管理工作中，在機構設置上存有模仿政府機構設置的一面，這導致高校的行政管理機構龐大、責權不明、指令凌亂、人浮于事等問題的發生。不科學的機構設置和不合理的人員安排，使各部門的職責重疊交叉，這讓工作人員干起工作來很被動并為他們推卸責任找到了理由。當工作來臨時，甲部門會想到這是乙部門的工作職責，而乙部門會認為這隸屬于甲部門管理，這就導致工作沒人干和問題發生時出現互相扯皮的現象，而這些會導致工作癱瘓，工作效率低下。

1.2 工作繁瑣，操作困難

在高校行政管理中，存有各部門工作分布不均，規則操作起來困難的一面：有的部門任務繁多，工作繁瑣，工作人員忙得焦頭爛額，但另一些部門則存有任務少，工作量小的現象。工作分布不均衡乃至不公平，會挫傷某些工作人員的積極性并導致一些規則操作困難，流于形式。

1.3 濫用職權問題研究

高校行政管理工作中，由于“金字塔”式的管理模式，往往使權力集中在主要領導人身上。在這種管理模式下，高校領導大權獨攬，很容易產生唯我獨尊的“官本位”思想。當沒了民主和權力監督流失時，管理人員就會向領導“看齊”，一切看領導的眼色并圍繞領導的意愿辦事，這必然會導致高校資源分配不合理并降低教學和科研在高校工作中的主要地位。

2 抽屜式管理概念

在現代化管理中，抽屜式管理是一種形象、通俗的管理術語，它的意思就是在每個管理人員辦公桌的抽屜里，都有一個明確的職務工作規范：對每個人所從事的職、責、權、利4個方面進行明確的規定，做到四者統一；明確每個人上下左右的對口單位等，理順企業管理關系。

抽屜式管理，在當今企業中運用很廣并取得了一定成效。根據抽屜式管理方法內容和職責，高校行政管理中也適合用抽屜式管理。在高校中，如何進行抽屜式管理呢？我總結出以下幾個步驟。

（1） 根據學校和各部門情況，建立一個職務分析小組。一個學校不可能在真空中發展，它是學生、家長、社會的“聯合體”。在這樣的社會關系下，高校必然有很多行政工作要做。這些行政工作如何才能做好，又該哪些人來做，是需要詳細的分工和合理的安排的。要想把這些工作安排得合理到位，就要根據學校的實際情況，建立一個職務分析小組。

只有立足于學校的實際，進行正確的分析和評估，才能建立科學有效的方案，職務分析小組才能發揮它應有的作用。對職務分析得正確與否，直接影響著學校的管理和工作的開展。從這方面來說，職務分析小組的重要性不言而喻。

（2） 處理好學校集權和分權的關系。美國管理學家德魯克曾說：“管理者需要的是一套判斷標準，使他能做真正重要的事情，那就是有貢獻的有成效的事。”要想讓管理人員做好本職工作并提高管理人員工作的積極性，有關管理者就要正確處理好學校集權和分權的關系。

要想處理好學校的集權和分權關系，學校主要領導人就必須脫離“官本位”思想。在管理工作中，學校主要領導人要能從大局出發，以學校的實際利益為重，對有關人員進行正確的工作指令和職責安排。

（3） 在總體目標下，高校行政管理要把職責層層分解并落實職責權限的范圍。日本著名質量管理專家石川磐說：“沒有層次的劃分，就不能分析也不能管理。”在高校管理工作中，要有層次的劃分。當然，這樣的層次劃分不是人與人之間的層次劃分，不是工作級別高低的一種劃分，而是工作管理層次上的一種劃分。

只有把職責層層分解，落實到具體的人，才能讓職責不出現“空隙”和“重疊性”。當落實職責權限范圍后，才能阻止個別管理人員濫用權力，才能保證權力在陽光下進行。當然，這一切工作的實施都離不開總體目標的指引和指導。

（4） 對每個職務工作都要有詳盡的準則，要制定可行的“職務規格”，“職務說明”。俗話說：“沒有規矩不成方圓”，高校行政工作要想順利開展，就要有一定的準則和規格。當然，在制定“職務規格”和“職務說明”時，一定要遵循學校的實際情況和要求，脫離了學校的實際，“規格”和“說明”施行起來就會困難重重。

在高校管理中，“職務規格”和“職務說明”制定要科學、恰當，具有可操作性和可行性。有了“職務規格”和“職務說明”，考核制度的實施，能讓管理人員自覺地遵守學校的各種章程和管好自己的工作職責。采取獎懲制度則可以提高管理人員工作的積極性。在高校管理工作中，賞罰分明了，管理人員才會心中有“一桿秤”，才會自覺地向某種既定目標靠攏。

3 高校行政管理工作中引入抽屜式管理理念的必要性

3.1 方法簡單，易于操作

高校行政管理工作中，“抽屜式”管理方法簡單，易于操作。“抽屜式”管理形象易懂，也就是讓各管理人員明確自己的職責，在工作管理中，做到有章可依，不重復工作，不讓工作有“縫隙”，這套管理規則，易于管理人員工作的開展。

3.2 提高管理工作效率

“抽屜式”管理，能有效地改變管理人員職責重疊，出問題時互相推諉扯皮的現象。“抽屜式”管理分工到位，職責明確，每個管理人員都能明確自己的工作和管理職責，這讓管理人員干起工作來目標明確，能有效地提高管理工作效率。

綜上所述，在高校行政管理工作中，“抽屜式”管理是一種簡便、可行的管理模式，這種管理模式能有效地避免以往高校管理工作中的弊端和不利的因素。當然，任何一種管理模式都不是萬能的，在高校管理工作中，我們要學會與時俱進，改進和改正一些不利學校發展的規則和章程，這誠如美國現代管理學家亨利·艾伯斯所說：“管理職責這一概念意味著：管理機構應該做出努力，要反對任何人為了自己得到好處而降低合作的效率。”

主要參考文獻

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