圖書館學五定律對綜合檔案館科學發展的啟示

摘要：阮岡納贊的圖書館學五定律對世界圖書館事業的發展產生了重大影響，其對綜合檔案館檔案的開發利用以及綜合檔案館的整體發展同樣具有深刻的指導意義。

關鍵詞：圖書館學五定律綜合檔案館檔案利用

印度圖書館學家阮岡納贊提出的圖書館學五定律對世界圖書館事業的發展產生了巨大影響，被國際圖書館界譽為“我們職業最簡明的表述”。檔案館與圖書館同宗同源，作為管理和利用文獻的基地，二者在管理對象上具有共同屬性——信息性和社會性，具體到綜合檔案館和公共圖書館領域，它們的基本職能、工作性質以及工作程序也都基本相同。①因此，作為被圖書館界奉為圭臬的圖書館學五定律，對我國綜合檔案館的科學發展必然具有相當的借鑒價值。當前，我國檔案事業正處于快速轉型時期，面臨著許多新的問題，亟需新的理論予以指導。本文擬在闡釋圖書館學五定律含義的基礎上，發掘其對我國綜合檔案館的啟示，為新形勢下我國綜合檔案館的科學發展提供新思路。

一、啟示之一：檔案是為了利用的

圖書館學五定律的第一定律是“圖書是為了利用的”，這是五定律中帶有根本性質的總則，說明圖書館的主要職能不是收藏與保存，而是使圖書得到充分利用，這是圖書館開展一切服務的前提，也是近代圖書館與古代藏書樓的根本區別所在。②同理，對于具有公共性質的綜合檔案館而言，“檔案是為了利用的”，也應該成為其發展的最高宗旨。因為從根本上講，就如謝倫伯格所說的，“檔案部門進行各種努力的目的，就是把有價值的文件保存下來，并使它可供利用”，檔案的價值唯有通過社會各方面的利用才能實現；而利用者只有通過利用檔案取得了經濟、文化等效益，才會加深對檔案與檔案工作重要性的認識，增強檔案意識，積極關心和支持檔案部門的工作。③從這個角度出發，檔案館收藏保管的一切檔案都是為了利用而且是可以利用的，只是檔案館的檔案由于在來源、效用等方面的特殊性，不能像圖書館的文獻資料那樣對所有讀者開放，而存在利用時限和利用對象等方面的限制而已。

正是看到了檔案的這些特性以及歷史上對檔案過度保密而產生的種種弊端，近代以來，世界各國在建設檔案館時都非常注重對檔案的開放利用，不僅在學理上深刻闡釋檔案開放的重要性，更是紛紛通過立法的形式將其置于國家意志的高度。早在1790年9月，法國國民會議批準的國家檔案館條例就規定，國家檔案館每周向公眾開放3天，每個法國公民在每周的固定日期和規定的鐘點內，都可以進入檔案館親自查閱他所需要的文件。其后法國國民公會又在1794年著名的《穡月七日檔案法令》中提出了檔案開放原則。④這一檔案領域的“人權宣言”隨之被世界各國檔案部門所普遍接受，并在國家檔案館領域廣泛實施。我國繼1980年做出開放歷史檔案的決定后，1983年，國家檔案局在其發布的《檔案館工作通則》中又強調檔案館要“通過多種方式，積極地開展檔案資料的利用工作”，1987年頒布、1996年修正的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）也規定：“檔案工作…，（要）便于社會各方面的利用”，“檔案館應當為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供方便。”

可以說，國家檔案開放制度的頂層設計以及先進國家對“檔案是為了利用的”理念的貫徹及其帶來的國家檔案館事業的快速進步為我國綜合檔案館的發展指引了方向。隨著對檔案開放利用的認識和實踐的不斷深化，我國綜合檔案館的檔案利用工作得到了巨大改觀。但仔細觀察，我國綜合檔案館重保管輕利用的思想依然根深蒂固，開放利用力度不夠、范圍不廣的問題依然突出，這與信息化時代和市場經濟條件下日益多元、廣闊的社會需求還有不小差距。要破除這種不利影響，實現“檔案是為了利用的”這一宗旨，綜合檔案館要持續推進發展理念的轉型。應該看到，綜合檔案館對檔案利用認識不到位，其重要根源就在于對檔案多元價值以及綜合檔案館發展的終極目標認識的欠缺或偏差，過于強調檔案的政治性和保密性，對社會各方面的利用重視不足。因此，一方面要積極學習圖書館及世界先進國家檔案館在檔案利用方面的理念、做法，切實轉變對檔案政治價值的單一認識，全面認識新形勢下檔案在社會文化、經濟、生態建設等多個層面的價值，將檔案館工作納入到社會公共服務事業中去。另一方面，要切實實現從“檔案本位”向“用戶本位”的轉變。只有深刻認識到綜合檔案館的檔案是為了促進用戶的全面、協調、可持續發展這一終極目標，才能將檔案的利用擺在突出位置；廣大檔案館人也才能在思想和行動上將用戶的需求作為綜合檔案館發展的立足點和出發點，以提供利用為檔案館發展的重點。

二、啟示之二：每個用戶有其檔案

圖書館學五定律的第二條“每個讀者有其書”是由第一定律推導而來的，旨在強調書不是供選定的少數人使用的，而是為所有人使用的。⑤運用到綜合檔案館領域，可闡述為“每個用戶有其檔案”。綜合檔案館保管、收藏的絕大部分是公共檔案，其理應為全社會成員所共有、共享和共用。人人都有利用綜合檔案館檔案資源的權利，這是由綜合檔案館的內在本質所決定的，同時也是現代文明的共同訴求。這就意味著在綜合檔案館的發展進程中，應充分樹立公共、平等理念，公平對待每一位用戶。但長期以來，由于歷史文化的影響以及體制等方面的原因，我國各級綜合檔案館實行的是“差別化”的服務策略，多以政府為主，而對普通公眾的檔案訴求則重視不夠，甚至有意忽視其利用檔案信息的權利，這種局面雖然近年來有了很大的改進，但與民主、公民社會要求的“每個用戶有其檔案”仍有很大差距。欲改變這種狀況，需要我們從以下方面努力：

（一）尊重每一位用戶使用檔案的權利，平等對待每一位用戶。綜合檔案館應深刻認識到其作為政府職能的延伸或補充，天生具有公共服務機構的性質，開展無差別的服務，平等對待并滿足每一個用戶的正當需求，是綜合檔案館的基本義務，同時也是國家檔案法律和政策的要求，更是民主化、信息化社會民眾信息權利、意識高漲帶來的必然趨勢。只有平等對待每一位用戶，不管其性別、年齡、出身、受教育程度、工作單位等因素如何，都能得到平等對待和積極響應，綜合檔案館存在的合理性和正當性才有充分的保障，綜合檔案館發展也才能獲得最廣泛的社會支持。

（二）建立用戶申訴和救濟制度。“有權利必有救濟”，英國法學家韋德曾精辟地指出這一點。換言之，沒有救濟的權利是沒有保障的權利，沒有救濟也就沒有權利。⑥針對用戶在查檔過程中遭遇的違規待遇無從解決的困境，比如，禁止查檔用檔、亂收費等，應在國家檔案局的領導下，一方面制定專門的用戶申訴救濟制度，包括界定申訴范圍、制定申訴程序、具體的救濟方式等；另一方面設立受理用戶申訴的機構。⑦為用戶提供維權渠道，提高其自我保護意識。唯此，才能讓用戶平等享有和利用公共檔案資源的權利得到切實保障。

三、啟示之三：每份檔案有其用戶

圖書館學五定律中的第三定律“每本書有其讀者”是對第二定律的補充，旨在告訴圖書館要“為書找人”，尋求書與人之間的匹配契合，提高圖書利用率。其啟示綜合檔案館：“每份檔案有其用戶”。這一定律的精神實質就是要求綜合檔案館開展主動服務，積極為檔案尋找用戶，使每一份檔案都能得到有效利用。這告訴我們，在信息時代檔案利用選擇多元化、競爭日益激烈的態勢下，坐等用戶上門、重保管輕利用的傳統檔案管理和服務模式亟需改變，綜合檔案館要主動出擊，積極為檔案尋找用戶，開拓用戶市場。

（一）緊跟社會需求，拓展服務形式和內容。社會需求是實現每份檔案有其用戶的基本前提，決定了檔案館檔案開發利用的深度和廣度。不同時代的用戶需求不同，綜合檔案館的服務形式和內容也就不同，這就要求綜合檔案館及時調整服務方式和渠道，挖掘新的服務內容，從而推動館藏檔案價值的充分實現。以當下而言，隨著社會信息化的縱深發展以及廣大社會公眾信息意識、素質的快速提升，社會經濟、文化、科技、教育、民生等領域對檔案服務不斷提出新的需求，為綜合檔案館實現“每份檔案有其用戶”創造了新的歷史契機，綜合檔案館應緊緊抓住這種機會，大膽創新，大力開展民生服務、知識服務、遠程服務、移動服務等新的服務內容和形式，以深化對檔案資源的開發和利用。

（二）加強營銷宣傳，開拓和吸引檔案用戶。為最大限度促成每一份檔案都能得到利用，綜合檔案館除了要善于發現需求之外，還需在日常經營服務中大力引進市場營銷觀念，主動面向社會推銷自我，對用戶的檔案消費行為施加影響，挖掘用戶的潛在需求。這既是適應市場經濟運作的必然選擇，也是社會發展對綜合檔案館的客觀要求。在新的歷史條件下，綜合檔案館要積極利用網絡、電視、報紙等媒體，開展各種各樣的宣傳營銷活動，打動各界用戶，吸引他們走進檔案館的大門，以使其潛在需求轉化為現實需求。

（三）加強檔案開放工作，縮短檔案封閉期。縱觀世界主要國家的檔案事業，縮短檔案的保密期限已是國家檔案館發展的基本趨勢，同時也成為保障每份檔案有其用戶的根本前提。當前，我國各級綜合檔案館實施檔案開放遵照的主要是《檔案法》中“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放”等規定。客觀地看，這些規定放在今天已經顯得與時代脫軌。不僅導致有些需要且能夠開放的檔案不能及時公開、利用，同時也與《政府信息公開條例》的相關規定相沖突，需要及時做出調整或靈活處理。如針對屬于主動公開范圍的政府信息，綜合檔案館可以采取折中辦法，針對入館前已經開放利用的檔案，通過鑒定確定保管期限，而不再設封閉期，直接開放利用。⑧而對入館前未經利用的有保存價值的檔案，鑒定劃定保管期限后，可將不涉及國家安全和社會秩序、私人秘密、商業工業秘密、科研秘密、國家領導和公眾領袖秘密的部分予以“最短封閉期”，④以使其盡早公之于眾，為廣大檔案用戶所熟悉和享用。

四、啟示之四：節約用戶時間

阮岡納贊的五定律之四“節約讀者時間”，意在強調服務效率和質量，想用戶之所想，急用戶之所急。在綜合檔案館的服務中，同樣應該“節約用戶時間”。檔案服務的方便程度是決定檔案能否被有效利用的關鍵因素之一。在生活節奏不斷加快的今天，“快、準、便、省”成了檔案服務的時代要求和用戶的普遍心理，綜合檔案館能否贏得大眾青睞，很大程度上取決于能否迎合這一心理。綜合檔案館要實現“快、準、便、省”，為用戶節約時間，除了要加強時效觀念、樹立以用戶為中心的理念外，還應做好以下工作：

（一）完善檔案館檢索工具體系，建立豐富的檔案目錄體系和檢索體系，尤其要加速構建集多種檢索途徑于一體的計算機檢索平臺，提高對檔案信息的檢全率和檢準率。

（二）加強檔案資源建設。這里的建設既有存量的增加和結構的改善，更重要的是要積極應用現代信息技術，改變檔案資源封閉運營的態勢，推動數字檔案館建設，實現檔案資源的館際乃至全國共享，打破時空限制，實現跨地域全天候地訪問查檔，增強檔案信息的易獲取性。

（三）大力運用新技術（如QQ、Email、BBS、微博、移動電話），創新服務手段和服務模式，努力開展遠程服務、推送服務、集成服務等，提高綜合檔案館的服務效率和響應速度。

（四）開展用戶培訓，提升其獲取檔案信息的能力。用戶培訓是綜合檔案館優化用戶檔案素質和技能，提高用戶獲取檔案信息能力的重要舉措。考慮到綜合檔案館的實際，對全體用戶培訓難以實現，可以仔細分析用戶群，比對篩選出“長期用戶”、“老用戶”重點培訓，便于他們熟悉館藏資源，掌握檢索系統操作，達到全程自助查檔用檔之成效。

五、啟示之五：檔案館是一個生長著的有機體

阮岡納贊認為“圖書館是一個生長著的有機體”，圖書館的形態是不斷完善的，經歷了古代藏書樓、近代圖書館、現代圖書館的發展階段，如今正朝著數字圖書館，虛擬圖書館的方向發展。⑨從生態學的角度看，綜合檔案館與圖書館一樣，也是一個生長著的有機體。這包含了以下幾層意思：一是綜合檔案館是一個有機系統，內部因子之間及其與外部環境之間存在著多種錯綜復雜的聯系；二是綜合檔案館是一個生命智能體，具有產生、成長、繁榮、衰退和消亡的生命周期，并且在演化過程中能根據環境的變化而不斷調整自己的定位、制度、職能、結構及價值追求等。這就意味著：

（一）綜合檔案館的發展具有繼承性，是一個前后相繼的過程。在今天，面對綜合檔案館由傳統向現代的歷史性嬗變，我們應堅持科學原則，對傳統采取批判繼承的態度，在批判中繼承，在繼承中揚棄。具體來說，其在演化歷程中求穩怕亂、安于現狀、官本位突出、過于強調檔案館的機密性和政治性、對社會公眾的需求響應不足等方面的觀念和做法應該迅速加以批判、革除，而其重視檔案保護和安全、重視人才建設、重視與政府的關系等優良傳統則應為我們繼承和發揚。對檔案館傳統的批判、繼承既能為綜合檔案館的前進提供必要的理論和實踐參考，又能減少其在新形勢下可能遭遇的挫折與風險，提高綜合檔案館發展的整體效能。

（二）準確把握綜合檔案館所處的生命周期及其環境，及時調整內部因子及加強與環境的互動，增強綜合檔案館的進化力和發展力。我國真正國家意義上的綜合檔案館自上世紀50年代中期起步以來，歷經若干階段，目前正進入快速成長期向繁榮期的過渡階段。近60年來，隨著環境的不斷變化，我國綜合檔案館的面貌發生了很大變化。適應于社會主義政權初興待立以及建國初期國民經濟建設的需要，20世紀50-60年代，我國綜合檔案館踐行的主要是服務于黨和政府的方針，仍帶有較強的封閉性；20世紀80年代，應市場經濟和改革開放的要求，我國檔案界提出了開放歷史檔案的戰略舉措，使得綜合檔案館迅速由封閉走向開放；2004年，隨著溫家寶總理提出建立“服務型政府”的目標，我國綜合檔案館又跨入了向公共服務型檔案館轉型的行列；隨著信息技術的廣泛應用，數字檔案館風起云涌，從而又使綜合檔案館朝著復合形態的方向邁進。這既是綜合檔案館不斷調整內部生態因子以適應環境變化的體現，同時也深刻地表明綜合檔案館緊隨環境變遷，動態調整自我定位、基本形態，適時豐富內在功能的極端重要性。而今，隨著全球化、信息化的縱深發展，我國綜合檔案館面臨的環境更加復雜多變，其只有深入洞察、密切關注環境的變化，始終保持開放和改革的姿態與勢頭，加強對內部結構的調整，促進與環境之間的物質、能量和信息交換，才能保證內在生命機體的健康和機能的有效運作，才能保持強勁的活力和創造性，持續提升對環境的適應度，為社會、經濟、文化等領域的建設做出更大的貢獻。

*本文系國家社科基金項目“網絡環境下國家綜合檔案館生態位優化研究”階段性成果，批準號：12XTQ015。

注釋：

①吳寶康，丁永奎.當代中國檔案學論[M].北京：檔案出版社，1988：330-333.

②方利群.圖書館學五定律的思考和應用[J].福建教育學院學報，2008（1）：113.

③李珍.中外檔案利用工作現狀及其原因淺析[EB/OL].http：//blog.sina.com.cn/s/blog_ 599ea7890102e5lo.html

④韓玉梅，張恩慶，黃坤坊.外國檔案管理概論[M].北京：檔案出版社，1987：145-153.

⑤裴古英.試論阮岡納贊“圖書館學五定律”[J].科技情報開發與經濟，2008.18（1）：38.

⑥白鶴舉，黃子輝.論高校學生申訴救濟制度的構建[J].中國成人教育，2007（8）：42.

⑦竇潮，趙敏.高校圖書館讀者申訴權的實現[J].江西圖書館學刊，2006.36（3）：123.

⑧羅富敬.對我國三十年檔案開放期限的思考[J].山西檔案，2009（5）：38.

⑨宋瑞.對圖書館新老五定律的反思[J].湛江海洋大學學報，2003.23（5）：126.

作者單位：云南大學