推動城建檔案鑒定工作的幾點思考

摘要：我國城建檔案館大多建立于上世紀八十年代，成立時間較短，館藏檔案保存期滿的問題近幾年逐漸顯露，城建檔案鑒定工作亟待解決。文章闡述了城建檔案鑒定的意義，分析了城建檔案鑒定工作的現狀和制約城建檔案鑒定工作的因素，提出了切實推動城建檔案鑒定工作的四點意見。

關鍵詞：城建檔案鑒定保管期限

二十世紀八十年代初，在老一輩無產階級革命家的關懷和支持下，各地城市建設管理部門紛紛建立城建檔案館。三十多年過去了，我國的城建檔案事業如雨后春筍般蓬勃發展。全國660多個設市的城市中，已建立了近500個城建檔案館，大、中城市100%建立了城建檔案館。建館之初各地城建檔案館無一例外地把豐富館藏視為第一要務，經過30多年的發展，各地城建檔案館館藏數量急劇增加，城建檔案館館藏資源建設的重心發生了轉移，我們在為館藏數量引以為榮的同時，不得不面對龐大館藏帶來的一系列苦惱：庫房爆滿，檔案管理成本激增，檔案安全隱患增加，全國城建檔案館掀起了第二輪館房建設高潮。如果檔案鑒定工作不能取得實質性突破，檔案館藏只有進口沒有出口，館藏將會無休止地增長，館房建設的速度遠遠跟不上館藏增長的速度，如此下去，后果不敢想象。與此同時，信息化技術在檔案管理中的應用，改變了傳統檔案管理模式。各地城建檔案館陸續開展了檔案數字化工作，這項工作是一項耗費人力、物力、財力的工作。在開展檔案數字化的過程中，有一個念頭一直在我腦海揮之不去。我們耗費了這么多的人力、物力、財力的檔案，是否有些已經沒有繼續保存的價值？除了保存檔案實體，還要保存檔案數字化信息，數字化信息的保存成本更高，這對檔案館來說是一個沉重的負擔。帶著這些問題，我開始了對城建檔案鑒定工作的研究。

一、城建檔案鑒定工作的意義

檔案鑒定是指檔案館（室）按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業務工作。檔案鑒定工作的核心是檔案價值的判定和預測。價值是指因檔案具有憑證作用與情報作用，表現出對檔案形成機關和社會的有用性和有用程度。

檔案鑒定工作是一項決定檔案去留存毀的工作。開展城建檔案鑒定工作不僅能節約檔案存儲空間，降低檔案管理成本，提高檔案管理效率，它更關系著城市建設信息的準確性。因為城建檔案是城市規劃、建設、管理的依據，失去保存價值的城建檔案不僅不能為城市規劃、建設、管理發揮作用，反而會帶來混亂，產生副作用。市政管線管理是全市乃至全國的突出難題，原因是多方面的。但其中一個主要的原因就是信息的準確性。有些廢棄多年的管線，信息還在被保留和應用。

二、城建檔案鑒定工作現狀

長期以來檔案鑒定一直是被管理者和研究人員回避的話題，城建檔案鑒定工作基本處于停滯或半停滯狀態。我國城建檔案館大多建立于上世紀八十年代，成立時間較短，館藏檔案保存期滿的問題近幾年逐漸顯露。檔案鑒定工作是一項很具體的工作，由于城建檔案專業性特點，城建檔案館無法參照綜合檔案館在檔案鑒定方面的做法，可借鑒的經驗很少，各地城建檔案館對檔案鑒定工作大多采取等待、觀望的態度。

三、制約城建檔案鑒定工作的因素

制約城建檔案鑒定工作的因素概括起來主要有以下幾方面：

（一）檔案鑒定工作在檔案事業發展中的地位沒有得到足夠的重視

檔案鑒定工作是一項高風險的、高難度的工作，國家檔案行政管理部門很難下大的決心，把檔案鑒定工作作為一個大的工程，作為影響檔案工作發展的重要問題或“瓶頸“問題，統籌規劃，全面動手，從理論和實踐的結合上予以有效地解決。因此，在衡量檔案館發展標準中，我們很少看到把檔案鑒定工作作為衡量檔案事業或檔案館發展的一項指標。

（二）檔案鑒定的技術標準滯后

關于檔案鑒定的研究更多停留在理論層面，是對檔案鑒定宏觀的認識。而檔案鑒定工作是一項非常具體的工作，需要更加貼切的技術標準的指導。檔案鑒定理論研究和實踐之間還存在很大差距。1988年建設部頒布的《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》是鑒定城建檔案價值和確定城建檔案保管期限的依據和標準。《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》已經與城市建設的發展不相適應，比如，《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》第61條規定“高層住宅樓檔案保管期限為永久”，二十世紀八十年代高層住宅還比較罕見，而今高層住宅在各地已經變得非常普遍，不再具備永久保存的價值。

（三）城建檔案專業性強、來源多樣，價值鑒定難度大

城建檔案涉及城鄉規劃、建設、管理各個領域，檔案內容豐富，種類繁多，專業復雜，檔案來源多樣，在對檔案價值的判定和預測方面，檔案管理人員缺乏必要的專業知識，僅僅依靠城建檔案館自身的力量很難完成。而且城建檔案來源多樣，檔案移交單位包括建設單位、設計單位、城市建設各專業管理部門等等。城建檔案鑒定工作離不開檔案移交單位的支持和配合，而檔案鑒定工作對于檔案移交單位的意義并不大，因此其積極性不高。

此外，長期以來我國檔案工作者在檔案管理中存檔護檔意識強，銷檔意識弱，缺乏檔案管理的成本意識。檔案鑒定工作是一項高風險的、高難度的工作，檔案工作者的避險情緒比較嚴重，往往抱有“不求有功，但求無過”的心態來消極對待檔案鑒定工作。另外，還有一些檔案工作者認為，檔案鑒定工作是一項耗時、耗力、高責任、高風險的工作，是一項高投入低產出的工作，短期效應不明顯，有點得不償失。

四、推動城建檔案鑒定工作的幾點思考

盡管城建檔案鑒定工作面臨著諸如此類的限制因素，工作開展的難度大，但是隨著城建檔案事業的發展，館藏數量的不斷增加，城建檔案鑒定工作的研究終將成為我們繞不開的課題。檔案鑒定工作不僅僅是檔案業務的一個環節，而是事關檔案事業全局的一項重要工作，關系到檔案事業的可持續發展，必須把它放在更加突出的位置，切實抓好。結合自己多年的城建檔案管理經驗，我認為切實推動城建檔案鑒定工作的開展，應該從以下幾方面著手。

第一、解放思想，充分認識城建檔案鑒定工作的意義，加強城建檔案鑒定工作的頂層設計

城建檔案鑒定工作不僅可以減輕館藏的壓力，提高檔案管理的效率，將有限的資源真正應用到值得保存的檔案中，對促進城建檔案事業的可持續發展具有深遠的意義，而且能夠對城建檔案信息起到過濾作用，為城市規劃、建設管理提供準確可靠的信息。切實推動城建檔案鑒定工作開展，必須加強城建檔案鑒定工作的頂層設計，將檔案鑒定工作納入衡量檔案事業發展的一項重要指標，在檔案領域加大檔案鑒定工作的研究和宣傳力度，國家檔案行政管理部門和住建部要加大城建檔案鑒定工作的指導力度，消除檔案鑒定工作人員的思想顧慮。

第二、標準先行，修訂《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》已迫在眉睫

如前所述，1988年建設部頒布的《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》已經不能適應當今城市發展的需要，急需進行修訂。個人認為，由于城建檔案的專業性特點，《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》的修訂要充分聽取城鄉規劃、建設、管理相關領域的意見。《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》應該堅持宏觀與微觀相結合的原則，既要具有普遍的指導意義，又要兼顧不同規模不同發展水平的城市。

第三、先易后難，以點帶面，逐步開展城建檔案鑒定工作，不斷豐富城建檔案鑒定工作經驗，逐步建立和完善城建檔案鑒定制度和工作流程

目前對城建檔案鑒定工作的研究大多停留在理論層面，城建檔案鑒定工作是一項實踐性工作，脫離了實踐基礎的理論研究終歸只能是理論。所以，重要的是行動起來。先從館藏檔案中鑒定標準比較明確、保管期限標準比較簡單的檔案入手。比如，我館館藏檔案中有一部分北京市建筑設計院移交的二十世紀五十年代至八十年代的工程設計檔案。這部分檔案年代久遠，很多建筑物已經不復存在，而且檔案來源單一，檔案鑒定工作難度系數相對較低，可以以這部分檔案為突破口開展檔案鑒定工作。在實踐中不斷積累經驗，從而逐步建立和完善城建檔案鑒定制度和工作流程。

第四、建立聯動機制，加強基礎工作，實現城建檔案鑒定工作動態化管理

城建檔案鑒定工作是一項系統工程，開展城建檔案鑒定工作需要大量的信息支撐，比如檔案形成單位、檔案移交單位、建筑物本身是否存在、建筑物是否為重點工程、建筑設計是否曾在國際國內獲獎等相關信息是城建檔案價值鑒定的非常重要的信息。要獲取這些信息，城建檔案館一方面需要加強與城市規劃、建設、行業管理部門進行信息聯動，掌握城建檔案的相關信息，還要加強城建檔案的精細化管理，加強與建設、施工、設計等單位的聯系，全方位掌握建筑物的相關信息。

總之，城建檔案鑒定工作是擺在我們城建檔案工作者面前的一個嶄新的課題，雖然我們面臨的問題和困難還很多，但研究的空間非常廣闊，因此筆者認為最重要的是行動起來，逐步開展城建檔案鑒定工作，不斷探索城建檔案鑒定工作的規律，總結城建檔案鑒定工作經驗，逐步建立和完善城建檔案鑒定制度和工作流程，不斷豐富城建檔案鑒定理論和實踐。

參考文獻：

[1]姜之茂.關于檔案價值鑒定的理論與實踐（四）制約因素分析[J].檔案學通訊，2001（4）.

作者單位：北京市城市建設檔案館