中央企業檔案工作協同考核評價方式實踐

摘要：本文通過對中央企業針對下屬單位檔案工作考核評價的工作現狀、存在問題、重點及難點的分析，提出利用信息化手段實現檔案工作考核評價的思路，并結合本單位的工作實際進行分析，為中央企業做好下屬單位的檔案工作考核評價提供借鑒。

關鍵詞：中央企業檔案工作考核評價

一、引言

隨著中央企業的改革發展，檔案這一飽含企業知識產權信息、決策數據、管理依據的重要資產越來越受到重視，其管理水平不僅反映一個企業的基礎管理水平，更涉及到企業的信息安全與核心競爭力的構建。隨著全國性企業檔案工作達標升級活動的停止，企業尤其是中央企業的檔案工作該如何推動，如何與管理提升以及做大做強世界一流企業集團的要求相適應，成為當前企業檔案工作的一個重要課題。大力開展檔案工作評價，形成與企業發展相適應的檔案工作激勵約束機制，對推動企業檔案工作發展，推動檔案工作的現代化、規范化、標準化，提升檔案管理水平發揮重要作用。

由于中央企業具有下屬單位多、管理鏈條較長、區域分布廣的特點，各單位業務不完全一致，檔案管理的重點也不盡相同，因此，采用傳統的現場評價復核方式存在需要投入較大的人力、物力，耗時較長，評價結果易受人為因素影響，主觀性較強等問題。如果能充分發揮現代信息技術優勢，依托統一的檔案管理信息平臺，開發檔案考核評價系統，實施遠程網絡評價與現場復評相結合的方式，則可以較好地解決這些問題。

本文結合企業信息化的特點和某單位工作實際，對大型中央企業檔案工作評價手段的提升方法進行思考和實踐，為各單位開展檔案工作評價提供借鑒。

二、檔案工作考核評價現狀分析

（一）現行考核評價方式

目前，企業檔案工作考核評價通常采用以下兩種方式：

1.人工考評

企業檔案部門制定檔案工作考核指標體系，組織建立考評專家組對所屬單位開展考評，受評單位負責相關材料的準備，由考評專家組對受評單位的檔案工作進行現場考評，并給出受評單位的評價得分情況。

2.信息系統輔助、人工考評為主

企業檔案工作實現了一定的信息化，建立起了檔案管理信息系統。檔案工作考核評價由企業檔案部門制定評價指標，組織考評專家對所屬單位現場檢查，必要時利用檔案管理信息系統調閱相應檔案數據。每個專家根據分工負責相應檔案類別或檔案管理相應環節進行評價，綜合各專家評分情況得出受評單位考評總得分。

（二）現行檔案考核評價工作弊端

通過對上述檔案工作考核評價現狀的分析，主要存在以下問題：

1.以人工現場考核為主的方式成本較高

此種考核方式適用于考評對象較少且分布相對集中的企業。若下屬企業類型多、分布區域廣，考慮考評的年度時間限定，則需耗費大量的人力、物力、財力，大大降低了考核評價的可行性、時效性。

2.考核內容存在一定的片面性

當前，檔案工作的信息化水平已經成為衡量檔案工作層次的重要內容，原有的檔案工作考核側重于人工考核，難以對檔案管理信息化水平進行全面考察，也難以對信息化背景下檔案信息安全策略、保密技術水平等進行評價，造成考評指標的片面化。

3.考評過程缺乏透明度

人工考核過程中，各項考核指標的評分均由專家現場決定，受時間限制，每一專家不可能對受評單位檔案工作進行全面復核，只能分類別、分專項的進行考評，各專項得分之間難以比對、校核，因此，由專項得分之和形成的綜合得分存在因人為因素、不客觀因素而影響考核評價的公正性、嚴肅性和真實性。

4.考評結果統計分析難度較大

由于考評結果由專家手工完成，因此在公布之前或之后仍需進行結果整理、人工分析、歸檔信息處理等二次工作，從而加大了進行多維度統計分析的難度，增加了考核評價工作的復雜性和人工成本，不利于考評指標的修訂及對企業檔案管理工作各部分成績的分析。

三、采用網絡協同方式實現檔案工作考核評價

根據以上問題分析，充分利用網絡協同方式，結合科學的檔案工作考核評價體系，可充分發揮檔案工作考核評價導向作用，有效提高考核評價效率和效果。

企業檔案部門要緊緊圍繞企業中心工作統籌規劃檔案工作。設置考核評價指標，是檔案考核評價體系構建的前提，也是充分發揮信息化手段優勢、建立高效科學的檔案信息考評系統的基礎。在企業集團中，科學設置檔案考核評價指標，應按照“立足當前與面向未來相結合”、“全面覆蓋與突出重點相結合”、“注重實體與兼顧電子檔案相結合”、“保持穩定與滾動修訂相結合”等原則制定。

確定考核評價指標內容及分值后，檔案工作考評信息系統的建設至關重要。要充分利用企業已有檔案信息化成果，建立科學高效的檔案工作考評信息系統，主要有以下幾項關鍵點：

（一）做好頂層設計、建設統一的考評信息系統

對于中央集團型企業，在建設檔案工作考評信息系統時，應由檔案業務主管部門統一規劃、統一設計、統一建設，保證考評信息系統的標準統一、規范統一、平臺統一。這樣可以形成標準統一、管理統一、業務統一的檔案工作考核評價機制。同時系統應具備足夠的靈活性，保證系統配置信息的靈活調整、考核流程的靈活配置，一般而言，考評信息系統應具有以下功能。

系統設置：設置對應的受評單位、使用用戶、考評指標、專家信息、評級標準等。

單位自評：由受評單位進行自評，包括填寫考核項說明、上傳證明材料等。

組織復評：組織專家進行對受評單位進行復評，每一單位全部指標至少有3名專家同時復評，評價時各專家相互獨立，互不交流。

結果審核：結合專家給分情況和受評單位自評情況，考評的組織單位對自評單位得分情況進行復核。

結果發布：對復核以后的結果，由主管領導審核通過后進行結果在線發布。

統計分析：對受評單位的考核結果按照單位、考核項等進行綜合統計分析。

（二）緊密結合企業信息化實際

考評信息系統的建設應根據企業信息化工作的實際，緊密結合檔案信息化工作的進展，一般應遵從以下幾個原則：

1.符合企業信息化建設總體要求

考評信息系統的技術路線應和企業信息化戰略保持一致，避免信息系統的異構導致的建設、運維難度，并充分利用企業現有信息化建設的成果，實現軟硬件資源的綜合利用，有效提高企業的投資利用效果。

2.和已有檔案管理系統無縫集成

考評信息系統應和企業檔案管理系統進行深度集成，滿足考核指標中對系統利用情況、整理規范情況、數據歸檔情況等指標的實時動態采集。

3.和企業核心辦公系統深度集成

檔案工作考核評價工作屬于企業辦公室工作的一部分，其結果的發布、指標制定、結果發布等均屬于企業核心辦公的應用，考評信息系統應和核心辦公信息系統進行深度集成，包括機構用戶信息、待辦消息信息、結果審批流程等進行集成，充分利用現有的系統建設成果。

四、實際應用案例

在某公司的檔案工作考核評價實際應用中，結合上述的思路及方法，主要做了如下的一些嘗試：

（一）發布檔案工作考核評價辦法，明確檔案工作考核指標

2012年初，發布統一的檔案工作考核評價管理辦法，從公司層面明確了檔案工作考核評價的重要性、組織形式、管理部門、獎懲辦法等，詳細制定了考核指標體系，根據本單位的檔案工作實際，明確系統考核指標共90項，覆蓋檔案工作的組織建設、業務建設、信息化建設、設施設備、開發利用五大檔案工作組成部分，其中16項可以從檔案管理系統中進行自動采集和自動給分，占總分值的24%，有效避免了人為評分的主觀性；對企業需要加強的檔案編研、課題研究等方面，設置專門的加分項，對企業檔案工作中重大問題如檔案泄密、丟失等問題設置專門的減分項，實行考評結果的一票否決制，實現企業檔案工作考核評價的激勵導向作用。

（二）完成檔案考評信息系統建設

2012年完成了檔案工作考評信息系統的研發和測試工作，系統主要包括基礎設置、單位自評、評價管理、專家網上復評、業務主管復核、結果審核、發布管理、統計分析、年報管理等9個模塊，涵蓋36項核心功能，系統實現了和檔案管理系統及協同辦公系統的集成，實現了16項自動采集指標的自動提取和自動評分功能。

（三）完成2012年檔案工作考核評價工作

2012年12月份完成了檔案考評信息系統在6家試點單位的網上考評測試，2013年1月份完成公司所屬省級電力公司、直屬單位的部署，各單位利用信息系統完成了自評工作（信息系統完成16項指標需采集數據的自動提取工作），3月份完成了專家復評工作，對每家受評單位由系統自動導出分析報告，評出示范級、規范級、合格級等，并將結果予以通報。結果發布后，各單位根據考評結果，對檔案工作進行相應整改完善工作。

通過2012年檔案工作考核評價工作的實際檢驗，檔案考核評價信息系統實現了單位網上自評、專家網上考評、檔案部門主管復核、主管領導結果審核、網上結果發布和現場抽查復評（系統復評）等功能的有機結合，有效提高了考評工作的效率，推動了公司檔案工作整體水平的提升。

五、結束語

檔案工作考核評價是一項復雜的工作，需要根據各單位的工作實際制定相應的工作機制，找出適合本單位的方法和途徑。本文主要針對本單位檔案工作考核評價工作的現狀，采用了網絡協同方式建立了檔案工作考評信息系統，在工作方法及措施上作出了一些積極探索，為其他單位進行檔案工作考核評價工作提供借鑒。

當然，由于篇幅所限，很多內容無法深入闡述，歡迎批評指正、交流指導，以共同提高檔案管理工作水平。

參考文獻：

[1]蘇曉云.如何做好企業檔案考核與評價工作[J].機電檔案，2012（5）.

作者單位：國家電網公司辦公廳文檔處