淺議我國中小企業檔案管理模式

摘要：選擇適合的企業檔案管理模式，是保證企業檔案工作順利進行的關鍵，本文介紹分析了現階段我國中小企業檔案管理的幾種主要模式，指出了管理過程中存在的一些問題，并提出了在堅持因企制宜的基礎上，應加強對檔案管理模式的改革與創新。

關鍵詞：企業檔案檔案管理管理模式

企業的檔案管理模式是指企業內部檔案機構的設置、檔案保管場所的集中程度，以及與此有關的檔案管理內部機制和運作機制①。一般來說，企業采用何種管理模式，主要根據本企業的規模、需求而定。由于我國中小企業發展水平不均衡，加之缺乏規范的行業指導與規范，檔案管理工作良莠不齊，在很大程度上影響到企業檔案工作的高效發展。因此，選擇合適的檔案管理模式成為許多企業的當務之急。

一、現階段中小企業檔案管理的主要模式

（一）集中管理。是指企業設置專門的檔案管理部門，對本企業的所有檔案進行集中收集與管理。常見的是設置一個檔案中心（如檔案室、檔案處或檔案部），企業在日常生產中所產生的一切檔案全部由此檔案中心進行管理；另一種是指企業實現了圖書、情報、檔案的一體化管理，通過在企業內部建立一個信息資源共享的平臺，實現不同職能部門的文書檔案等信息資源相互之間的交流與利用。但是，這種模式建立的前提是企業信息技術達到一定的水平，其檔案管理有一定的基礎②。

（二）分散管理。分散式是相對于集中而言的，指企業不設置統一的檔案管理部門，而是將檔案分散保存在各個形成部門，各職能部門對本部門形成的檔案進行收集保管。但是值得我們注意的是，這種管理方式一般是在企業的統一領導下進行，比如按照統一的歸檔制度、保管期限鑒定制度、查詢利用制度等。

（三）集中與分散相結合。是指企業成立中心檔案管理機構，在各職能部門、下屬單位設立檔案分機構③。企業檔案中心通過統一的檔案管理制度及標準，對各部門進行必要的業務指導，而各職能部門及分屬機構在檔案中心機構的領導下，對本部門形成的檔案進行科學管理與利用。

（四）社會化管理。指企業把本單位所形成檔案的全部或部分交由社會上成立的專業或非專業檔案管理機構進行管理，管理的內容一般包括：檔案的實體管理、檔案數字化加工、檔案管理軟件的開發或是檔案庫房的建設等。目前常見的有：檔案寄存中心、檔案事務所及商業性文件中心等。

二、企業在檔案管理過程中常見問題

（一）所選管理模式與本企業的實際情況不符由于部分企業剛剛起步，對整個企業的經濟建設與發展尚處于摸索階段，更不要提其他文化方面的建設，但有些企業卻不顧其實際情況，或是為了迎合上級部門，或是盲目跟風，一味追求高標準的檔案建設，有的甚至直接照搬某些已經成熟的檔案管理模式，在一開始的檔案建設中便投入較多的人、物、財力，結果卻發現操作困難，或生成的檔案數量過少，不需要建立專門的檔案管理部門以及進行一系列復雜的流程，最終造成資源浪費，影響企業的效益。

（二）自主管理中存在問題

由于經驗不足、缺乏必要的指導、對檔案的認識有偏差等，部分企業在自主管理檔案的過程中存在很多問題。一是管理理念落后。在大多數企業中，檔案的管理理念仍是“重保存輕服務，重本位輕協作，重歷史輕現實”；二是管理體制不符合需要。目前，大多數企業的檔案管理組織還是隸屬于行政辦公職能，沒有從檔案資源的獨特性、綜合服務特性、跨部門橫向特性等方面去考慮、建設組織，至使檔案資源不能夠從組織上解決關于檔案直接服務于生產科研第一線的問題④。此外，企業檔案的管理缺乏完善的信息共享機制，檔案資源的管理基本模式仍然實行的是文檔管理部門指導下的分級管理，數據與信息分散、資料分散，而且各自受到了分級單位的限制與控制管理，導致檔案資源很難橫向跨部門發展，難以支持生產、科研、工程等的高效協作，更是難以支持信息資源的相互交流與共享。三是檔案專職人員的基本素質難以滿足需要，具體表現在學歷普遍偏低、非專業人士占多數、技術性人才缺乏等。

（三）社會化管理中存在問題

中小企業，特別是一些小型企業由于資金不足、技術能力不達標、檔案數量少等原因，將本企業所形成的檔案存放在檔案中介機構，雖節省了開支，降低了運營成本，但這些中介機構畢竟都是帶有商業性質的托管機構，受其自身利益的限制，在對委托企業的檔案管理過程中，難免會存在檔案保密程度、檔案實體安全、檔案利用等問題。和在本單位保管相比，檔案利用的程序會更多更繁雜，無論是在距離還是時間，尤其體現在急需檔案的利用上。

（四）其他問題

部分處在剛起步的中小企業各個方面不夠穩定，具體表現在制度不完善、組織結構不合理、人員流動性強，尤其體現在檔案部門，檔案人員短期內的頻繁變化，引起了檔案管理與利用的失控，從而導致檔案工作無法正常進行。此外，還由于某些企業產品更新過快、淘汰快，但是檔案部門卻更新速度慢，趕不上企業的發展變化，從而造成企業發展與檔案建設的不對稱，造成大量有價值信息的遺漏或部分沒有價值信息的保留。

三、堅持因企制宜，創新管理模式

根據企業實際發展的規模與需求，根據其自身的經濟能力與水平，選擇適合自己企業發展的檔案管理模式，是保障檔案信息資源價值的最大化發揮與利用的關鍵，也是企業制勝的砝碼。盲目的選擇或是忽視檔案工作，都會給企業的發展帶來一定的阻礙。通過分析我國現階段中小企業檔案管理的現狀，筆者認為在堅持因企制宜的基礎之上，加強對企業尤其是中小企業檔案管理模式的改革和創新，是十分迫切和有必要的，當然這需要國家檔案相關部門和中小企業的共同努力。

（一）加強國家檔案行政管理部門對其的監督與指導

可以通過建立由專家學者組成的專業團隊，針對中小企業的自身特點，制定出符合中小企業發展需要的檔案管理方案或模式，內容可以具體到檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等各個方面，但這種模式或方案只能是對中小企業起到一定的引導或指導作用，而不是全權控制。

（二）需要中小企業自身的努力與學習

1.改革創新管理思想與理念。要樹立重視檔案的意識，檔案部門應堅持以價值為導向，重視“收集和利用”；引入知識管理的理念，檔案管理工作除了應該保證檔案的原始記錄性之外，還要認識到檔案的綜合價值，即服務于企業現實需要的實用價值、知識價值、信息資源價值；樹立起信息共享意識，每一個部門都有責任和義務將本部門形成的對企業發展具有價值的檔案上報或交由檔案部門集中管理，每一個部門都有權利申請使用生產過程中所必需的檔案材料，各職能部門應該打破各自為政互不交流的局面。

2.改革創新管理方式方法。目前，由于大多數中小企業的機構設置為垂直線條式，各部門各自為政，辦事效率低下，很難實現文件檔案等信息資源的共享⑤。在文檔管理一體化平臺的大趨勢下，借助于數字信息化手段，搭建信息共享平臺，使縱向傳遞逐步轉化為橫向傳遞。如果中小企業能力不足，可以在專業的咨詢公司協助和支持下，建立一套適應本企業發展的理論體系與管理模式。

3.重視檔案人才隊伍建設。一方面要注重培養檔案從業人員的業務素質，除了需掌握基本的專業知識技能外，還應了解法律、外語、計算機等相關知識。其次，企業還應實行“三納入原則”，即將檔案工作納入到立檔單位領導的議事日程；納入到規章制度及工作流程；納入到有關人員的經濟責任或是崗位職責制，比如可以針對檔案人員設立專門績效激勵機制，激發檔案人員的工作熱情。

4.學習借鑒國外中小企業的成功案例。和我國企業相比較，國外的企業檔案管理自主性強、個體特色突出、隨意性大，各個企業可以根據實際情況自行設立、變更檔案管理部門、制定企業文件的歸檔范圍、制定保管期限表等。比如，在美國，企業除了自己保存檔案之外，還會選擇將本企業的檔案交由具有公共性質的保存機構代為保存，如高等院校或是歷史協會。早在1916年，哈佛大學就首創了系統保存企業文件的先例，并得到了諸如華盛頓大學、科內爾大學、加州大學的競相效仿。

此外，在國外還出現了通過建立“檔案協會”來實現檔案的管理與交流，我國許多地方的企業也在慢慢地學習探索之中。這種檔案協會是作為企業自愿聯合組織、自愿協作、進行檔案業務交流的重要的民間組織，它更是側重于檔案實際操作能力、技術能力方面的交流與學習。通過建立檔案協會，可以將各行各業以及不同所有制企業的檔案工作者（團體或個人）組織起來，加強交流與溝通，實現不同層次、背景、行業的人員在檔案管理方面的對話，促使企業檔案管理向理性化、科學化的方向發展，節省企業的資本與時間⑥。

由于國情的差異，我們不可能直接復制國外的某種特定的檔案管理模式，但我們可以通過不斷地學習、研究，從一些成功案例中得到啟發，在結合本企業實際情況的基礎上，取其精華，選擇最適宜的管理模式，并不斷地尋求改革、創新與突破，最大限度地發揮出檔案價值，實現檔案事業與企業發展的“雙贏”。

注釋：

①陳建.對民營企業檔案管理模式的一些思考[J].蘭臺世界，2008（6）：36-37.

②③劉金霞，劉鶯鶯，黃存勛.民營企業檔案管理模式探討[J].四川檔案，2006（1）：16-17.

④葉亞莉.新建企業檔案管理模式探討[J].瀘天化科技，2010（2）：129-131.

⑤楊帆.新時期企業檔案管理模式探析—基于知識管理的視角[J].科技檔案2011（2）：19-23.

⑥檔案知網.民營企業檔案管理研究.[2011-6-15]. http：//www.dazw.cn/forum.php？mod=viewthreadtid= 8223作者單位：四川大學公共管理學院